می‌گویند ایرانی‌ها کار تیمی بلد نیستند. این حرف اگر چه بسیار کلی و غیرعلمی است و نمی‌تواند مبنای تحلیل کردن قرار گیرد، اما سرآغاز خوبی است تا موضوع این مقاله را تشریح کنیم.
کار تیمی موفق در مدیریت پروژه مساله‌ای پیچیده و چند لایه است و حتی از جنبه جامعه‌شناسی هم می‌توان به آن نگاه کرد. کار تیمی یا همان Team Work در صنعت و تجارت همواره مورد تاکید مدرسان و مشاوران بوده است و در کشور خودمان هم بسیاری از موسسات پول زیادی خرج می‌کنند تا این مهارت را به پرسنل خود بیاموزند.
بله کار تیمی یک مهارت است و بیشتر از این که به ملیت و نژاد ما ربط داشته باشد، به تجربه و دانش ما مربوط می‌باشد. مپسا قصد دارد در این مقاله موضوع تیم ورک یا کار تیمی را تحلیل کند و چند راهکار عملی مناسب برای تقویت این مهارت در پیشبرد پروژه‌ها ارائه کند.
چرا کار تیمی مهم است؟
چند شغل را می‌شناسید که فقط متکی بر تلاش یک نفر باشد. شاید پیرمرد کفاشی که سر چهارراه محله شما مشغول کار است، یکی از آخرین نمونه‌هایی باشد که از مشاغل انفرادی به یاد داریم.
یا مثلا راننده تاکسی و اتوبوسی که به تنها اتوموبیل خود را هدایت می‌کند و مسافران را به مقصد می‌رساند. اما آیا این کارهایی که ذکر کردیم و سایر مشاغلی که نمونه‌هایی از کار انفرادی هستند، یک پروژه محسوب می‌شود؟! پاسخ این سوال بی‌شک منفی است.
پروژه چیست و چه معنایی دارد؟ به زبان ساده می‌توان گفت که پروژه به معنای برنامه جامع و مشترکی است که برای رسیدن به یک هدف خاص تدوین می‌شود. یک سازمان خیریه می‌خواهد به تمام کارتن خواب‌های یک منطقه غذای گرم بدهد. این هدف را در قالب یک پروژه تعریف می‌کند، بدین صورت هدفش از این کار را مشخص می‌نماید، هدف تعیین شده را برای تمام پرسنل خود شرح می‌دهد و همه آن‌ها را نسبت به این موضوع دغدغه‌مند می‌کند، برای کل پروسه انجام این کار جدول زمانی می‌نویسد و از صفر تا صد مراحل پیشرفت کار را کنترل می‌کند.
یک شرکت مشاوره معماری، پروژه‌ای تعریف کرده است که در قالب آن به ده پیمانکار مشاوره می‌دهد. این شرکت نیز بعد از تعیین هدف و شرح دادن اهمیت و ابعاد این کار برای تمام کارکنان خود، وظیفه هر یک از آن‌ها را مشخص می‌نماید و برای‌شان جدول زمانی می‌نویسد. در ادامه هم تمام کارهای مورد نظر را کنترل خواهد کرد تا مطمئن شود که کارها به درستی پیش می‌روند.
این مثال‌ها را که خواندید احتمالا متوجه منظور ما از زدن آن‌ها شده‌اید. بله، هیچ پروژه‌ای را نمی‌توان یک نفره و به تنهایی انجام داد. کم نیستند پروژه‌هایی که یک نفره آغاز شده‌اند اما در ادامه ده‌ها، صدها و بلکه هزاران نفر با آن همراه شده‌اند.
یک معلم شیمی تصمیم می‌گیرد که در زیرزمین خانه‌اش نوعی سس را تولید کند و به مغازه‌های محله خود بفروشد. خیلی طول نمی‌کشد که این پروژه از حالت انفرادی خارج می‌شود و در حال حاضر یکی از مشهورترین برندهای ایرانی به شمار می‌آید.
پس نتیجه‌گیری ما از نکات ذکر شده این است که کار تیمی و Team Work در هر پروژه‌ای بسیار حیاتی است و میزان موفقیت هر کدام به میزان تلاش برای کنترل بهتر این مساله بازمی‌گردد. کار تیمی موفق در مدیریت پروژه تا حدود زیادی موفقیت آن کار را تضمین می‌کند. دلیل این ادعا هم ساده است، اگر افراد در قالب یک گروه ضمن اینکه وظایف شخصی‌شان را به خوبی انجام می‌دهند، با دیگران نیز تعامل استانداردی داشته باشند و در واقع به آن‌ها هم کمک کنند، بعید است که آن پروژه با شکست مواجه شود.
در ادامه 3 اصلی را بررسی خواهیم کرد که به یک مدیر پروژه کمک می‌کنند کار تیمی افرادش را به خوبی مدیریت نماید.
اصل اول: تعلق به گروه
کسانی که به فوتبال علاقمند هستند به خوبی می‌دانند که اصل اول مدنظر ما اهمیت زیادی دارد. در یک تیم فوتبال اگر بازیکنان یا حتی سرمربی فقط برای دستمزد بالا به تیم‌شان پیوسته باشند تیم در طول فصل با مشکل مواجه خواهد شد.
به همین خاطر هم سرمربیان خبره و باتجربه بیش از هر چیز به اصالت تیم‌شان توجه دارند و اصطلاحا تلاش می‌کنند تا DNA تیم را به رگ‌های بازیکنان تزریق نمایند.
دقیقا یک مدیر پروژه موفق هم چنین عملکردی دارد. او به پرسنل و اعضای پروژه تفهیم می‌کند که قرار نیست فقط برای حقوق ماهانه‌شان کار کنند. او اجازه نمی‌دهد افرادش حین انجام کار استرس و اضطرابی از بابت مسئولیت‌های کاری خود داشته باشند. وقتی که پرسنل در عین مسئولیت‌پذیری، بدون استرس و اضطراب کار کنند هر فرد وظیفه خود را به نحو احسن انجام می‌دهد و به این فکر نمی‌افتد که بخواهد از زیر کار در برود یا کارهای خودش را به دوش همکارانش بیندازد.
وقتی که این اصل توسط مدیر پروژه در سازمان و موسسه رعایت شود، کارکنان احساس اتحاد می‌کنند و لذت می‌برند که در کنار هم برای رسیدن به هدف مشترکی کار می‌کنند. اگر در شبکه‌های اجتماعی مطالبی را که کارمندان موسسات مختلف می‌نویسند خوانده باشید، متوجه شده‌اید هر کسی که در شرکت یا موسسه موفقی کار می‌کند احساس تعلق بیشتری به آنجا دارد و بیشتر از کار با همکارانش لذت می‌برد.
شاید بگویید دلیلش این است که در شرکتی مشهور استخدام شده و از کسب پرستیژ کاری بالا خوشحال است. اما بهتر است اینطوری نگاه کنیم که چون آن موسسه توانسته در بلندمدت کار تیمی موفق در مدیریت پروژه را اجرا کند و تعلق به گروه را در ذهن پرسنل خود جای دهد، آن‌ها تا این حد به کار کردن در آنجا مفتخر هستند.
پس طوری آن‌ها را مدیریت کنید که عاشق تیم‌شان باشند، از کار با همکاران‌شان لذت ببرند، با افتخار به همه بگویند که عضو تیم کاری شما هستند و اگر در مواقعی فشار کار بالا رفت و به ساعات کاری بیشتری نیاز بود، بدون هیچ مشکلی کارشان را با قدرت ادامه دهند.
اصل دوم: ارتباط سازمانی
موسسات و سازمان‌های مدرن و پیشرفته این اصل را به جد رعایت می‌کنند. وقتی که در یک موسسه صد نفر یا هزار نفر همزمان مشغول کار هستند، خواه ناخواه بین آن‌ها ارتباطات مختلفی شکل می‌گیرد.
بعضی دور هم جمع می‌شوند و کارمند تازه واردی را به سخره می‌گیرند، بعضی دیگر با هم از ایرادات مدیریتی سازمان گله می‌کنند و با نگاهی خردمندانه به مدیر خرده می‌گیرند که مدیریت بلد نیست. عده‌ای هم بر روی پیشرفت پروژه بحث می‌کنند و با جدیت مشغول تبادل‌نظر در این باره هستند.
شما به عنوان یک مدیر پروژه کدام یک از این ارتباطات را ترجیح می‌دهید؟ احتمالا گروه سوم را به جمع‌های اول و دوم ترجیح می‌دهید و حاضر هستید برای تشویق دیگران به چنین ارتباطاتی در محل کار، پاداش‌هایی را هم در نظر بگیرید.
موسسه شما از چند بخش تشکیل شده است؟ مدیریت منابع انسانی، حسابداری، آی‌تی، تاسیسات، تبلیغات، روابط عمومی و …. از جمله بخش‌هایی هستند که در بیشتر موسسات تشکیل شده‌اند. بسیاری از آن‌ها در طول پیشبرد کار و اهداف مشترکی که در پروژه دارند، مجبور به تعامل و داشتن ارتباط سازمانی هستند. به این فکر کنید چه کارهایی می‌توانید انجام دهید تا این روابط به حرفه‌ای‌ترین، سریع‌ترین و پربازده‌ترین شکل ممکن انجام شوند.
اگر می‌خواهید کار تیمی را به درستی در میان پرسنل جا بیندازید، روابط و تعامل آن‌ها را به شکلی حرفه‌ای مدیریت کنید. ابتدا بررسی کنید تا متوجه شوید چه بخش‌هایی ضرورتا باید با یکدیگر روابط منظم و روزانه داشته باشند و چه بخش‌هایی هیچ نیازی به این مساله ندارند.
در این بین یک موضوع وجود دارد که مانند تیغ دو لبه عمل می‌کند. این موضوع رقابت سازنده است. کار تیمی موفق در مدیریت پروژه این‌گونه است که شما تلاش می‌کنید این الگو را در موسسه جا بیندازید که پرسنل مایل باشند از همدیگر بهتر باشند اما هر زمان که کسی به کمک یا راهنمایی آن‌ها نیاز داشت، دریغ نکنند. چرا که پس‌زمینه ذهنی چنین فردی این است که موفقیت همکارش در اهداف خود موجب پیشرفت سازمان می‌گردد و پیشرفت سازمان هم به معنای افزایش سود و اعتبار آنجاست. با وقوع این اتفاق هم خود او از مواهب موفقیت موسسه بهره‌مند خواهد شد.
اصل سوم: کنترل نظم و انضباط
هرگاه یک گروه در مسیر پیشبرد فعالیت‌هایش با هرج و مرج روبرو شود، حتما در مسیر فروپاشی خواهد افتاد.
پس برای تضمین کار تیمی موفق در مدیریت پروژه، نظم و انضباطی آهنین و دقیق در سازمان اجرا کنید. حتما می‌دانید وقتی از صفت آهنین و دقیق استفاده می‌کنیم، منظور این نیست که احساس کنید با عده‌ای ربات مشغول کار هستید و یک دقیقه تاخیر کارمندان را باید با سخت‌ترین تنبیه‌ها مجازات نمایید.
منظور ما این است طوری تیم را مدیریت کنید که افراد احساس کنند:
- تمام تلاش‌هایی که انجام می‌دهند بر روی بازدهی موسسه اثرگذار است و توسط مدیریت دیده می‌شود.
- هر فرد بداند دقیقا از چه کسی دستور می‌گیرد و به چه شخصی پاسخگو خواهد بود. اگر غیر این باشد، نه تنها در قالب کار تیمی بلکه در انجام وظایف انفرادی‌اش هم سردرگم می‌شود.
- کارمندان احساس کنند تک2تک تصمیماتی که توسط تیم مدیریتی گرفته می‌شوند و همه قوانین که وضع می‌گردند، جدی و لازم‌الاجرا می‌باشند. کافی است یک یا دو بار قوانین تازه‌ای وضع شوند و پس از مدتی خود مدیر هم آن‌ها را فراموش کند، این‌گونه اتفاقات بذر بی نظمی را در موسسه می‌کارند.
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|