پروژه‌های مختلف از فرایندهای متعددی تشکیل می‌شوند. فرایند، پروسه یا Process به مجموعه مراحلی گفته می‌شود که برای انجام یک یا چند فعالیت مشخص تعریف می‌گردد.
برای مثال شما پروژه‌ای را تحویل گرفته‌اید و قرار است که مدیریت آن پروژه را بر عهده داشته باشید، برای انجام وظیفه خود به نحو احسن لازم است تا فرایندهای پروژه خود را شناسایی نموده و بر آن‌ها تسلط داشته باشید.
در این مطلب قرار است که فرایند پروژه را به صورت کامل تعریف کنیم و انواع مختلف آن را بررسی نماییم. کسب این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا هنگام قبول هر پروژه‌ای بتوانید به درستی عمل «شناسایی فرایندهای پروژه» را انجام دهید. برای آشنایی بیشتر با این موضوع از شما دعوت می‌کنیم تا ادامه مطلب را مطالعه فرمایید.
انواع فرایند در پروژه
مدیر پروژه طی مراحل مختلفی، پروژه تحت کنترل خود را پیش می‌برد. چنین فردی نه تنها اختصاص منابع و عوامل تولید را انجام می‌دهد بلکه باید بر تمام مراحل انجام کار نظارت داشته باشد.
اما اگر قرار باشد که مراحل کار او را به صورت دقیق‌تری دسته‌بندی کنیم باید از 5 فاز مدیریت پروژه یا همان 5 فرایند پروژه نام ببریم:
- فرایندهای ابتدایی پروژه
- فرایندهای برنامه‌ریزی پروژه
- فرایندهای اجرایی پروژه
- فرایندهای کنترلی پروژه
- فرایندهای پایانی پروژه
هر کدام از این 5 فرایند، مربوط به بخشی از کارهایی است که در قالب مدیریت پروژه باید انجام داد. آماده‌سازی کارها در بخش مقدماتی صورت می‌گیرد. پس از صورت‌بندی کردن مقدمات، برنامه‌ریزی دقیق و جامع دومین فاز کارها را تشکیل می‌دهد. پس از اینکه مقدمات و برنامه‌ریزی‌ها فراهم شد، فاز اجرایی آغاز می‌شود.
همزمان با اجرا کردن برنامه‌ها، نظارت داشتن بر انجام کارها وظیفه بعدی مدیر پروژه است. پس از به پایان رسیدن فاز اجرایی و فاز نظارتی، مراحل پایانی کار فرا می‌رسد و برای تحویل پروژه باید فاز پایانی را انجام دهید.
با این توضیحات اولیه، به سراغ توضیح دادن هر یک از این 5 فرایند می‌رویم.
فرایندهای ابتدایی پروژه
تصور کنید که شما تصمیم گرفته‌اید مدیریت یک پروژه ساختمان‌سازی را بر عهده بگیرید. به نظر شما در فاز ابتدایی چه کارهایی را باید انجام دهید؟
بخشی از کارهایی که در فرایند ابتدایی پروژه انجام می‌شوند بدین شرح می‌باشند:
- تعریف کردن اهداف اصلی پروژه (ساختن و تحویل دادن ساختمان)
- مشخص کردن خروجی‌های پروژه (شامل: محصول، کالا، خدمات و …)
- معین نمودن تمام فعالیت‌هایی که در قالب پروژه باید انجام شوند (مانند: خاک‌برداری، گودبرداری، اسکلت‌بندی، گچ‌کاری، برق‌کشی و …)
- تعیین تمام عوامل و منابع تولیدی که در اختیار دارید (شامل: نیروی کار ساده، نیروی کار متخصص، تجهیزات مختلف، مصالح و مواد اولیه، سرمایه و بودجه)
این 4 مورد در هر پروژه‌ای اعم از: صنعتی، بازرگانی، خدماتی، آموزشی و … صورت می‌گیرند. همچنین، یک مورد دیگر را نیز باید در ادامه به لیست ذکر شده اضافه نماییم:
طی کردن مراحل اداری برای مجوزهای مورد نیاز
پس در پایان فرایند اولیه پروژه، شما به عنوان مدیر پروژه متوجه شده‌اید که اهداف آن چیست، به چه خروجی‌هایی قرار است ختم شود، چه نوع فعالیت‌هایی قرار است انجام شوند و چه منابع و عواملی در اختیار دارید؟
ضمن اینکه، مجوزهای قانونی را هم اخذ کرده‌اید تا بتوانید وارد مرحله دوم شوید.
فرایندهای برنامه‌ریزی پروژه
برنامه‌ریزی اصلی تعیین کننده و اساسی در انجام هر کاری است. گفته می‌شود که اگر شما قبل از شروع هر کاری برای انجام دادن آن برنامه‌ریزی نکنید، در اصل برای شکست خوردن برنامه‌ریزی نموده‌اید.
وقتی که از فرایند برنامه‌ریزی اسم می‌بریم، منظور این است که چند مرحله برنامه‌ریزی را به موازات یکدیگر انجام می‌دهیم و هر یک از آن‌ها بر دیگری اثرگذار خواهد بود. هنگام طراحی برنامه باید یک اصل و قانون کلی را مدنظر قرار دهید: باید برای انجام بهینه پروژه، کسب سود بیشتر با هزینه کمتر، برنامه‌ریزی نمایید.
فرایند برنامه‌ریزی، مانند هر فرایند دیگری دارای تقدم و تاخر است. برنامه‌ریزی برای هر بخش، باید در زمان خودش و پس از برنامه قبلی و قبل از برنامه بعدی طرح شود. در غیر این صورت، موضوعیت نخواهد داشت. اگر شما برنامه‌ریزی منابع را انجام نداده باشید، نمی‌توانید برنامه زمانی فعالیت‌ها را طراحی کنید. پس تشخیص دادن تقدم و تاخر هر یک از آن‌ها به عهده شماست.
دیگر نکته‌ای که در این بخش باید به آن اشاره کنیم، مساله تکیه بر تجربه و اطلاعات قبلی است. شما زمانی که مشغول انجام فرایند مقدماتی پروژه هستید، برای مثال حین گرفتن مجوزهای قانونی، نیاز حیاتی به تجربه قبلی ندارید. اما وقتی می‌خواهید فاز برنامه‌ریزی را طی کنید، باید با تکیه بر تجربیات قبلی خود یا مشاوران آن را انجام دهید.
در واقع، باید بدانید برای اسکلت‌بندی ساختمان چقدر زمان به صورت تقریبی نیاز دارید. آیا این زمان تقریبی، همان‌قدر که در فصل بهار صحت دارد در فصل زمستان هم موضوعیت دارد یا برای اسکلت‌بندی در فصل سرد سال باید از پروژه‌هایی که در این فصل انجام شده‌اند کسب اطلاعات کنید.
پس از ارائه کردن این توضیحات ابتدایی، می‌خواهیم فرایند برنامه‌ریزی پروژه را به دو بخش تقسیم نماییم:
- فرایندهای برنامه‌ریزی اصلی
- فرایندهای برنامه‌ریزی فرعی
برای فرایندهای برنامه‌ریزی اصلی، باید به این موارد پرداخت:
- تدوین محدوده کار و اخذ کردن تصمیمات اساسی
- تعیین اهداف بلندمدت، تقسیم آن‌ها به اهداف میان‌مدت و کوتاه‌مدت
- تعیین این مساله که برای هر یک از اهداف کوتاه‌مدت، چه فعالیت‌هایی لازم‌الاجرا هستند.
- برنامه‌ریزی برای میزان و نحوه ارتباط بین بخش‌های مختلف
- هر یک از فعالیت‌هایی که تشخیص داده شده‌اند، باید برآورد زمانی شوند.
- رسیدن به این 3 مورد: زمان مورد نیاز برای هر فعالیت، روابط مورد نیاز بین فعالیت‌ها، منابع مورد نیاز برای هر فعالیت.
- برنامه‌ریزی مدیریت ریسک پروژه (در هنگام رخ دادن اتفاقات خارج برنامه و غیر قابل پیش‌بینی، چه اقداماتی صورت گیرند).
- برنامه‌ریزی منابع و عوامل تولید: این مورد یکی از مهمترین بخش‌های این فرایند است. مدیر پروژه وظیفه دارد که برای انجام هر فعالیتی تعیین کند به چه نوع عوامل تولید (نیروی کار، تجهیزات، سرمایه) و به چه میزانی احتیاج است. این کار را نیز با هدف بهینه‌سازی تولید و افزایش سود انجام می‌دهد.
- پس از این کارها، هزینه فعالیت‌های پروژه را تخمین می‌زنند. پس از مشخص شدن هزینه فعالیت‌ها، بودجه کل پروژه مشخص می‌شود.
- حال که بودجه مورد نیاز را تخمین زده‌اید، باید برای خرج کردن دقیق بودجه یک برنامه بودجه طراحی کنید.
اما برای فرایندهای برنامه‌ریزی فرعی، کارهایی از این قبیل انجام می‌شوند:
- برنامه کیفیت محصولات یا خدمات
- طراحی برنامه سازمانی
- برنامه جذب نیرو
- برنامه‌ریزی برای تدارکات پروژه
- و…
فرایندهای اجرایی پروژه
در مرحله سوم، پس از انجام مقدمات و طراحی برنامه‌های اصلی و فرعی، اجرای عملیات و فعالیت‌ها آغاز می‌شود.
در فرایند اجرای پروژه، مدیر پروژه وظیفه دارد تا فعالیت‌های تمامی بخش‌های اجرایی را هماهنگ کند. تاکید بر روی برنامه‌های ارتباطی به همین خاطر است. اگر هنگام اجرای کارها، ناهماهنگی رخ دهد و یا در فاز اجرایی شاهد بی‌برنامه‌گی باشیم، نشان‌دهنده ضعف در بخش مدیریت پروژه است.
در این فاز، چند کار را باید انجام دهید:
- تحلیل و آنالیز بازدهی هر یک از بخش‌ها
- نحوه اجرا کردن برنامه بودجه
- تلاش برای خارج نشدن پروژه از مسیرهای تعیین‌شده
- مدیریت فعالیت‌ها، منابع و هزینه‌ها
- بررسی برنامه‌های اصلی و فرعی و اصلاح و به روزرسانی هر برنامه در صورت بروز خطا.
همانطور که متوجه شدید، در حین اجرای فرایند سوم، عملیات نظارت و کنترل نیز اهمیت فراوانی دارد. به همین خاطر هم فرایند چهارم به این کار مربوط می‌شود.
فرایندهای کنترلی پروژه
در فاز چهارم، هدف اصلی این است که از رسیدن به اهداف مهم پروژه و کسب سود مورد نظر مطمئن شویم. برای کنترل پروژه ابزار و شاخص‌های مختلفی طراحی شده که مدیر پروژه با استفاده از همین ابزار فاز نظارت را دنبال می‌کند.
تکنیک‌های آنالیز عملکرد افراد، تکنیک‌ها و فرمول‌های اندازه‌گیری پیشرفت پروژه، مطابقت برنامه‌های قبل از اجرا با شرایطی که در واقعیت وجود داشته، اصلاح و به روز رسانی برنامه‌ها از جمله این ابزارها می‌باشند.
اگر در فاز اجرایی، پروژه در مسیرهای انحرافی بیفتد در واقع هم زمان تخمینی و هم هزینه‌های برآورد شده برای انجام فعالیت‌ها بیشتر می‌شوند. در واقع، افتادن در مسیرهای انحرافی نه تنها موجب طولانی‌تر شدن پروژه می‌گردد، بلکه هم سود را کاهش می‌دهد و هم ممکن است افت کیفیت را به همراه داشته باشد.
از عمده وظایف مدیر پروژه در این فاز، مراقبت و نظارت بر عدم ورود پروژه به مسیرهای انحرافی می‌باشد. اگر هم این اتفاق رخ داد، لازم است با اصلاح برنامه‌ها، بررسی مجدد برنامه منابع و بازنگری در تخصیص عوامل تولید، پروژه را به مسیر صحیح خود بازگرداند.
فرایندهای پایانی پروژه
در پایان، وقتی که اهداف و نتایج مورد نظر به دست آمدند، به بررسی‌ها و تحلیل‌های دیگری نیاز است.
- نوشتن نتایج پایان کار و مطابقت دادن برنامه‌های فاز دوم با این نتایج
- بررسی دلایل افت کیفیت، افزایش زمان لازم، افزایش هزینه‌ها و تغییر در برنامه بودجه
- بررسی عملکرد نیروی انسانی در هر بخش
- بررسی میزان استهلاک تجهیزات و هزینه لازم برای تعمیر آن‌ها
- تحلیل کیفیت خروجی پروژه (محصول یا خدمات)
- آماده‌سازی خروجی‌های پروژه برای عرضه در بازار
در این مطلب، فرایند پروژه را به صورت کلی تعریف و تشریح نمودیم و سپس 5 فاز برای پروژه‌های مختلف را بررسی نمودیم. لازم است به این نکته اشاره کنیم که هر فرایند بر فرایندهای قبل و بعد از خود تاثیر می‌گذارد و یک مدیر پروژه موفق، به خوبی می‌تواند این تاثیرات متقابل را ردگیری کند.
وقتی ردگیری این اثرات به دقت انجام شود، خواهد توانست هر تغییری که در پروژه رخ می‌دهد را به خوبی کنترل کند و اجازه ندهد فرایندهای 5گانه از ریسک‌های پیش‌رو آسیب ببینند.
از شما دعوت می‌کنیم که نظر خودتان در مورد این موضوع و درباره مطلب حاضر را در بخش نظرات بنویسید. همچنین، اگر این مقاله را مفید می‌دانید از طریق به اشتراک‌گذاری آن به دیگران، به افزایش اطلاعات آن‌ها کمک کنید.
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|