امروزه ضرورت حضور مدیر پروژه در پروژه‌های متوسط تا بزرگ بر کسی پوشیده نیست. هر چه مدیر پروژه در امر مدیریت موفق‌تر باشد، آن پروژه در تمام زمینه‌ها به هدف خود نزدیک‌تر خواهد شد. در بازار جهانی پیچیده و رقابتی امروز، به غیر از مهارت‌های اصلی مورد نیاز برای یک مدیر پروژه، مثلا مهارت‌های مدیریت فنی پروژه، مهارت‌های دیگری مانند مدیریت کسب و کار و مهارت‌های رهبری نیز لازم است.
چیزی که معمولاً به آن کمتر پرداخته شده است، مهارت‌های رهبری از ویژگی‌های یک مدیر پروژه موفق است. در اینجا علاوه بر ارائه توضیحاتی در مورد مهارت‌های فنی و کسب و کار، به بررسی کامل‌تر مهارت‌های رهبری مورد نیاز برای یک مدیر پروژه قوی می‌پردازیم.
مدیر پروژه و صلاحیت‌های مورد نیاز او
مدیر پروژه شخصی است که برای مدیریت و هدایت تیم گمارده می‌شود و وظیفه دستیابی به اهداف پروژه را بر عهده دارد.
صلاحیت‌های مورد نیاز برای یک مدیر پروژه موفق شامل سه مجموعه مهارت اصلی زیر است:
- مدیریت فنی پروژه
- مدیریت استراتژیک و تجاری
- رهبری
مدیریت فنی پروژه چیست؟
مهارت‌های مدیریت فنی، در واقع توانایی مدیر پروژه برای به کارگیری دانش خود در حوزه‌های مختلف، برای رسیدن به اهداف است.
این حوزه‌ها که به اصطلاح «مناطق دانش مدیریت پروژه» نامیده می‌شوند؛ ۱۲ مورد زیر هستند:
- مدیریت ادغام پروژه (Project Integration Management)
- مدیریت حوزه پروژه (Project Scope Management)
- مدیریت برنامه زمانبندی پروژه (Project Schedule Management)
- مدیریت هزینه پروژه ( Project Cost Management)
- مدیریت کیفیت پروژه (Project Quality Management)
- مدیریت منابع پروژه (Project Resource Management)
- مدیریت ارتباطات پروژه (Project Communication Management)
- مدیریت ریسک پروژه (Project Risk Management)
- مدیریت تجهیز کردن پروژه (Project Procurement Management)
- مدیریت ذینفعان پروژه (Project Stakeholder Management)
- مدیریت بهداشت، ایمنی، امنیت و محیط زیست در پروژه ( Project Health, Safety, Security, and Environmental Management)
- مدیریت مالی پروژه (Project Financial Management)
به طور کلی، مدیری که مهارت‌های مدیریت فنی را به خوبی داشته باشد، می‌تواند پروژه را در ۱۲ حوزه گفته شده در بالا به خوبی هدایت کند تا پروژه به اهداف مورد نظر برسد.
مهارت‌های مدیریت کسب و کار
مدیریت پروژه فقط مربوط به برنامه‌ریزی و زمانبندی نیست، بلکه یک مدیر پروژه موفق باید در حوزه‌های کسب و کار نیز تخصص کافی را داشته باشد. مهارت‌های مورد نظر در این بخش، مربوط به دانش و تخصص در کسب و کار و تجارت است که عملکرد مدیر پروژه را ارتقا می‌بخشد. برای مثال داشتن تخصص در حوزه‌های دیگری مانند امور مالی، بازاریابی و حسابداری.
تفاوت‌های رهبری و مدیریت
قبل از اینکه به مهارت‌های رهبری یک مدیر پروژه موفق بپردازیم، بهتر است تعریف کنیم که تفاوت رهبری و مدیریت در چیست. کلمات مدیریت و رهبری اغلب به همراه یکدیگر مورد استفاده قرار می‌گیرند. اما ذکر این نکته حائز اهمیت است که آن‌ها مترادف نیستند.
مدیریت: مدیریت بیشتر با هدایت شخص دیگر همراه است تا تیم، با استفاده از مجموعه‌ای از رفتارهای مورد انتظار، از یک نقطه به نقطه دیگر برسد. یک مدیر باید بتواند کار و تیم را سازماندهی کند و برای دستیابی به اهداف کار، برنامه‌ای ارائه دهد.
رهبری: رهبری شامل کار با دیگران از طریق استفاده از دانش، مهارت‌ها و رفتارها و همچنین بحث و گفتگو با هدف ایجاد انگیزه و هدایت تیم از یک نقطه به نقطه دیگر است. یک رهبر کسی است که می‌تواند به تیم الهام دهد.
مهارت‌های رهبری یک مدیر پروژه موفق
صرف‌نظر از این که مدیر پروژه، در طول پروژه چقدر قدرت و اختیار دارد عامل اصلی در توانایی و موفقیت وی در انجام کار معمولاً شیوه رهبری اوست.
مهارت‌های رهبری معمولاً بر دو پایه اصلی زیر ساخته می‌شوند:
- ویژگی‌های یک رهبر (Qualities of a leader)
- شخصیت یک رهبر (Personality of a leader)
در ادامه به توضیح این دو پایه اصلی از مهارت‌های رهبری یک مدیر پروژه موفق می‌پردازیم.
مهارت‌های رهبری؛ ویژگی‌های یک رهبر
برخی از ویژگی‌های مورد انتظار برای یک مدیر موفق به عنوان رهبر، شامل موارد زیر است:
قادر به ایجاد تیمی کارآمد است
در واقع منظور از این جمله، کمک به گروهی از افراد است که دارای هدف مشترکی می‌باشند و موظف به همکاری با یکدیگر هستند.
در این بخش هدف مدیر و رهبر، بهبود دانش و مهارت اعضای تیم و همچنین بهبود احساس اعتماد و توافق بین آن‌ها و نیز ایجاد یک فرهنگ تیمی پویا و منسجم است.
قادر به برقراری ارتباط موثر با اعضای پروژه است
- یک مدیر پروژه باید زمان کافی برای برقراری ارتباط با اعضای پروژه را اختصاص دهد. (مدیران پروژه 90٪ از وقت خود را برای برقراری ارتباط صرف می‌کنند).
- پذیرش و بازخورد از مواردی است که باعث یک تعامل موثر بین مدیر پروژه و اعضای آن می‌شود.
- پرسش و گوش دادن
- آشنایی با سبک‌های ارتباطی که شامل موارد زیر است: اقتدارگرا، تبلیغاتی، مشورتی، رمزی، ارعاب، مبارزه‌ای و سایر.
به این معنی که در هر جا باید با یک سبک ارتباطی منحصر به فرد، وارد مذاکره شد. مثلاً گاهی لازم است به صورت اقتدارگرا نظر خود را تحمیل کرد ولی گاهی بهتر است با سبک مشورتی نظر خود را ارائه داد و نظر طرف مقابل را هم شنید.
داشتن مهارت‌های مذاکره
داشتن مهارت‌های مذاکره برای مشورت با طرفین دارای منافع مشترک یا دارای منافع متعارض که برای سازش یا دستیابی به توافق ضروری است.
بنابراین یک مدیر پروژه باید وضعیت را تجزیه و تحلیل کند، تمایز بین خواسته‌ها و نیازها را در نظر بگیرد، تمرکز بیشتری بر روی منافع و مسائل داشته باشد نه بر مواضع. کم پیشنهاد کند اما واقع بین باشد، با دقت گوش کند و به مقدار زیادی ارتباط برقرار کند.
آشنایی کافی با فرآیند تصمیم‌گیری مشترک داشته باشد، فرایندهای تصمیم‌گیری شامل مراحل زیر هستند:
- تعریف مسئله؛
- تولید راه‌حل؛
- انتخاب راه‌حل مناسب؛
- برنامه‌ریزی راه‌حل؛
- برنامه‌ریزی روش ارزیابی راه‌حل؛ و
- ارزیابی نتیجه و روند
قادر به مدیریت درگیری باشد (Conflict Management)
درگیری در محیط یک پروژه اجتناب‌ناپذیر است. دلایل زیادی ممکن است به درگیری در یک پروژه منجر شود، برای مثال: رقابت برای منابع، شکست در ارتباطات و بسیاری از عوامل دیگر.
اگر درگیری به طور جدی و موثر مدیریت شود، در واقع می‌توانند به تیم برای رسیدن به یک راه حل بهتر کمک کنند. مدیر پروژه باید بتواند درگیری‌ها را به طور فعال مدیریت کند تا تأثیرات منفی احتمالی آن را به حداقل برساند.
مهارت‌های رهبری؛ شخصیت یک رهبر
شخصیت به تفاوت‌های فردی در الگوهای مشخص تفکر، احساس و رفتار اشاره دارد.
یک مدیر پروژه موفق باید هر یک از خصوصیات شخصیتی زیر را تا حدی داشته باشد:
- اجتماعی بودن (مثلاً توانایی درک و کار با افراد مختلف)
- خدمات‌محور و مشارکتی بودن (به عنوان مثال، تمایل به خدمت به افراد دیگر)
- آگاهی فرهنگی داشته باشد (مثلا حساسیت به دید افراد درگیر در پروژه بر‌اساس تفاوت در فرهنگ‌ها، ارزش‌ها، هنجارها و عقاید)
فرهنگ می‌تواند سرعت کار، روند تصمیم‌گیری و انگیزه عمل بدون برنامه‌ریزی مناسب را تحت تاثیر قرار دهد.
- آگاهی سیاسی (مثلاً به معنای داشتن هوش سیاسی برای انجام امور)
سیاست در اینجا با معنای عامی که از آن می‌دانیم تفاوت دارد و به معنی فعالیت‌هایی برای دستیابی، توسعه و استفاده از قدرت و منابع دیگر برای تاثیرگذاری بر دیگران و به دست آوردن نتیجه مطلوب است.
سیاست‌های سازمانی به دلیل تنوع در هنجارها، پیش‌زمینه‌ها و انتظارات افراد درگیر در یک پروژه، در محیط‌های پروژه اجتناب‌ناپذیر است.
برای ایجاد روابط مثبت لازم بین ذینفعان پروژه نیاز به روراست بودن و توانایی ایجاد اعتماد می‌باشد. برخی اقدامات برای اعتماد‌سازی بین ذینفعان یک پروژه که مدیر پروژه باید آن‌ها را به خوبی انجام دهد؛ به شرح زیر است:
- همواره تمام ذینفعان را مطلع کند، به ویژه هنگامی که تحقق تعهدات در معرض خطر باشد.
- یک مدیر پروژه باید زمان صرف کند تا مستقیماً با تیم درگیر شود تا درک بهتری از موقعیت‌های تأثیرگذار بر تیم را به دست آورد.
- باید درباره آنچه نیاز دارد یا انتظار دارد مستقیم و صریح صحبت کند.
- از ترس اشتباه بودن اطلاعات، آن‌ها را دریغ نکند. حتی اگر ممکن است اشتباه کند مایل به اشتراک‌گذاری اطلاعات باشد.
- پذیرای نوآوری باشد و هرگونه مسائل یا نگرانی‌ها را با روشی صریح و روشن حل و فصل کند.
- فراتر از منافع خود را هم ببیند.
مهارت‌های احساسی و انگیزشی که شامل ایجاد یک محیط برای رسیدن به اهداف پروژه و در عین حال حداکثر رضایت مردم در مورد آنچه که برای آن‌ها بیشترین ارزش را دارند، می باشند.
این ارزش‌ها ممکن است شامل رضایت شغلی، کار چالش برانگیز، احساس کمال، پیشرفت و رشد، جبران خسارت مالی کافی و غیره باشد.
منبع
- جزوات درس دانش مدیریت پروژه، دکتر هروی، سرپرست گرایش مدیریت ساخت دانشگاه تهران
- Project Management Institute (PMI). (2017). Project Management Body of Knowledge, 6th Ed., PMI, Newtown Square, Pennsylvania
- Project Management Institute (PMI). (2017). Project Manager Competency Development Framework, 3rd Ed., PMI, Newtown Square, Pennsylvania
- Project Management Institute (PMI). (2013). Project Management Body of Knowledge, 5th Ed., PMI, Newtown Square, Pennsylvania
- Project Management Institute (PMI). (2007). Project Manager Competency Development Framework, 2nd Ed., PMI, Newtown Square, Pennsylvania
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|
