عبارت «بهره‌وری در مدیریت پروژه» برای شما چه معنایی دارد؟ احتمالا بیشتر از هر چیزی به یاد تصاویری بیفتید که نشان می‌دهند یک مدیر در حال مدیریت یک پروژه است و بلافاصله جواب بدهید: بهره‌وری یعنی رشد تولید و کسب سود بیشتر.
البته این جواب اصلا اشتباه نیست اما مساله این است که بهره‌وری مفهومی گسترده دارد و در بسیاری از منابع، خیلی ساده و مختصر به آن اشاره نموده‌اند. در کتاب‌های علم اقتصاد نوشته‌اند که بهره‌وری به معنای استفاده بهینه از عوامل تولید است و در مدیریت منابع انسانی هم گفته می‌شود که بهره‌وری یعنی هر کس در جای درست و مناسبی قرار داشته باشد و بتواند بیشترین مشارکت را در کار به خرج دهد.
اما وقتی مفهوم بهره‌وری در مدیریت مد نظر باشد، دیگر مساله بهینه‌سازی نیروی انسانی یکی از مسائل کار می‌باشد و به موارد کلی‌تری باید برسیم. می‌خواهیم در این مطلب موضوع بهره‌وری را در سطح مدیریت پروژه بررسی نموده و به عواملی برسیم که کمک می‌کنند تا این کار را به شیوه‌ای استاندارد انجام دهید.
روش بهینه‌سازی مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه به کار توزیع منابع تولید، برنامه‌ریزی برای فرایند تولید و کنترل منابع صرف شده جهت تولید می‌پردازد.
فردی که به عنوان مدیر یک پروژه انتخاب می‌شود، وظیفه دارد این ۳ کار را انجام دهد و تلاش کند که مسیرهای رسیدن به خروجی را هدایت نماید. در واقع، عوامل تولید را به عنوان «ورودی‌های پروژه» به او تحویل می‌دهند و از وی انتظار دارند که مسیر دست‌یابی به «خروجی‌های پروژه» را که ممکن است محصول یا خدمات باشد، هدایت و کنترل نماید.
مدیر پروژه برای انجام درست این کار، نیاز دارد تا یک استراتژی ترسیم نماید. تک‌تک عوامل دخیل در تولید را شناسایی کند، تعیین نماید که هر کدام از این عوامل در چه بخشی و در کدام مرحله از کار باید دخالت کنند و سپس میزان اثرگذاری هر یک را کنترل و آنالیز کند.
حالا که اشاره مختصری به وظایف چنین فردی کردیم، باید بررسی کنیم که چگونه بهره‌وری در مدیریت پروژه اتفاق می‌افتد و چگونه می‌توانیم کار این فرد را بهینه کنیم.
در ادامه توصیه‌هایی برای این مساله ارائه خواهیم نمود.
بهره‌وری در مدیریت پروژه و نیروی انسانی
می‌توان ادعا کرد که نیروی انسانی، مهم‌ترین ابزار کار مدیر پروژه است. او باید بخش زیادی از تمرکز خود را معطوف به این منبع کند تا بتواند به استراتژی کامل و جامعی برای هدایت پروژه دست یابد.
پس اولین قدم، همان مفهوم اساسی بهره‌وری است که می‌گوید هر کدام از عوامل انسانی تولید باید در جای درستی قرار گیرند و بیشترین نقش را در تولید ایفا کنند. یکی از وظایف مدیر پروژه تقسیم کردن مراحل تولید و تقسیم وظایف نیروی کارش است.
پروژه‌های اقتصادی یا برای تولید محصول شکل می‌گیرند یا برای اینکه خدمتی را ارائه دهند. در هر یک از این حالت‌ها، سه مرحله کلی بیشتر وجود ندارد: پیش‌تولید، تولید، پسا تولید مثلا اگر هدف پروژه شما دادن مشاوره به افرادی باشد که می‌خواهند ساختمان اداری بسازند، اولین مرحله پیش‌تولید است. در این مرحله، شما مجموعه مطالبی را که برای مشاوره دادن به آن‌ها نیاز خواهید داشت را جمع‌آوری می‌کنید، مشاوران و افراد متخصص مورد نیاز را استخدام می‌نمایید و چند پروژه را تحلیل می‌کنید تا به صورت دقیق متوجه شوید چه کارهایی لازم است انجام شوند.
در مرحله تولید، مشاوران شما به کسانی که به شرکت مراجعه می‌کنند مشاوره می‌دهند و متخصصان براساس مطالبی که تعیین کرده‌اید، خط و ربط‌هایی برای مراجعین مشخص می‌نمایند. در مرحله پس تولید هم، باید کارهای مختلفی را که در شرکت انجام شده‌اند ارزیابی نمایید، نقص‌های موجود را برطرف و نقاط قوت را تقویت کنید.
اما مساله مهم این است که مدیر پروژه شرکت شما، بتواند به دقیق‌ترین شکل ممکن ۳ مرحله کلی را به مراحل جزئی‌تر خرد کند. هر قدر مراحل جزئی دقیق‌تر، واقعی‌تر و قابل ارزیابی‌تر باشند، عملکرد موفق‌تری داشته است. عمل بعدی، این است که تعیین کند در هر کدام از آن مراحل جزئی، چند نفر و کدام یک از عوامل انسانی شرکت باید دخیل شوند. بعد از به کار گرفتن آن‌ها نیز باید کنترل کاملی بر عملکرد هر یک داشته باشد و در هر جایی از فرایند کار و تولید که از او آنالیز شرکت را خواستید، بتواند میزان کارآمدی هر یک از نیروهای انسانی را تحویل شما بدهد.
برای انجام درست این وظیفه، سه پیشنهاد برای شما داریم:
شناخت تمام پتانسیل‌ها و نقاط ضعف عوامل انسانی
اجرای صحیح این مورد، با همکاری مدیر منابع انسانی اتفاق می‌افتد. هنگام استخدام و پس از ورود فرد به سازمان، شما و مدیر منابع انسانی باید شاخص‌های اختصاصی شرکت و پروژه خودتان را طراحی کنند و براساس اهداف ترسیم شده، بتوانند پتانسیل آن‌ها و ضعف‌هایی که دارند را تعیین نمایند.
تعیین این شاخص‌ها، کمک می‌کند تا مدیر پروژه موقع توزیع افراد در مراحل جزئی بتواند بهترین توزیع را داشته باشد.
پاسخ‌گو کردن نیروی انسانی
در مدیریت پروژه، ارزیابی نیروی کار از دو راه انجام می‌دهد: اول همان طراحی شاخص‌های اختصاصی سازمان است و دوم القای حس مسئولیت در آن‌ها برای پاسخ‌گو بودن حین کار.
لازم است سیاست سازمان متکی بر صداقت باشد و پرسنل بدانند به خاطر داشتن صداقت نه تنها مورد سرزنش قرار نخواهند گرفت، بلکه تشویق نیز می‌شوند. با اجرای این سیاست، آن‌ها در هر جایی از کار پاسخ‌گوی عملکردشان هستند و از فرافکنی و انداختن تقصیرات به گردن دیگران اجتناب می‌نمایند. در نتیجه، مدیر پروژه اشراف مورد نیازش را بر آن‌ها دارد.
ایجاد ارتباط استاندارد بین پرسنل
همیشه به مدیران توصیه می‌شود که نیازی نیست تمام پرسنل با یکدیگر احساس دوستی و صمیمیت داشته باشند. شاید نیاز باشد که بعضی از واحدها با یکدیگر اصطلاحا قهر باشند. شاید لازم باشد بین بعضی واحدها رقابت شدیدی ایجاد شود. ممکن است ایجاد رابطه کامل بین افراد، موجب کاهش بهره‌وری آن‌ها و ایجاد ضرر برای سازمان گردد.
پس، بعد از اینکه توزیع نیروی انسانی را در مراحل مختلف پروژه مشخص کردید و کنترل و اشراف کاملی بر آن‌ها بدست آوردید، حالا باید رابطه آن‌ها را نیز مدیریت نمایید.
بهینه‌سازی مدیریت پروژه و دیگر عوامل تولید
پس از بررسی مهم‌ترین عامل تولید، به سراغ دیگر عوامل می‌رویم. سرمایه و تکنولوژی دیگر عواملی هستند که باید به بهره‌وری کاملی برسند که مدیر پروژه در این کار نقشی بسیار حیاتی دارد.
سرمایه فقط پولی که در حساب بانکی شرکت واریز شده نیست. سرمایه شامل ارزش و اعتبار برند شما، افرادی که از بیرون به سازمان‌تان لینک شده‌اند و به پیدا کردن مشتری بیشتر یا به دست آوردن منابع اولیه تولید بهتر کمک می‌کنند و همچنین تجربه‌ای است که در طول حیات سازمان به دست آورده‌اید و براساس آن عمل می‌کنید.
استفاده درست از کل سرمایه، بخشی از راه رسیدن به بهره‌وری سازمانی می‌باشد. اگر بی‌محابا در هر پروژه‌ای وارد شوید و هر مسئولیتی را قبول کنید، ممکن است برند شرکت را به خطر بیندازید. اگر نتوانید محصولات یا خدمات را درست و به موقع تحویل دهید، باز هم چنین ریسکی وجود دارد. اگر رابطه با افراد بیرون سازمان را خوب مدیریت نکنید، سود همکاری با آن‌ها را از دست خواهید داد و بسیاری از اشتباهات مشابهی که ممکن است انجام دهید.
مدیر پروژه، باید از طریق «هزینه فایده کردن» تعیین کند که در کدام بخش از پروژه، چه میزان از سرمایه باید صرف شود. چه قسمت‌هایی از سرمایه در معرض ریسک قرار دارند و بهتر است که در برنامه جامع شرکت، مورد بازبینی قرار گیرند.
این کار دقیقا برای عامل تولید «تکنولوژی» هم لازم است صورت گیرد. تکنولوژی می‌تواند شامل ابزار خط تولید باشد و یا حتی، علم و دانشی که توسط بعضی تکنسین‌ها و محققین سازمان کسب شده نیز در همین دسته قرار می‌گیرند.
بهینه‌سازی کردن کارآمدی تکنولوژی، ضلع سوم بهره‌وری در مدیریت پروژه است.
در بخش نیروی انسانی گفتیم که بهتر است همکاری خوبی را با مدیر منابع انسانی برقرار کنید. در این بخش توصیه ما این است که مدیر پروژه باید با بخش تحقیق و توسعه (R&D) به نحو احسن همکاری کند.
اگر بخش تحقیق و توسعه اعلام کرده که شیوه نوینی برای تولید محصول یا سرویس‌دهی را طراحی نموده است، مدیر پروژه باید قبل از هر تصمیمی بررسی کند که این متد جدید چقدر بر روی بهره‌وری سایر عوامل تولید نقش دارد. آیا برای بعضی از نیروی انسانی موازی کاری ایجاد می‌کند؟ آیا وظایف عده‌ای را بیشتر و وظایف عده‌ای دیگر را کم‌تر می‌نماید؟ اگر هزینه مالی که قرار است صرف تعبیه آن روش شود، صرف آموزش نیروی انسانی یا سرمایه‌گذاری در بخش دیگری شود، سودآوری سازمان بهینه‌تر نخواهد شد؟
حتی اگر به این نتیجه برسید که متد جدید برای شرکت بهره‌وری بیشتری به همراه خواهد داشت، باید آنالیز کنید که در کدام یک از بخش‌های استراتژی پروژه باید آن را به کار گرفت و به شاخص‌های کنترل و بررسی ویژه‌ای دست پیدا کنید. در هر مرحله، میزان خروجی دهی و سودآوری آن را با روش قبلی مقایسه نموده و تعیین کنید که سود و زیان اقتصادی و سود و زیان حسابداری هر روش چقدر می‌باشد.
در این مطلب، راه‌کارهای اصلی و کلی را برای افزایش بهره‌وری در جهت مدیریت بهینه پروژه، بررسی و معرفی نمودیم. یک مدیر پروژه وظیفه دارد برای اجرای هر کدام از کارهایی که معرفی شد، از خلاقیت و هوش خود استفاده نماید و به شیوه‌ای استاندارد و ترجیحا مخصوص سازمان متبوعش آن‌ها را انجام دهد. هیچ وقت یک مدیر پروژه نمی‌تواند از مدیر پروژه دیگری گرته‌برداری موفقی داشته باشد مگر اینکه الگوهایی در کار او بیابد و آن الگوها را شخصی‌سازی نماید.
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|