در پروژه‌های ساختمانی، همیشه مشکل اصلی «نداشتن پول» نیست؛ گاهی مشکل این است که نمی‌دانیم چه مقدار پول، چه زمانی و بابت چه تعهدی باید پرداخت شود. پیمانکار ممکن است هم‌زمان به تأمین‌کنندگان مصالح، پیمانکاران جزء، نیروها و سایر اشخاص بدهکار باشد و در طرف مقابل نیز از کارفرما طلب داشته باشد.

اگر این تعهدات به‌صورت دقیق و یکپارچه ثبت نشوند، یک پروژه ظاهراً سودده می‌تواند به دلیل کمبود نقدینگی متوقف شود.

مهم‌ترین بخش: کنترل چک‌های دریافتی و پرداختی

چک در پروژه‌های پیمانکاری یکی از ابزارهای اصلی معاملات است؛ اما هر چک در واقع یک تعهد مالی در یک تاریخ مشخص است.

بنابراین باید برای هر چک حداقل این اطلاعات مشخص باشد:

• مبلغ چک
• تاریخ سررسید
• پرداختی یا دریافتی بودن آن
• طرف حساب
• بابت چه خرید، قرارداد یا مطالباتی صادر شده است
• وضعیت فعلی چک

مشکل زمانی ایجاد می‌شود که تعداد زیادی چک در فایل‌های مختلف، دفتر یا حافظه افراد ثبت شده باشد. در این شرایط ممکن است پیمانکار از مجموع تعهدات یک ماه آینده اطلاع دقیقی نداشته باشد و درست در زمان سررسید با کسری نقدینگی مواجه شود.

یک نکته مهم: مبلغ موجودی امروز به‌تنهایی نشان‌دهنده وضعیت مالی پروژه نیست.

ممکن است امروز ۵۰۰ میلیون تومان در حساب پروژه داشته باشید، اما در دو هفته آینده ۸۰۰ میلیون تومان چک سررسید شود. بنابراین برای مدیریت مالی واقعی، باید علاوه بر موجودی فعلی، تعهدات آینده نیز دیده شوند.

 

 

بدهی به تأمین‌کنندگان را جداگانه کنترل کنید

خرید نسیه در پروژه‌های ساختمانی بسیار رایج است. اما وقتی خریدهای مدت‌دار بدون کنترل انجام شوند، بدهی‌ها به‌تدریج انباشته می‌شوند.

مدیر پروژه باید همیشه بداند:

• به هر تأمین‌کننده چقدر بدهکاریم؟
• چه مقدار از بدهی سررسید شده است؟
• چه مقدار در آینده سررسید می‌شود؟
• این بدهی مربوط به کدام خرید یا پروژه است؟

این اطلاعات کمک می‌کند قبل از اینکه تأمین‌کننده از ادامه همکاری یا تحویل مصالح خودداری کند، برای پرداخت یا مذاکره برنامه‌ریزی شود.

 

بدهی پیمانکاران جزء را هم فراموش نکنید

بخش دیگری از تعهدات پروژه مربوط به پیمانکاران جزء است. صرفاً ثبت مبلغ قرارداد کافی نیست؛ باید کارکرد، صورت‌وضعیت، پرداخت‌های علی‌الحساب و مانده بدهی هر پیمانکار مشخص باشد.

این کار دو مزیت دارد: اول اینکه مدیر پروژه می‌داند چه مقدار تعهد مالی واقعی ایجاد شده و دوم اینکه احتمال پرداخت اشتباه یا دوباره‌پرداخت کاهش پیدا می‌کند.

 

 

چطور مدیریت چک و بدهی را عملی کنیم؟

یک روش ساده این است که یک فهرست تعهدات مالی پروژه داشته باشید و آن را مرتب به‌روزرسانی کنید. حداقل سه دسته را در آن جدا کنید:

چک‌های پرداختی: چه مبلغی و در چه تاریخی باید پرداخت شود؟

بدهی‌های نسیه: به چه اشخاصی بدهکاریم و سررسید هر بدهی چه زمانی است؟

مطالبات: چه مبالغی از کارفرما یا سایر اشخاص باید دریافت کنیم و چه زمانی وصول خواهند شد؟

سپس این سه مورد را کنار هم قرار دهید. هدف این نیست که فقط بدانید «چقدر بدهکاریم»؛ هدف این است که بفهمید در هر مقطع زمانی چه مقدار وجه وارد و چه مقدار وجه خارج خواهد شد.

 

مدیریت چک و بدهی پروژه با نرم‌افزار مپسا

وقتی تعداد خریدها، قراردادها، پیمانکاران، تأمین‌کنندگان و پرداخت‌های یک پروژه افزایش پیدا می‌کند، کنترل چک‌ها و بدهی‌ها با فایل‌های پراکنده و روش‌های دستی دشوار می‌شود. در این شرایط، داشتن یک سیستم یکپارچه برای ثبت و پیگیری تعهدات مالی می‌تواند از بسیاری از خطاها و غافلگیری‌های نقدینگی جلوگیری کند.

مپسا یک نرم‌افزار حسابداری و مدیریت مالی پروژه‌های ساختمانی و پیمانکاری است که اطلاعات مالی پروژه را به‌صورت یکپارچه ثبت و مدیریت می‌کند. در مپسا می‌توان چک‌های دریافتی و پرداختی، حساب اشخاص و طرف‌حساب‌ها، پرداخت‌ها، دریافت‌ها، خریدها و تعهدات مالی پروژه را در یک سیستم متمرکز مدیریت کرد.

به این ترتیب، مدیر پروژه یا مدیر مالی می‌تواند به‌جای بررسی چندین فایل و دفتر، تصویر دقیق‌تری از وضعیت مالی پروژه داشته باشد؛ از جمله:

• مشاهده چک‌های پرداختی و دریافتی و تاریخ سررسید آن‌ها
• بررسی مانده حساب تأمین‌کنندگان و پیمانکاران
• مشاهده مطالبات و بدهی‌های پروژه
• کنترل پرداخت‌ها و دریافت‌ها به تفکیک پروژه
• بررسی وضعیت نقدینگی و موجودی حساب‌ها
• دسترسی به گزارش‌های مالی و مدیریتی برای تصمیم‌گیری

مزیت اصلی چنین سیستمی این است که چک، بدهی و مطالبات را به اطلاعات مالی سایر بخش‌های پروژه متصل می‌کند. در نتیجه، مدیریت نقدینگی دیگر فقط به بررسی موجودی حساب بانکی محدود نمی‌شود و مدیر پروژه می‌تواند تعهدات و جریان‌های مالی آینده را نیز در تصمیم‌گیری‌های خود در نظر بگیرد.

اگر به دنبال راهکاری برای مدیریت یکپارچه حسابداری و امور مالی پروژه‌های ساختمانی و پیمانکاری هستید، مپسا می‌تواند تمام این اطلاعات را در یک سیستم متمرکز در اختیار شما قرار دهد.

جمع‌بندی

مدیریت چک و بدهی ستون فقرات مدیریت مالی پروژه‌های پیمانکاری است. ناتوانی در ردیابی دقیق چک‌های پرداختی، عدم آگاهی از سررسید بدهی‌های نسیه، و ثبت پراکنده تراکنش‌های مالی ریسک‌های مالی عظیمی را متوجه پیمانکار می‌کند.

نرم‌افزار مپسا با ترکیب تخصص در حوزه‌های مهندسی ساخت، کنترل و مدیریت پروژه، حسابداری و نرم‌افزار، یک راه‌حل جامع برای مدیریت این چالش‌ها ارائه می‌دهد. مپسا با سیستم یادآوری هوشمند چک، ردیابی لحظه‌ای مانده حساب اشخاص و اتوماسیون ثبت تراکنش‌های بانکی، شفافیت، دقت و سرعت را به فرآیند مدیریت چک و بدهی می‌آورد. با مپسا، پیمانکاران می‌توانند به جای صرف زمان بر کاغذبازی‌ها، بر پیشرفت پروژه و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک برای افزایش سودآوری تمرکز کنند.