در مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی کردن برای اجرای درست پروژه و رسیدن به اهداف مشخص شده، اهمیتی حیاتی دارد. همچنین اجرای برنامه در مدیریت پروژه نیز حائز اهمیت فراوانی است و مدیر پروژه موظف است که بر اجرای آن نظارتی دقیق و کامل داشته باشد.
از جمله وظایف یک مدیر پروژه این موارد هستند؛ شناخت تمام عوامل تولیدی، شناسایی پتانسیل‌های کسب سود بیشتر و جلوگیری کردن از زیان، برنامه‌ریزی برای تولید و مشخص کردن وظایف هر یک از بخش‌ها.
اما در این مقاله قصد داریم در کنار وظایف ذکر شده به مورد دیگری اشاره کنیم و آن را بررسی نماییم. این مورد همان اجرای برنامه در مدیریت پروژه است. شما از این موضوع چه اطلاعاتی دارید؟ آیا می‌خواهید بدانید که مدیر پروژه چه نقشی در اجرای صحیح برنامه‌ها دارد؟ پس با مپسا همراه باشید.
مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی برای کار
برنامه‌ریزی کردن در هر کاری بسیار مهم است. فارغ از اینکه شما در چه سطح و مقیاسی می‌خواهید کاری انجام بدهید، برنامه‌ریزی کردن را باید جدی بگیرید.
اما وقتی در یک پروژه اقتصادی و تولیدی مشغول هستید که در قالب آن پرسنل زیادی استخدام شده‌اند و همه برای رسیدن به یک هدف مشترک مشغول کار هستند، برنامه‌ریزی کردن اهمیت بسیار بیشتری را هم پیدا خواهد کرد.
برنامه‌ریزی منابع یکی از زیر مجموعه‌های طراحی برنامه برای پروژه است. در پروژه‌های ناموفق عموما شاهد این مساله هستیم که مدیران به زمان‌بندی کردن و برنامه‌ریزی برای انجام کارها در دوره‌های زمانی مشخص مشغول هستند. اما آن‌ها در این حین، توجهی به این موضوع ندارند که زمان‌بندی را باید با توجه به منابع انجام داد. به انجام چنین کاری، برنامه‌ریزی منابع نیز گفته می‌شود.
مدیریت پروژه موفق حتما برای منابع تولیدی مختلف: منابع انسانی، منابع تجهیزاتی و تکنولوژیکی، منابع مصالح و مواد اولیه … برنامه‌های کاملی دارند.
جهت طراحی یک برنامه صحیح برای منابع این مراحل را باید طی کنید:
- منابع در دسترس را به دو دسته تقسیم کنید: مصرفی و غیر مصرفی.
- منابعی را که در حین پروژه مورد نظر به پایان خواهند رسید (مثل مواد اولیه و مصالح) در لیست منابع مصرفی جای دهید.
- منابعی را که در حین پروژه مورد نظر به پایان نخواهند رسید (نیروی انسانی و تجهیزات) در لیست منابع غیرمصرفی جای دهید.
- حالا برنامه‌ای را که برای پروژه طراحی کرده‌اید، براساس این منابع مورد بازنگری قرار دهید. در واقع شما در ابتدای کار، زمانی را که برای رسیدن به اهداف پروژه در اختیار داشته‌اید به دوره‌های زمانی کوچک‌تر تقسیم نموده‌اید و مشخص کرده‌اید که در هر یک از این دوره‌ها چه کاری باید انجام شوند. پس، برای هر دوره منابع مصرفی و غیر مصرفی مورد نیاز را تخصیص بدهید.
- وقتی معین کردید که برای انجام هر کاری و در هر دوره زمانی کوتاه‌مدتی چه منابع مصرفی و چه منابع غیر مصرفی نیاز هستند، همه چیز آماده اجرای برنامه در مدیریت پروژه است.
مدیر پروژه چگونه برنامه کاری را اجرا می‌نماید؟
برنامه منابع و جداول زمان‌بندی به نوعی یک نقشه راه هستند. وقتی زمان آغاز و پایان هر کار تعیین شده باشد و برای هر عمل، منابعی اختصاص یافته باشند، مسیر پروژه به خوبی مشخص شده است.
در مرحله اجرای برنامه، مدیر پروژه صرفا نقش ناظر را ندارد. درست است که بخش زیادی از مراحل برنامه‌ریزی و زمان‌بندی را خود او انجام داده است، اما تازه اصل وظایف وی آغاز شده و او باید همه چیز را در این مسیر مدیریت و کنترل نماید.
دو مساله در این مرحله مهم هستند:
- مسیر بحرانی پروژه را شناسایی کنید.
- بر روی مایلستون‌ها یا نقاط عطف تمرکز داشته باشید.
مسیر بحرانی یا همان CPM به طولانی‌ترین مسیری گفته می‌شود که می‌توان از طریق آن اهداف پروژه را پی گرفت. اگر پروژه شما در مسیر بحرانی قرار بگیرد کارها با تاخیر مواجه می‌شوند در نتیجه کل برنامه زمانی پروژه دچار مشکل گشته و با تاخیر نسبتا زیادی به اهداف مورد نظر خواهید رسید.
پس مدیر پروژه موظف است که در حین اجرای برنامه این مسیر را شناسایی نموده و همه موارد را کنترل کند تا از افتادن پروژه در مسیر بحرانی اجتناب نماید.
مایلستون‌ها یا نقاط عطف پروژه نیز دیگر مواردی هستند که باید توسط مدیر پروژه مورد بررسی قرار گیرند. هر پروژه‌ای در طول عمر خودش، نقاط زمانی برجسته‌ای دارد. در واقع اگر پروژه X برای رسیدن به یک هدف معین شکل گرفته باشد، آن هدف معین به چند هدف کوچک‌تر تقسیم می‌شود. اگر مثلا 10 هدف کوچک تعریف شوند، زمان رسیدن به هر یک از آن‌ها یک نقطه عطف یا مایلستون به شمار می‌آید.
البته مایلستون‌ها بیشتر در مسیرهای بحرانی مورد توجه قرار می‌گیرند. اگر پروژه در مسیر بحرانی افتاده باشد، نیاز است که تک تک این مایلستون‌ها را مورد دقت قرار دهید و این‌گونه بر نحوه و میزان پیشرفت کارها کنترل داشته باشید.
ارزیابی و نظارت پروژه توسط مدیر پروژه
عمل دیگری که حین اجرای برنامه در مدیریت پروژه لازم است در دستور کار قرار گیرد، نظارت و ارزیابی فعالیت‌هاست.
برای انجام این کار، سیستم خاصی تعریف شده است که به آن سیستم اندازه‌گیری پیشرفت گفته می‌شود. به صورت کلی، در هر جایی از جدول زمانی که قرار دارید، می‌توانید با محاسبه نسبت «میزان فعالیت‌های انجام شده» به «کل فعالیت‌های پروژه» یک درصد کلی از میزان پیشرفته پروژه را به دست آورید.
یکی دیگر از کارها برآورد نسبت هزینه‌ها به میزان سودآوری پروژه است. این محاسبه به این خاطر انجام می‌شود تا بتوان تحلیل کرد که به اندازه هر مقدار پولی که خرج شده است، چقدر ستانده و خروجی داشته‌ایم.
سومین کاری که مدیر پروژه هنگام اجرای برنامه انجام می‌دهد، نظارت و بررسی بودجه پروژه است. قبل از اجرای برنامه‌ها، بودجه خاصی برای پروژه در نظر می‌گیریم و یکی از موارد اساسی این است که از کسری بودجه زیاد جلوگیری کنیم. پس اصول اجرای برنامه در مدیریت پروژه، حکم می‌کند تا در هر مرحله از کار بر چند مورد آن نظارت داشته باشید:
- اگر مثلا در ماه سوم پروژه هستید، ابتدا مشخص نمایید که در 3 ماه گذشته چقدر هزینه کرده‌اید.
- سپس به بودجه تعریف شده مراجعه نمایید تا متوجه شوید در این برنامه برای 3 ماه اول چه مقدار بودجه کنار گذاشته شده است.
- و در نهایت، باید این دو را با یکدیگر انطباق دهید. آیا هزیه‌هایی که در اجرای برنامه داشته‌اید بیش از هزینه‌هایی است که قبل از اجرا پیش بینی کرده بودید؟ آیا هزینه‌های صرف شده کمتر از هزینه‌های پیش‌بینی شده است؟
این تحلیل‌ها به شما کمک می‌کنند تا به نتیجه بسیار مهمی برسید. اگر در این مرحله از کار با کسری بودجه مواجه هستید، باید تمام مسیرهای هزینه بودجه را پیگیری کنید تا مشخص شود چه مجراهایی موجب شده‌اند هزینه بیشتری خرج شود. اما اگر هزینه‌های صرف شده کمتر از بودجه در نظر گرفته شده است، باز هم باید پیگیری نمایید که دلیل این کاهش هزینه چه بوده است. آیا این کاهش هزینه‌ها به نفع سودآوری بیشتر پروژه بوده است یا خیر؟
در اصل مقایسه کردن کارهای اجرا شده با کارهای برنامه‌ریزی شده یکی از عمده وظایف مدیریت پروژه است. وقتی انحرافات بین این 2 نمایان شوند، می‌توانید پروژه را به بهترین مسیر هدایت نمایید.
آپدیت کردن برنامه زمانی در مدیریت پروژه
وقتی شما در یک پروژه اقتصادی با بودجه بالا و ریسک‌های فراوان مشغول به کار شوید، بیش از قبل به این جمله ایمان خواهید آورد که: زمان طلاست!
حالا که زمان اینقدر اهمیت دارد، باید کنترل کاملی بر روی آن داشته باشید. بهترین راه برای کنترل داشتن بر زمان این است که برنامه زمان‌بندی را در پایان هر دوره مورد بازنگری و اصلاح قرار دهید. مثلا می‌توانید در پایان هر هفته جداول برنامه‌ریزی زمان را بررسی کنید تا متوجه شوید چقدر پیشرفت پروژه مطابق با زمان پیش‌بینی شده بوده است.
در ادامه زمان پیش‌بینی شده را با زمان اجرا شده مطابقت دهید و انحرافات را پیگیری کنید. اگر در بخش خاصی زمان در حال تلف شدن است و یا تعدادی از پرسنل به دلیل مواجه شدن با کمبود زمان، میزان بهره‌وری‌شان کاهش یافته و مدیر پروژه می‌تواند با اصلاح و آپدیت برنامه زمانی بهره‌وری عوامل تولید از جمله نیروی انسانی را افزایش دهد.
مدیر پروژه و تهیه گزارش‌های مدیریتی
هیات مدیره و مدیر مسئول هر پروژه‌ای در طول پیشبرد فعالیت‌ها بسیار علاقمند هستند تا از کم و کیف پیشرفت پروژه مطلع باشند.
در کنار اصول و مواردی که برای اجرای برنامه در مدیریت پروژه ذکر کردیم، ارائه کردن گزارش‌های مدیریتی هم بخش دیگری از وظایف مدیر پروژه به حساب می‌آید. با ارائه کردن این گزارش‌ها هم مدیران ارشد را از کمیت و کیفیت اجرای برنامه‌ها آگاه می‌سازید و هم می‌توانید برای جبران تاخیر در اجرای فعالیت‌ها، جبران کسری بودجه و یا استخدام عوامل تولید بیشتر از آن‌ها کمک بخواهید.
در این مطلب سعی کردیم نکات و اصول عملی اجرای برنامه در مدیریت پروژه را شرح دهیم و بررسی کنیم. از شما دعوت می‌کنیم که نظرات و تجربیات خود پیرامون این مساله را در قسمت نظرات بنویسید. ضمنا، اگر مطالعه این مقاله برای شما مفید بوده، می‌توانید آن را برای دوستان و همکاران خود به اشتراک بگذارید.
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|