در دنیای کسب و کارهای مختلف، تعریف کردن پروژه و مدیریت کردن آن مراحل بسیار مهمی در موفقیت تجاری به شمار می‌آیند. کسانی که شغل مدیریت پروژه را بر عهده دارند، شاید روزی چند بار از خود سوال می‌کنند که چگونه می‌توانیم یک مدیر پروژه موفق باشیم؟! پاسخ دادن به این سوال البته نیاز به داشتن اطلاعات و دانش فراوانی دارد.
ما در این مقاله سعی می‌کنیم که بعضی از مهم‌ترین نکات را برای موفقیت در مدیریت پروژه بیان کنیم. طبیعی است که کسی با خواندن یک یا چند مقاله نمی‌تواند به موفقیت خاصی برسد اما مطالعه دقیق این مقاله را به شما توصیه می‌کنیم. اهمیت این مطلب از این بابت است که چند سرنخ به خواننده می‌دهد تا او خود بتواند با مطالعات بیشتر و البته کسب تجربه واقعی در کار، راه درست را پیدا کند. راهی که در طول پیمودن مسیرش متوجه خواهید شد که چگونه یک مدیر پروژه موفق باشید.

یک مدیر پروژه در چه کارهایی باید موفقیت کسب کند؟

هر شخصی که بخواهد در شغل خود پیشرفت کند، اول باید به خوبی بداند که در چه زمینه‌هایی بیشتر به کار و مطالعه و کسب مهارت نیاز دارد.
یک شغل، آن هم شغلی در سطح مدیریت پروژه، پیچیدگی‌های خاص خودش را دارد. شما نمی‌توانید در کوتاه مدت (مثلا یک تا سه سال) تمام چیزهایی را که نیاز دارید بیاموزید و در آن‌ها پیشرفت کنید. پس در اولین مرحله باید آگاهی پیدا کنیم که در مدیریت پروژه چه چیزهایی مهم‌تر هستند.
شخصی که شغل مدیریت پروژه را در یک سازمان و موسسه بر عهده دارد، موظف است پیوسته به دنبال راه‌هایی باشد که منجر به اجرای بهتر اصول و روش‌های استاندارد سازمان می‌شوند. هدف شما در چنین کاری باید این باشد که برای افزایش بازدهی عوامل تولید و بهینه‌سازی ساختار موسسه تلاش کنید.
اگر در حال حاضر یک موسسه N مقدار سود به دست می‌آورد، شما باید تمام راه‌هایی را که منجر به رسیدن سود به میزان N+1 می‌شوند بررسی کنید و صحیح‌ترین راه را در برنامه کاری آنجا بگنجانید.
پس حالا مشخص شد که به پیشرفت در چه زمینه‌ای نیاز دارید. باید بر روی روند کار فعلی سازمان تسلط کاملی به دست آورید. اگر برای مثال در یک کارخانه تولید لبنیات فعالیت می‌کنید لازم است صفر تا صد خط تولید را بشناسید. اطلاعاتی دقیق و بی‌نقص از روند کاری بخش کنترل کیفیت کسب کنید و بدانید که هیات مدیره و شخص مدیر عامل به چه دلایلی این فرایند کنونی را انتخاب کرده‌اند.
یک مدیر پروژه نمی‌تواند بدون قانع ساختن هیات مدیره و مدیر عامل تغییر و اصلاح خاصی در کار ایجاد کند. وقتی فهمیدید که چه کارهایی و به چه دلایلی و به چه صورتی انجام می‌شوند، تازه می‌توانید به دنبال اصلاح آن‌ها و یافتن مسیرهای خلاقانه‌تر، اقتصادی‌تر و پرسودتر باشید.

یکپارچه‌سازی کارهای پروژه را یاد بگیرید و اجرا کنید

در پاسخ به سوال چگونه یک مدیر پروژه موفق باشیم، یکی از جواب‌های اساسی دیگری که می‌توان داد این است که یکپارچه‌سازی را بیاموزید.
یکپارچه‌سازی پاسخی بسیار کلی و تا حدی هم مبهم است. چه چیزهایی را می‌توان یکپارچه کرد و اگر قرار باشد همه چیز یکپارچه شود آیا راهی برای فردگرایی در موسسه باقی می‌ماند و آیا می‌توان همچنان بر بروز خلاقیت‌های فردی تکیه داشت؟
اصل اول در این کار توجه داشتن به شیوه مدیریت سازمان است. اگر شیوه مدیریت در سازمان شما، شیوه‌ای سنتی است و بوروکراسی شدید بر ساختار مدیریتی‌اش حاکم است، باید گفت یکپارچه‌سازی را باید به بیشترین حد ممکن انجام داد و این همان چیزی است که مدیران ارشد سازمان را از شما راضی می‌سازد.
اگر چه چنین شیوه مدیریتی با متدهای مدرن روز دنیا مغایرت دارد اما به هر حال در کشور ما هنوز هم بعضی سازمان‌ها همین‌گونه مدیریت می‌شوند. در این نوع موسسات، اگر بین بخش‌های مختلف (اداری، تولیدی، پشتیبانی و …) یکپارچه‌سازی صورت نگیرد شاهد اتلاف منابع و عوامل تولید خواهید بود. پس تلاش کنید با یک برنامه جامع و همه‌جانبه تمام بخش‌ها را هماهنگ با هم و بدون کم‌ترین تفاوت در فرایند کاری پیش ببرید.
اما از سوی دیگر، فرض را بر این می‌گذاریم که شما در موسسه‌ای کار می‌کنید که مدیریت مدرن و پیشرفته‌ای دارد. در این نوع سازمان‌ها هم البته یکپارچه‌سازی حیاتی است و برای مدیریت استاندارد پروژه به اجرایش نیاز خواهید داشت. اما با این تفاوت که نباید اجرای این اصل مانع بروز خلاقیت‌ و فردگرایی در هر یک از بخش‌ها باشد. مثلا، یکی از نکات اجرای این اصل هماهنگی بین تمام بخش‌های مرتبط با انجام یک کار مشخص است. اما اگر احساس می‌کنید که یکی از اعضا می‌تواند با فکری بکر رشد و توسعه خوبی در کارش ایجاد نماید، شاید بهتر است که از او در برابر دیگران حمایت کنید و اجازه ندهید که هماهنگی‌ها و مکاتبات اداری باعث شوند که او از اجرای متفاوت کارش هراس داشته باشد.

روش «فرز و چابک» را یاد بگیرید و به درستی اجرایش کنید

یکی از متدهایی که در حوزه کاری مدیریت پروژه وجود دارد، متد Agile است. این روش که به معنای فرز و چابکی است، بر رسیدن هر چه سریع‌تر به خروجی مورد نظر تاکید دارد. البته که منظور این روش این نیست که فقط سریع‌تر کار کنید و زمان را بر هر چیزی ارجح بدانید.
بلکه در تعریف آن گفته می‌شود که ساختار و سیستم را طوری اصلاح کنید که به صورت سیستماتیک سرعت کارها و روند رسیدن به خروجی تسریع شود. اتفاقا این هم جزئی از دستاوردهای یکپارچه‌سازی است که در بخش قبلی معرفی کردیم. تا زمانی که برای انجام یک کار جدید نیاز به نامه‌نگاری‌های فراوان، برگزاری جلسات متعدد و قانع کردن چندین نفر در بین مدیران ارشد باشد، عملا نمی‌توانید سرعت پیشرفت کارها را افزایش دهید.
پس مدیر پروژه موظف است بررسی کند و آگاهی پیدا کند که چه عواملی از بیشتر شدن سرعت کارها جلوگیری می‌کنند. آیا نیاز دارید که روابط بین بخش‌های مختلف را تغییر دهید؟ آیا لازم است که در قوانین موجود اصلاحاتی اعمال کنید؟ هر کاری که فکر می‌کنید منجر به سریع‌تر شدن سیستم و سازمان خواهد شد را در دستور کار خود قرار بدهید.

داشتن یک جدول زمانی دقیق و استاندارد

در تمام پروژه‌های اقتصادی (تولیدی و خدماتی) زمان عنصری بسیار مهم به شمار می‌آید. تا اینجا هم بسیاری از نکاتی که ارائه کرده‌ایم بر این عنصر صحه گذاشته‌اند. اما در اینجا می‌خواهیم به واضح‌ترین شکل ممکن نشان دهیم که چگونه می‌توان زمان را مدیریت کرد.
یک تایم‌لاین کامل ابزار بسیار مهمی برای مدیر پروژه محسوب می‌شود. در آن باید تک به تک کارها، اهداف، رویدادها و برنامه‌ها مشخص شوند. هر مدیر پروژه‌ای که تایم لاین بهتری داشته، تسلط بهتری بر پروژه خواهد داشت و هر کسی هم که تسلط بهتری بر پروژه به دست بیاورد به نتایج مثمر ثمرتری دست پیدا می‌کند.
شما زمانی خواهید توانست یک جدول زمانی استاندارد و دقیق داشته باشید که از زیر و بم هر بخش از موسسه اطلاعات و آمار کاملی کسب کنید. طراحی یک برنامه زمانی و جدول زمانی را نمی‌توان پشت میز انجام داد. باید برای هر خط از آن تحقیقات فراوانی انجام داد، با مدیران و کارشناس‌ها و پرسنل هر بخش صحبت کرد و تمام موارد به دست آمده را با همدیگر هماهنگ کرده و تطبیق دهید.
وقتی اطلاعات مورد نیاز را به دست آورید و بر‌اساس آن‌ها یک جدول زمانی عالی بنویسید جلوی از دست رفتن زمان را خواهید گرفت. نداشتن اتلاف زمان در یک پروژه به این معناست که هیچ پرداخت اضافه‌ای برای اجاره‌ها، دستمزدها و زیان‌ها نخواهید داشت. داشتن چنین عملکردی شما را به یک مدیر پروژه نمونه بدل می‌کند.

یک مدیر پروژه می‌داند چگونه با شکست کنار بیاید

تمام موسسات بدون استثنا با شکست‌های مختلفی روبرو می‌شوند. شاید موسسه شما موظف شده که تا تاریخ مشخصی کار خاصی را برای مشتری‌اش انجام بدهد و اگر تا آن روز معین شده نتواند انجامش دهد، این یک شکست برای شما محسوب می‌شود. در مقابل، شاید یک کارخانه که قرار است در پایان سال ده میلیون کالا تولید کند نتواند بیش از 7 میلیون خروجی داشته باشد. این هم یک شکست برای آن کارخانه به شمار می‌آید.
پس هر سازمان اقتصادی در سطح خودش و در طول سال با شکست‌های مختلف و متنوعی روبرو می‌شود. مدیر پروژه با تسلطی که بر تمام مرحله‌های تشکیل‌دهنده پروسه کار دارد، باید این توانایی را داشته باشد که در زمان وقوع شکست‌ها زیان را به کمترین حد برساند. ضمن اینکه در کنار حداقل کردن زیان، وظیفه دارد که برنامه مشخصی برای برگرداندن پروژه به سوددهی تعیین شده ارائه کند.

وقتی کسی که متقاضی این شغل است سوال کند: چگونه یک مدیر پروژه موفق باشیم؟ باید پاسخ داد: با نشان دادن رفتار درست هنگام مواجه با شکست و زیان‌دهی. یک مدیر خوب، مدیری است که در لحظه درست و به شکل درست واکنش نشان می‌دهد. یعنی شما همیشه شروع کننده یک کار نیستید، گاهی اتفاقی رخ می‌دهد و شما به جای کنش باید واکنش نشان دهید. ماهیت بسیاری از پروژه‌ها نیز به گونه‌ای است که رخ دادن اتفاقات خارج از کنترل در آن‌ها محتمل است. پس زمانی به یک مدیر پروژه موفق تبدیل می‌شوید که نشان دادن واکنش صحیح را در این مواقع یاد بگیرید.

	مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز ثبت نام رایگان