مدیریت پروژه عمرانی ویژگی‌های مخصوصی دارد که برای داشتن عملکرد موفق در این شغل، لازم است این خصوصیات را یاد گرفت.
البته مدیران پروژه در هر عرصه‌ای که فعالیت کنند، وظایف و امور مشخصی را بر عهده می‌گیرند و اصولا هر پروژه‌ای برای به سرانجام رسیدن نیاز به چنین فردی دارد که عوامل تولید را به خوبی کنترل نماید. اما نکته‌ای که در این مقاله قرار است مورد بررسی قرار دهیم به صورت اختصاصی به حوزه عمران مربوط است.
پروژه‌های عمرانی به خاطر اینکه مستقیما با محیط و فضایی سر و کار دارند که زندگی و فعالیت انسان‌ها در همان محیط و فضا می‌گذرد، اهمیت فوق‌العاده زیادی دارند. در این مطلب به میزان اهمیت و اصول کاربردی که لازم است مورد استفاده قرار گیرند، اشاره می‌شود.
مدیریت پروژه عمرانی
قبل از هر چیزی بهتر است مفاهیم مربوط به موضوع مقاله را تعریف کنیم و بعد بر اساس همین تعاریف به سراغ اصل مطلب برویم.
پروژه عمرانی در واقع به پروژه‌ای گفته می‌شود که مجموعه‌ای از خدمات طراحی، فازهای عملیاتی، ساختن یک طرح عمرانی یا تکمیل یک طرح ناقص عمرانی مربوط است. در اکثر اوقات هدف از یک پروژه عمرانی احداث تسهیلاتی است که به قصد انجام فعالیت‌های تجاری و یا تولیدی ساخته می‌شوند.
در این پروژه‌ها، پیمانکار متعهد می‌شود تا در قطعه زمینی مشخص و در دوره زمانی تعیین شده، بنای اصلی مورد نظر را به همراه تمامی بناهای فرعی، سازه‌های طراحی شده اطراف آن و سایر موارد را بسازد و تحویل کارفرما بدهد. فاز اجرایی این کار و عملیاتی که صورت می‌گیرد، بر اساس مطالعات فنی، اقتصادی و حتی اجتماعی است که همگی در حوزه عمران انجام می‌شوند.
بنابراین، از مراحل مقدماتی تا مراحل پایانی در یک مجموعه که همان پروژه عمرانی است تعریف می‌شوند و همانطور که مشخص است، کاری بسیار گسترده و مهم به شمار می‌آید. ضمن اینکه بسیاری از این فعالیت‌ها دولتی است و برای استفاده عموم مردم طراحی و ساخته می‌شوند. حجم سرمایه‌ای که صرف این کارها می‌شوند بسیار زیاد بوده و همین مساله نیز ریسک کار را بیشتر می‌نماید.
اما وقتی از مدیریت پروژه‌های عمرانی صحبت می‌کنیم، منظورمان فرآیندی است که درآن: مسئولیت تمامی افراد و پرسنل مشخص می‌شود، اهداف و سیاست‌های کلی و کیفی به منظور تامین نیازهای پروژه تعریف می‌شوند، کنترل کیفیت و کنترل روند فعالیت‌ها به صورت مستمر انجام می‌شود و بسیاری از موارد دیگر که در ادامه ذکر خواهند شد.
اما یکی از مشکلات عمده‌ای که در این حوزه وجود دارد، این است که اهداف، فرایندها و کنترل عوامل تولید به خوبی و به درستی انجام نمی‌شوند و در نتیجه، هزینه فعالیت‌ها بالاتر رفته و سودکلی پروژه کاهش می‌یابد. به همین خاطر مشخص است که بررسی کردن روش‌هایی که برای ارزیابی اثربخشی این فعالیت‌ها وجود دارند، بسیار حیاتی و مهم است.
در ادامه، روش‌هایی برای انجام این کار شرح داده می‌شوند.
بهبود مستمر در مدیریت پروژه عمرانی
هر پروژه‌ای از چهار مرحله کلی تشکیل می‌شود: برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و اقدام.
این 4 مورد در پروژه‌های عمرانی نیز به همین ترتیب وجود دارند. ارزیابی اثربخشی در پروژه‌های عمرانی به این معناست که هر عاملی که در تولید نقش ایفا می‌کند، چقدر اثر بخشی دارد و چقدر به افزایش سود اقتصادی منجر می‌شود.
در واقع براساس همین ۴ مرحله می‌توان یک چرخه را ترسیم نمود که به آن چرخه دمینگ گفته می‌شود که شاید بتوان آن را در عبارت «بهبود مستمر» خلاصه نمود. بهبود مستمر نیازمند این است که همه چیز در تمام مراحل کاملا تحت کنترل باشد. تحت کنترل بودن عوامل تولید نیز به معنای ارزیابی اثر بخشی آن‌ها در هر چهار بخش چرخه‌ای است که نام بردیم.
حالا می‌خواهیم به بررسی اثربخشی در هر یک از مراحل بپردازیم.
در اولین مرحله، برنامه‌ریزی و طراحی صورت می‌گیرد. کاری که در زبان انگلیسی به آن Plan & Design گفته می‌شود و اصل و اساس تمامی فعالیت‌های بعد از خودش است. اما چگونه می‌توان در مرحله برنامه‌ریزی اثربخشی را ارزیابی کرد؟
در این بخش از کار، مهم‌ترین نکته است که به برنامه‌ریزی اجرایی دست بزنید. در بخش قبلی اشاره کردیم که در پروژه‌های عمرانی مطالعات بسیاری در زمینه‌های فنی، اقتصادی و اجتماعی انجام می‌شوند. این مطالعات به منظور تعیین مشخصات کار به صورت تئوریک است. اما وقتی که این کارهای مطالعاتی و پژوهشی انجام شد و از درست بودن مشخصات پروژه و نحوه انجام کار مطمئن شدیم، حتما باید یک برنامه اجرایی طراحی کنیم.
با داشتن یک برنامه اجرایی می‌توان به راحتی فهمید که هر عامل و هر عنصر در فرایند تولید چه نقشی را قرار است ایفا کند. هر یک از عوامل تولید (انسانی یا تکنولوژیک) در چه بخشی از کار وارد فرایند تولید می‌شود و در چه بخشی از آن خارج خواهد شد. با تعیین همه این مسائل، پارامتر‌هایی برای ارزیابی عوامل تولید به دست می‌آیند.
برای مثال، وقتی در حال برنامه‌ریزی برای پرسنل هستیم مطمئنا این مساله را مدنظر قرار می‌دهیم که کارگران ساده، کارشناسان، متخصصین و مدیران ارشد هر کدام چقدر بر سودآوری و یا هزینه سازی پروژه نقش دارند. بر همین اساس شاخص کنترل کیفی هر کدام از آن‌ها مخصوص شرایط شغلی خودشان است. مدیر پروژه عمرانی در همین مرحله برنامه‌ریزی اجرایی تعیین می‌کند که برای بهبود مستمر، چگونه پرسنل ارزیابی خواهند شد.
اما علاوه بر این برنامه، موارد دیگری نیز باید کار شوند. طراحی تفصیلی، طراحی پایه و طرح‌ریزی مفهومی هم انجام می‌شوند و در هر کدام از آن‌ها، راه‌هایی برای ارزیابی اثربخشی به دست می‌آیند.
مرحله دوم، یا همان اجرا به نوعی مهم‌ترین مرحله از فرایند پروژه است. در مرحله اجرا کردن ما در حال تلاش برای رسیدن به اهدافی هستیم که در مرحله قبلی تعیین شده‌اند. حالا کوچک‌ترین اشتباه یا غفلتی منجر به از دست رفتن سود و یا به وجود آمدن هزینه می‌گردد.
در نتیجه ارزیابی اثربخشی عوامل تولید و رسیدن به بهبود مستمر در مرحله اجرا فوق‌العاده مهم‌تر می‌باشد. مدل‌سازی‌ها در این بخش از فرایند راه چاره‌ای است که می‌توان با تکیه بر آن به بهبود مستمری که به دنبالش هستیم برسیم. مدل‌سازی کیفی و مدل‌سازی‌های نهایی از جمله مدل‌سازی‌های موثری هستند که مدیران پروژه با طراحی آن‌ها به ارزیابی کیفی نیروی انسانی، تجهیزات تکنولوژیک و حتی سرمایه‌ای که هزینه می‌شوند دست می‌زنند.
کار کردن براساس مدل‌های ساخته شده به این معناست که ما طبق الگوهایی از پیش طراحی شده فعالیت می‌کنیم و همه شاخص‌های برای کنترل و ارزیابی در دسترس هستند. اینکه چگونه می‌توان مدل‌های مدنظر را به دست آورد، موضوع مفصلی است که باید به صورت جداگانه به آن پرداخته شود. اما در اینجا به صورت خلاصه اشاره می‌کنیم که مدل‌سازی را مطابق با اطلاعات پایه‌ای در رابطه با خود پروژه، مقایسه آن با پروژه‌های دیگر و همچنین، استانداردهایی که سازمان‌ها و نهادهای فعال در بخش عمران ارائه کرده‌اند، می‌توان انجام داد.
طبیعتا بخش زیادی از آن‌ها در مراحل مقدماتی ساخته می‌شوند و بخشی نیز در مرحله اجرایی تکمیل می‌گردند.
در مرحله سوم، کنترل یا چک انجام می‌شود. این مرحله بیش از بقیه بر عهده مدیر پروژه است و نقش او پر رنگ‌تر از قبل و بعد می‌شود. البته که فرایند کنترل را مدیر پروژه به تنهایی انجام نمی‌دهد و کسان دیگری نظیر: مدیر کنترل کیفیت، مدیر منابع انسانی، متخصصین تجهیزات و تکنولوژی و افراد دیگری در این پروسه به او کمک می‌کنند.
از جمله عملیاتی که در مرحله سوم پروژه صورت می‌گیرند، بدین شرح هستند:
- تجزیه، تحلیل و برآورد فعالیت‌هایی که انجام شده است.
- ارزیابی عملکرد تمام پرسنل و عوامل تولید
- نتیجه‌گیری در مورد عملکرد آن‌ها
با رسیدن به نتایجی که نشان دهنده اثربخشی عوامل هستند، بخش زیادی از وظایف شما به عنوان مدیر پروژه انجام شده است. اگر پس از مرحله اجرایی همچنان نقص‌هایی در پروژه وجود دارند و یا نیاز است که بخشی از کارها تکمیل شوند، باید بلافاصله تشخیص داده شده و در دستور کار قرار گیرند.
و در مرحله چهارم که اقدام نام دارد، باید پروژه را آماده بهره‌برداری نمایید و درنهایت به کارفرما تحویل دهید. رساندن پروژه به بهره‌برداری نیازمند بررسی تمام اجزا و ابعاد آن است. هر قدر که ارزیابی اثربخشی و بهبود مستمر در بخش‌های قبلی فرایند تولید به درستی انجام شده باشند، در مرحله پایانی نتیجه کار بهتر خواهد بود.
مپسا در این مقاله به بررسی نحوه ارزیابی اثربخشی در پروژه‌های عمرانی پرداخت. این نوع پروژه‌ها به خاطر گستردگی فعالیت‌ها و طولانی بودن بازه‌های زمانی برای انجام کارها، به اجرای مدیریت پروژه به شیوه‌ای استاندارد و حرفه‌ای نیاز دارند.
امیدواریم که این مقاله برای شما مفید باشد.
منابع:
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|