برآورد دقیق هزینه پروژه برای دستیابی به موفقیت و اتمام آن بسیار مهم است. با این حال، برآورد هزینه و مدیریت بودجه دو مشکل اصلی برای مدیران پروژه‌های امروز هستند. یکی از عواملی که باعث می‌شود پروژه در بودجه تخصیص داده شده به اتمام نرسد، برآورد نامناسب از هزینه‌های آن در ابتداست. بنابراین می‌بینیم این دو مشکل اصلی در واقع ریشه از یک مشکل دارند، برآورد نامناسب!
بر‌اساس تحقیقات PMI، در سال 2016 تنها 53٪ پروژه‌ها در بودجه اصلی به اتمام رسیده‌اند. در پروژه‌های شکست‌خورده از نظر مالی، به ازای هر 1 میلیارد دلار سرمایه‌گذاری، 122 میلیون دلار هدر رفته است.
برآورد هزینه پروژه چیست؟
برآورد هزینه پروژه منابع و سرمایه‌گذاری مالی مورد نیاز برای اجرای موفقیت‌آمیز پروژه را پیش‌بینی می‌کند. هدف این کار شناسایی تمام هزینه‌های مرتبط با پروژه به منظور تخصیص مناسب بودجه و جدول زمانی دقیق است. هرچه این تخمین بهتر باشد، می‌توانید پلان انجام پروژه را به طور دقیق‌تر و صحیح‌تر ترسیم کنید.
برآورد پروژه به طور معمول شامل تفکیک وظایف، منابع، صورتحساب‌ها و برنامه برای یک پروژه است.
برآورد هزینه پروژه به مدیران و مشتریان پروژه چه کمکی می‌کند؟
برآورد هزینه پروژه به مدیران و مشتریان پروژه در موارد زیر کمک می‌کند:
- سنجیدن اینکه آیا این پروژه از نظر مالی امکان‌پذیر است یا خیر.
- می‌توانید با یک تایم‌لاین مناسب، نقشه‌های دقیقی برای روند اجرای پروژه ایجاد کنید.
- رویکرد پروژه را بر‌اساس بودجه و منابع تعریف کنید.
تخمین هزینه قبل از شروع پروژه اتفاق می‌افتد (اگرچه ممکن است قبل از اجرای پروژه یا در طول آن، چندین بار به روز رسانی شود). باید این نکته را در نظر گرفت که برآورد‌های هزینه، ضمانت‌کننده قیمت نهایی نیستند. این تخمین‌ها به کارفرمایان کمک می‌کند تا در تصویب و تخصیص بودجه اولیه برای شروع پروژه، یک مقدار مناسب را در نظر داشته باشند.
چالش‌های برآورد هزینه پروژه
چالش اصلی در برآورد هزینه‌های پروژه این است که تعادلی بین برآورد دست بالای هزینه‌ها (overestimating) و یا دست کم گرفتن آن‌ها (underestimating) داشته باشیم.
از آنجا که مدیران پروژه وظیفه دارند پروژه‌ها را به موقع و در بودجه تحویل دهند، اینکه هزینه‌های پروژه را بیش از چیزی که واقعاً هست ارزیابی کنند تا پروژه در بودجه تمام شود، می‌تواند وسوسه کننده باشد.
با این حال، ارزیابی دست بالای هزینه‌ها می‌تواند باعث شود که مشتری از انجام پروژه صرف‌نظر کند یا اجرای آن به تاخیر بیفتد. از طرف دیگر، اگر هزینه‌ها را دست پایین بگیرید، کار مدیریت پروژه سخت‌تر خواهد شد و باید بودجه را خیلی دقیق‌تر مدیریت کرد همچنین ریسک خروج از بودجه وجود خواهد داشت.
هزینه‌هایی که در برآورد هزینه‌های پروژه باید در نظر گرفته شوند
چندین راه برای برآورد هزینه در مدیریت پروژه وجود دارد تا پیش‌بینی دقیق‌تری از هزینه‌ها داشته باشیم. برای استفاده از این روش‌ها باید بدانیم کدام هزینه‌ها باید در برآورد در نظر گرفته شوند.
هنگام شروع برآورد، دو نوع هزینه در هر پروژه وجود دارد که باید در نظر گرفته شود: هزینه‌های مستقیم و هزینه‌های غیرمستقیم. در ادامه به توضیح و تعریف هر کدام می‌پردازیم.
هزینه‌های مستقیم
تعریف هزینه‌های مستقیم بسیار ساده است؛ هزینه‌ها یا منابع مورد نیاز را که مستقیماً با پروژه در ارتباط هستند به اصطلاح هزینه‌های مستقیم می‌نامیم. این هزینه‌ها می‌تواند شامل هزینه‌های نیروی کار، مواد، مصالح و تجهیزات و حتی هزینه‌ی سفرهای لازم برای پروژه باشد.
نیروی کار: حقوق و دستمزد اعضای تیم و پیمانکارانی که روی پروژه کار می‌کنند هزینه‌های نیروی کار هستند.
مواد، مصالح و تجهیزات: هرگونه مصالح یا تجهیزات مورد نیاز برای تولید نتیجه پروژه یا اجرای اهداف پروژه.
هزینه‌های سفر: هرگونه هزینه سفر (به عنوان مثال بنزین مصرفی، بلیط هواپیما، اقامت در هتل و غیره) که برای تحقق اهداف این پروژه متحمل می‌شوید یکی از انواع هزینه‌های مستقیم هستند.
به عنوان مثال، اگر شما نیاز به سفر به کارگاه از یک فاصله دور را دارید یا اینکه نیاز است تا در مکان‌های مختلف تحقیق کنید باید این هزینه‌ها را به عنوان بخشی از برآورد هزینه‌های مستقیم پروژه درج کنید.
هزینه‌های غیرمستقیم
هزینه‌های غیرمستقیم به هر منبعی که به طور مستقیم به پروژه اختصاص نمی‌یابد، اما برای موفقیت آن ضروری است گفته می‌شود.
این هزینه‌ها معمولاً تحت عنوان هزینه‌های بالاسری و اداری شناخته می‌شوند. برای مثال می‌تواند شامل حقوق و دستمزد بخش مدیریت پروژه، خدمات حقوقی و حسابداری، اجاره فضای اداری و تجهیزات عمومی یا لوازم مورد نیاز تجاری باشد.
روش‌های برآورد هزینه پروژه
چندین روش برآورد هزینه‌ها در مدیریت پروژه وجود دارد. در ادامه به چهار مورد از این روش‌ها اشاره می‌کنیم.
روش آنالوگ (Analogous)
در این روش پیش‌بینی هزینه بر‌اساس اطلاعات هزینه‌های گذشته برای پروژه‌های مشابه انجام می‌شود. به عبارت دیگر، اگر تیم یا سازمان شما پروژه‌های مشابه (مانند تعمیر تجهیزات خاص یا سایر پروژه‌های با همان ابعاد) را انجام داده باشد، می‌توانید آن پروژه‌های گذشته و هزینه‌های مرتبط با آن‌ها را با مشخصات پروژه فعلی خود مقایسه کنید و تطبیق دهید.
این روش برای پروژه‌هایی که از شباهت بالایی در اقلام تحویل دادنی، دامنه و نوع، برخوردار هستند بسیار موثر است. هر چه تغییرات یا پیچیدگی بین پروژه‌ها بیشتر باشد، انجام تخمین دقیق با این روش سخت‌تر خواهد بود.
روش تحلیلی (Analytic or bottom-up)
روش تحلیلی که تخمین پایین به بالا نیز نامیده می‌شود، یکی از دقیق‌ترین تکنیک‌های برآورد هزینه است اما می‌تواند بسیار زمان‌بر باشد.
در این روش، پروژه را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کنند و سپس تخمین هزینه را برای آن قسمت‌های کوچک انجام می‌دهند. این کار شامل تجزیه و تحلیل منابعی که باید خریداری شود و کارهایی که باید انجام شود است، سپس با استخدام متخصصان در هر موضوع، عملیات برآورد هزینه برای هر بخش از کار انجام می‌گیرد.
برای انجام تخمین پایین به بالا یا تحلیلی، به طور معمول از یک ساختار شکست کار (WBS) برای تشریح و تقسیم یک پروژه به قسمت‌های کوچک‌تر به نام بسته‌های کار استفاده می‌کنند.
یک مثال از ساختار شکست کار برای تولید یک ماشین
روش پارامتری (Parametric)
تخمین پارامتری، یک روش تخمین هزینه بسیار دقیق برای پروژه‌هایی است که دارای درجه بالایی از تکرارپذیری هستند. واحد مدیریت پروژه، پروژه را به واحدهای کار تقسیم می‌کند، هزینه هر واحد را تخمین می‌زند و سپس هزینه‌های واحد را با هم جمع می‌کند.
این روش برای پروژه‌های مبتنی بر مهارت، قابل تکرار یا دارای واحدهای کاری بهتر کار می‌کند. در مقابل، تخمین با استفاده از این تکنیک برای پروژه‌های خلاقانه و جدید سخت‌تر است زیرا واحدهای کار معمولاً کمتر تکراری هستند.
روش تخمین سه نقطه (Three-point estimation)
در روش برآورد سه نقطه‌ای از سه سطح تخمین بر‌اساس عدم اطمینان و ریسک در یک پروژه معین استفاده می‌شود. شما می‌توانید این روش را در یک پروژه کامل یا حتی در لول بسته کاری (WBS) اعمال کنید. استفاده از روش تخمین سه نقطه‌ای منجر به تولید سه پیش‌بینی برای هزینه پروژه می‌شود:
- هزینه‌های خوش‌بینانه (Optimistic costs)
- هزینه‌های بدبینانه (Pessimistic costs)
- هزینه‌های واقع‌بینانه که به احتمال زیاد هزینه پروژه این مقدار باشد (Most likely costs).
در آخر به هر یک از این هزینه‌ها وزن داده می شود؛ میانگین وزن‌دار آن‌ها محاسبه شده و به عنوان هزینه ارزیابی شده اعلام می‌شود.
برای انجام یک برآورد سه نقطه‌ای، مدیر پروژه، پروژه را به وظایف یا فعالیت‌ها تجزیه می‌کند و سپس با تیم خود همکاری خواهد کرد تا خطرات و ریسک‌های احتمالی پروژه را شناسایی کنند.
برای برآورد سه نقطه‌ای، به یک نمودار PERT نیاز خواهید داشت. نمودار PERT می‌تواند به شما در تعیین روابط بین وظایف و هرگونه وابستگی که ممکن است بر زمان و هزینه صرف شده در پروژه تأثیر بگذارد، کمک کند.
امتیاز برآورد سه نقطه‌ای، دقت بیشتری در پیش‌بینی هزینه‌ها و مدیریت بهتر ریسک است. با حساب کردن خطرات و ریسک‌ها (مانند تاخیر در برنامه و سایر موانع در مسیر انجام پروژه)، مدیران پروژه می‌توانند از برآورد بیش از حد هزینه‌های پروژه جلوگیری کنند.
ویژگی‌های یک برآورد هزینه خوب
آیا به این فکر کرده‌اید که چگونه می‌توان ارزیابی کرد که برآورد شما خوب است؟ عوامل مختلفی برای ارزیابی کیفیت یک تخمین هزینه وجود دارد. چیزی که مهم است این است که نتیجه نهایی یک تخمین باید دقیق، قابل اعتماد و مستند باشد.
برای اطمینان از اینکه برآورد هزینه‌هایتان معیار‌های گفته شده در بالا را داشته باشند، تکنیک‌های تخمینی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با مشخصات پروژه شما مطابقت داشته باشند. حتی می‌توانید دو یا چند نوع تخمین را برای مقایسه پیش‌بینی‌ها استفاده کنید.
علاوه بر این، اطمینان حاصل کنید که همه تخمین‌ها به دقت مستند شده‌اند. این اطلاعات به شما کمک خواهد کرد که ذینفعان در جریان روند انجام کار و هزینه‌ها باشند. علاوه بر این می‌توان از آن به عنوان یک مرجع ارزشمند استفاده کرد و یا حتی برای برآوردی قابل اطمینان از هزینه‌ی پروژه‌های مشابه در آینده کمک گرفت.
برآورد هزینه می‌تواند به خودی خود یک پروژه‌ی بزرگ باشد. اپلیکیشن مپسا می‌تواند در نگهداری هزینه‌های پروژه به صورت مستند به شما کمک کند.
منبع
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|
