پروژه‌های تجاری و اقتصادی با هدف کسب سود تشکیل می‌شوند و میزان موفقیت آن‌ها نیز به کسب سود بیشتر و کاهش هزینه‌ها و زیان‌ها تا جای ممکن است. در موفقیت یک پروژه عوامل مختلف و متعددی نقش دارند اما یکی از عوامل محوری و موثر در «مدیریت پروژه» خلاصه می‌شود. وقتی شما به عنوان مدیر پروژه استخدام می‌شوید کارفرما از شما انتظار دارد تا همه عوامل را در جهت همان اهدافی که یاد شدند (افزایش سود و کاهش هزینه و زیان) هدایت و مدیریت نمایید.
اما این شغل از چه مسیرهایی امکان هدایت و مدیریت آن‌ها را دارد؟ چه ابزارهایی در اختیار او قرار گرفته تا به وظایفی که برایش تعیین شده به خوبی عمل کند؟ و مهمترین سوال، نقش مدیر پروژه در موفقیت پروژه چیست؟ با مپسا همراه باشید تا راجع این موضوع اطلاعات بیشتری کسب نمایید.
مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟
مدیر پروژه فردی است که عوامل تولید از جمله: نیروی کار ساده، نیروی کار متخصص، تجهیزات و سرمایه در دسترس را در جهت استفاده بهینه از آن‌ها و افزایش بهره‌وری‌شان تحت کنترل دارد.
وظیفه او این است که هر چیزی را در جای صحیح خودش قرار بدهد. اگر یک کارگر در بخشی مشغول کار شود که کم‌ترین بازدهی را داشته باشد بیش از هرکسی مقصر مدیر آن پروژه است. اگر برای خرید وسایل و ابزار هزینه زیادی صرف شود و این کار در شرایطی صورت گیرد که با ابزار و تکنولوژی ارزان‌تری می‌شد به همان میزان بازدهی رسید، باز هم او نتوانسته کارش را به درستی انجام بدهد.
بهره‌وری یک کلمه کلیدی در موفقیت پروژه‌هاست. بهره‌وری به این معناست که عوامل تولید بیشترین سهم خودشان را در کسب سود اقتصادی ایفا نمایند. توجه داشته باشید که ما از کلمه سود اقتصادی نام بردیم و سود حسابداری را در این بخش نادیده گرفتیم. با یک مثال این دو را از یکدیگر متمایز خواهیم کرد.
در یک پروژه ساختمان‌سازی، وقتی یک کارگر از ساعت 9 صبح تا 6 بعدازظهر بدون کم‌ترین استراحتی مشغول فعالیت باشد و تلاش کند تا بیشترین ملات گچ را درست کند، در واقع سود حسابداری آن پروژه افزایش یافته است. چرا که مثلا او توانسته است در طول یک روز 100 بار ملات بسازد که شاید در حالت عادی می‌توانست فقط 80 بار این کار را انجام بدهد. پس 20 ملات بیشتر به معنای افزایش سود حسابداری کار است.
اما وقتی از زوایای گوناگونی به این مساله نگاه می‌کنیم، به نکات بیشتری دست می‌یابیم. ملات‌هایی که او ساخته چقدر کیفیت داشته‌اند؟ چند بار محصول کار او قبل از آن که بنا از آن برای گچ کاری دیوار استفاده نماید، خشک شده است؟ در حین کار کردن چقدر مصالح و مواد اولیه را هدر داده و از همه مهم‌تر، آیا او می‌تواند با همین سرعت به کارش در روزهای بعدی هم ادامه دهد؟ حتی بهتر است بپرسیم آیا داشتن چنین سرعتی در کار این کارگر، تاثیر مثبتی بر کیفیت عملکرد همکارانش دارد؟
پاسخ تمام این سوالات، مطمئنا نشان‌دهنده کم بودن میزان بهره‌وری این فرد است. وقتی که این شخص به مقدار زمان موردنیازش استراحت نکند، بی‌شک کیفیت محصول کارش پایین خواهد آمد. تعداد ملات‌هایی که خشک شده‌اند و همه مواد اولیه‌ای که با شتاب هدر داده، همگی موجب افزایش هزینه‌های تولید می‌شوند. احتمالا او نمی‌تواند روزهای بعدی به همین سرعت به فعالیتش ادامه دهد و رفته رفته نه تنها از سرعت کارش کاسته خواهد شد، بلکه از یک دوره زمانی به بعد با کم‌ترین سرعت و پایین‌ترین نرخ بهره‌وری فعالیت خواهد کرد. همچنین، سایر کارگرانی که با او کار می‌کنند و بنایی که بالادست او قرار دارد، مجبور هستند برای عقب نماندن از وی با همان سرعت فعالیت کنند و در نتیجه کاهش بهره‌وری برای کل آن مجموعه رخ می‌دهد.
این تنها یک مثال ساده از مفهوم بهره‌وری بود. می‌توان مثال‌های مهم‌تر و پیشرفته‌تری را برای درک بهتر آن زد. اما چه کسی مسئول کنترل بهره‌وری عوامل تولید است؟ بله پاسخ شما صحیح است، مدیر پروژه موظف است در هر مرحله از تولید این مساله را تحت کنترل خود داشته باشد و در واقع، مهمترین ابزاری هم که برای موفق ساختن پروژه در اختیار دارد، همین بهره‌وری است.
یک مدیر چگونه می‌تواند پروژه را به موفقیت برساند؟
این سوال به قدری ارزش و اهمیت دارد که اگر سرمایه‌گذاران و کارفرمایان به پاسخ صحیحی برای آن برسند، به بیشترین سود ممکن دست خواهند یافت.
در ادامه نکات مهمی را در این زمینه شرح می‌دهیم.
مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی صحیح
برنامه‌ریزی نکردن برای موفقیت، یعنی برنامه‌ریزی کردن برای شکست. این جمله از آن دست جملات آموزشی مدیریت و رهبری است که مصادیقش را همه ما در فعالیت‌های مختلف دیده‌ایم.
یک پروژه ساخت و ساز دارای پروسه‌ای بسیار طولانی و زمان بر است که در قالب آن پروسه، افرادی بسیار زیادی مشغول به کار هستند. این افراد در زمینه‌های ذیل به سوددهی پروژه کمک می‌نمایند:
- خرید مصالح و مواد اولیه و ابزار تولید
- حمل مصالح و ابزار تولید به محل احداث ساختمان
- استفاده از این مواد و ابزار جهت ساخت و ساز
- نیروهای تدارک و پشتیبانی
- نیروهای تیم مهندسی و نظارت
- حسابداران پروژه
- و …
تصور کنید که این همه نیرو باید در جایی قرار گیرند که بالاترین میزان بهره‌وری را داشته باشند. زمانی این اتفاق رخ می‌دهد که یک برنامه دقیق و حرفه‌ای برای چنین کاری طراحی شود و پس از طراحی نمودن برنامه، در مراحل بعدی میزان انطباق با آن و اجرای مو به مویش کاملا تحت کنترل باشد.
برنامه زمانی، برنامه‌ای است که مهمترین سرمایه شما را برای‌تان حفظ می‌کند: زمان! هر یک روز زمان بیشتر در یک پروژه ساخت و ساز به معنای بالاتر رفتن هزینه‌ها و از جایی به بعد به معنای زیان ده شدن پروژه است. در حالی که هر یک روز که از زمان پروژه کاسته شود (البته با حفظ کیفیت تولید) سودبخشی و بازدهی پروژه افزایش بیشتری پیدا خواهند کرد. پس برای طراحی یک برنامه زمانی، مدیریت پروژه وظیفه دارد تا تک به تک عوامل را به صورت مهره‌های شطرنج وارد این پلن کند و هرجا که نیازی به آن‌ها نبود به صورت دائمی یا به صورت موقت از صفحه خارج نماید.
همچنین، کرایه کردن تجهیزات از دیگر مواردی است که در این نوع فعالیت‌ها به وفور اتفاق می‌افتد. تجهیزاتی که هزینه بالایی دارند و برای چند روز به آن‌ها احتیاج داریم را بهتر است کرایه کنیم. پس باز هم هر یک روز که از کرایه آن‌ها می‌گذرد، پول بیشتری صرف خواهد شد. چطور و چگونه می‌توان یک برنامه زمانی را در جهت بهره بردن از این تجهیزات در فشرده‌ترین زمان ممکن طراحی نمود؟ این مورد دقیقا در حوزه مدیریت پروژه قرار دارد که لازم است در کنار دیگر عوامل تولید مورد بررسی قرار گیرد و اقتصادی‌ترین حالت را از ترکیب عوامل تولید در نظر گرفت.
به جز برنامه‌های زمانی، برنامه‌های اجرایی مختلفی نیز مورد نیاز است که هر کدام از آن برنامه‌های اجرایی، مسیر توسعه و پیش رفتن کارها را به مدیران و عوامل تولید نشان می‌دهد. اگر برنامه‌های اجرایی دارای نقص یا ایراد باشند، مسیر دچار انحراف خواهد شد و رفته رفته کار به جایی می‌کشد که نه تنها هماهنگی و همسویی بین عوامل از بین می‌رود بلکه به نوعی دچار اصطکاک و موازی کاری می‌گردند. بروز چنین حالتی برای یک پروژه، نشان از ضعف مدیریت پروژه دارد.
کنترل کیفیت در پروژه
حتما دیده‌اید که تمام کارخانه‌های تولیدی بخشی را به نام کنترل کیفی یا همان QC دارند که کیفیت محصولات تولید را مورد بررسی قرار می‌دهد.
اما قرار نیست حتما محصول تولیدی ما یک خوراکی یا یک لباس باشد تا کیفیتش کنترل گردد. بلکه در حوزه ساخت و ساز، محصول کار ما یک ساختمان است که باید از نظر شاخصه‌های گوناگونی کیفیتش کنترل شود.
بخشی از این کار، وظیفه مهندس ناظر است که باید ساختمان را از نظر مسائل فنی مورد بررسی قرار داده و مطمئن شود ساختمانی که تولید شده از نظر مسائل عمرانی، معماری، فنی و .. دارای ایمنی و شرایط مناسب برای رسیدن به بهره‌برداری می‌باشد یا خیر. اما بخشی از کار نیز در حیطه مدیریت پروژه قرار می‌گیرد و مشخصا به عوامل تولید مربوط است.
کنترل کیفیت عوامل تولید باز هم به همان مفهوم کلیدی که در بخش‌های قبلی به آن اشاره نموده‌ایم بستگی دارد: بهره‌وری! برای مثال، آیا فرایند بتن‌ریزی به درستی انجام شده و هیچ نقصی در کار وجود ندارد؟ اگر مهندس ناظر متوجه ایرادی در این مرحله شود، حتما مدیر پروژه باید ورود کند و با بررسی مولفه‌های مختلف متوجه شود که این نقص از طرف کدام یک از عوامل تولیدی است.
آیا تجهیزاتی که برای این کار خریداری و یا کرایه شده‌اند، عملکرد خوبی نداشته‌اند، آیا بتنی که خریداری شده دارای کیفیت پایینی بوده است، نیروی انسانی کارش را به درستی انجام داده و ده‌ها سوال دیگری که باید جواب داده شوند. پس اگر یکی از مراحل کار مانند بتن ریزی به صورت استاندارد و صحیح انجام نشود، به این معناست که حداقل یکی از عوامل تولید بهره‌وری پایینی دارد. کنترل این مساله موجب بازگشت پروژه به مسیر صحیح، کاهش هزینه، از بین رفتن زیان و افزایش سود خواهد شد.
در مدیریت پروژه تلاش متخصصین و فعالان این حوزه رساندن پروژه‌ها به موفقیتی است که برای آن‌ها در نظر گرفته شده است. هر مدیر پروژه ابزارهای تکنیکی و عملی در اختیار دارد تا دست به چنین کاری بزند و هرقدر که تسلط بیشتری بر این ابزار داشته باشد، موفقیت پروژه بیشتر خواهد بود.
در این مقاله تلاش کردیم تا نگاهی مختصر و مفید به این موضوع بیندازیم و امیدواریم که برای‌تان مفید بوده باشد. منتظر نظرات ارزشمند شما هستیم.
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|