مدیر پروژه برای اینکه بفهمد پروژه واقعاً در چه وضعیتی قرار دارد، نمیتواند فقط به گزارشهای روزانه یا میزان پیشرفت ظاهری کارگاه تکیه کند. ممکن است پروژه از نظر ظاهری خوب پیش برود، اما همزمان هزینهها بیشتر از بودجه مصرف شوند یا زمان واقعی اجرای فعالیتها از برنامه عقب افتاده باشد.
اینجاست که شاخصهای کلیدی عملکرد یا KPI اهمیت پیدا میکنند.
KPI یک معیار قابلاندازهگیری است که به مدیر پروژه نشان میدهد یک بخش مشخص از پروژه تا چه اندازه با هدف تعیینشده فاصله دارد. نکته مهم این است که KPI صرفاً یک عدد برای گزارش دادن نیست؛ باید به تصمیم منجر شود.
مهمترین KPIهای پروژه ساختمانی کداماند؟
لازم نیست برای مدیریت یک پروژه دهها شاخص را همزمان بررسی کنید. انتخاب تعداد محدودی شاخص مرتبط با اهداف پروژه معمولاً کاربردیتر است. چند شاخص مهم عبارتاند از:
انحراف هزینه؛ آیا بیشتر از بودجه خرج کردهایم؟
سادهترین شاخص مالی، مقایسه هزینه واقعی با هزینه برنامهریزیشده است:
هزینه واقعی − هزینه برنامهریزیشده = انحراف هزینه
اگر عدد مثبت باشد، یعنی هزینه واقعی بیشتر از بودجه پیشبینیشده بوده است.
اما صرفاً دانستن اینکه هزینه بیشتر شده کافی نیست. سؤال مهمتر این است:
چرا؟
افزایش قیمت مصالح، مصرف بیش از حد، دوبارهکاری، افزایش دستمزد یا برآورد اولیه اشتباه میتوانند دلایل متفاوتی داشته باشند. بنابراین KPI باید به پیدا کردن علت انحراف کمک کند.
انحراف زمان؛ آیا پروژه از برنامه عقب است؟
برای بررسی عملکرد زمانی، مدت واقعی فعالیت یا پروژه را با مدت برنامهریزیشده مقایسه کنید:
زمان واقعی − زمان برنامهریزیشده = انحراف زمان
اگر عدد مثبت باشد، زمان بیشتری نسبت به برنامه مصرف شده است.
برای مدیریت بهتر، این شاخص را میتوان در سطح فعالیتها نیز بررسی کرد تا مشخص شود تأخیر دقیقاً در کدام بخش ایجاد شده است.
درصد تحقق نقاط عطف
گاهی درصد پیشرفت کلی پروژه تصویر دقیقی از وضعیت آن نمیدهد. به همین دلیل، نقاط عطف اهمیت زیادی دارند.
برای مثال میتوان نقاط عطفی مانند پایان اسکلت، پایان سفتکاری، اتمام تأسیسات یا آماده شدن پروژه برای تحویل را مشخص کرد.
سپس بررسی کنید:
چند درصد از نقاط عطف در موعد مقرر محقق شدهاند؟
اگر چند نقطه عطف مهم پشت سر هم از برنامه عقب افتاده باشند، احتمال وجود یک مشکل ساختاری در برنامهریزی یا اجرای پروژه بیشتر میشود.
CPI؛ هر واحد هزینه چقدر کار ایجاد کرده است؟
اگر پروژه از روش مدیریت ارزش کسبشده استفاده میکند، شاخص عملکرد هزینه یا CPI یکی از کاربردیترین شاخصهاست:
CPI = EV / AC
در این فرمول:
- ارزش کسبشده (EV): ارزش بودجهای کاری که واقعاً انجام شده است.
- هزینه واقعی :(AC) مبلغی که واقعاً برای انجام آن کار پرداخت یا مصرف شده است.
تفسیر ساده:
- ۱CPI = : عملکرد هزینه مطابق برنامه است.
- ۱CPI > : پروژه نسبت به ارزش کاری که ایجاد کرده، هزینه کمتری مصرف کرده است.
- ۱CPI < : هزینه واقعی بیشتر از ارزش کسبشده بوده است.
مثلاً CPI برابر با ۰٫۸ یعنی به ازای هر ۱ واحد هزینه واقعی، فقط ۰٫۸ واحد ارزش کسبشده ایجاد شده است. این عدد باید زنگ هشداری برای بررسی علت انحراف هزینه باشد.
SPI؛ پروژه با چه سرعتی نسبت به برنامه پیش میرود؟
شاخص عملکرد زمانبندی یا SPI وضعیت پیشرفت پروژه نسبت به برنامه را نشان میدهد:
SPI = EV / PV
که در آن:
- EV: ارزش کسبشده
- PV: ارزش برنامهریزیشده تا تاریخ مورد بررسی
تفسیر آن نیز ساده است:
- ۱SPI = : مطابق برنامه پیش میرویم.
- ۱SPI > : پیشرفت از برنامه جلوتر است.
- ۱SPI < : پروژه از برنامه عقب است.
البته SPI بهتنهایی علت تأخیر را مشخص نمیکند؛ فقط نشان میدهد که باید بررسی بیشتری روی زمانبندی انجام شود.
نرخ دوبارهکاری؛ چقدر از کار را مجبوریم دوباره انجام دهیم؟
یکی از KPIهای کاربردی در پروژه ساختمانی، نرخ یا میزان دوبارهکاری است.
هر فعالیتی که به دلیل خطای اجرایی، عدم انطباق با نقشه، کیفیت نامناسب مصالح یا اشتباه در هماهنگی مجبور به اصلاح یا اجرای مجدد شود، علاوه بر هزینه مستقیم، زمان پروژه را نیز مصرف میکند.
برای همین میتوان میزان هزینه یا ساعات صرفشده برای دوبارهکاری را بهصورت دورهای ثبت و با کل هزینه یا ساعات کاری مقایسه کرد.
دوبارهکاری بالا معمولاً فقط یک مشکل کیفی نیست؛ میتواند نشانه ضعف در آموزش، کنترل کیفیت، هماهنگی یا فرآیند اجرایی باشد.
بهرهوری منابع؛ منابع پروژه واقعاً چقدر استفاده میشوند؟
KPIهای بهرهوری کمک میکنند بفهمیم نیروی انسانی، تجهیزات و مصالح تا چه اندازه مؤثر مصرف شدهاند.
برای مثال میتوان موارد زیر را بررسی کرد:
- خروجی ایجادشده به ازای ساعات کار نیروی انسانی
- میزان استفاده واقعی از تجهیزات نسبت به زمان در دسترس
- مقدار واقعی مصرف مصالح در مقایسه با مقدار برآوردشده
- میزان کار انجامشده در یک بازه زمانی مشخص
اگر یک دستگاه بخش زیادی از زمان خود را بدون استفاده در کارگاه بگذراند، یا نیروی انسانی به دلیل نرسیدن مصالح منتظر بماند، پروژه حتی بدون افزایش مستقیم هزینه نیز دچار افت بهرهوری شده است.
KPI را چطور به ابزار تصمیمگیری تبدیل کنیم؟
اشتباه رایج این است که KPIها فقط در پایان ماه محاسبه و در یک گزارش ثبت شوند.
روش کاربردیتر این است:
اندازهگیری → مقایسه → پیدا کردن علت → اقدام اصلاحی → اندازهگیری مجدد
برای مثال، فرض کنید CPI پروژه از ۱ به ۰٫۸ کاهش پیدا کرده است.
نباید فقط در گزارش بنویسیم «CPI کاهش یافته است». باید بررسی کنیم:
کدام هزینه باعث این کاهش شده؟
اگر علت، افزایش مصرف فولاد باشد، باید مصرف واقعی با مقدار برآوردشده مقایسه شود. اگر مشکل از قیمت خرید باشد، باید قراردادها و تأمینکنندگان بررسی شوند. اگر دوبارهکاری علت اصلی باشد، باید سراغ فرآیند کنترل کیفیت رفت.
در واقع ارزش KPI در عدد آن نیست؛ در تصمیمی است که بعد از دیدن آن عدد میگیریم.
آیا همه پروژهها به KPIهای یکسان نیاز دارند؟
خیر. یک پروژه کوچک ساختمانی به اندازه یک پروژه بزرگ عمرانی به شاخصهای متعدد نیاز ندارد.
بهتر است ابتدا اهداف پروژه مشخص شوند و سپس KPIها بر اساس همان اهداف انتخاب شوند. اگر مهمترین هدف کنترل هزینه است، شاخصهای مالی باید وزن بیشتری داشته باشند. اگر پروژه با محدودیت زمانی مواجه است، شاخصهای زمانبندی اهمیت بیشتری پیدا میکنند.
همچنین بهتر است تعداد KPIها محدود بماند. دهها عددی که کسی آنها را بررسی نمیکند، از پنج شاخصی که هر هفته بر اساس آنها تصمیم گرفته میشود، ارزش کمتری دارند.
یک داشبورد ساده KPI برای پروژه
اگر بخواهید از همین هفته کنترل عملکرد پروژه را شروع کنید، میتوانید یک داشبورد ساده با این موارد داشته باشید:
|
سؤال اصلی |
شاخص |
|
آیا بیشتر از بودجه خرج کردهایم؟ |
انحراف هزینه |
|
آیا از برنامه عقب هستیم؟ |
انحراف زمان |
|
کدام اهداف مهم عقب افتادهاند؟ |
نقاط عطف |
|
هزینهکرد ما نسبت به ارزش کار انجامشده چطور است؟ |
CPI |
| سرعت پیشرفت نسبت به برنامه چگونه است؟ |
SPI |
| چه مقدار زمان و هزینه صرف اصلاح خطاها میشود؟ |
دوبارهکاری |
| آیا نیروی انسانی، تجهیزات و مصالح درست مصرف میشوند؟ |
بهرهوری منابع |
این داشبورد را میتوان بهصورت هفتگی یا ماهانه بهروزرسانی کرد و برای هر شاخص، اقدام اصلاحی مشخص تعیین کرد.
جمعبندی
KPIها قرار نیست پروژه را با انبوهی از عدد و نمودار پیچیده کنند. هدف آنها این است که وضعیت پروژه را قابلاندازهگیری و قابلتصمیمگیری کنند.
برای شروع، لازم نیست دهها شاخص تعریف کنید. چند KPI مشخص برای هزینه، زمان، کیفیت و بهرهوری انتخاب کنید، آنها را در بازههای منظم اندازه بگیرید و مهمتر از همه، هر انحراف را تا رسیدن به علت اصلی آن دنبال کنید.
اگر میخواهید ببینید KPIها در کنار زمان، هزینه، کیفیت، منابع، ریسک، قرارداد و سایر اجزای مدیریت پروژه چگونه در یک سیستم جامع کنار هم قرار میگیرند، راهنمای جامع مدیریت پروژههای ساختمانی؛ از برنامهریزی تا اجرا و کنترل را مطالعه کنید.
منابع:
شاخصهای کلیدی عملکرد یا KPI معیارهای کمی هستند که برای سنجش میزان پیشرفت و موفقیت پروژه نسبت به اهداف تعیینشده استفاده میشوند. این شاخصها به مدیران پروژه کمک میکنند وضعیت زمان، هزینه، کیفیت، ایمنی و بهرهوری را بهصورت مستمر پایش کنند و پیش از ایجاد انحراف یا زیان، تصمیمهای اصلاحی بگیرند.
از مهمترین شاخصهای کنترل هزینه میتوان به واریانس بودجه، درصد انحراف از بودجه و هزینه در هر متر مربع اشاره کرد. بررسی مستمر این شاخصها نشان میدهد آیا هزینههای واقعی با بودجه برنامهریزیشده همخوانی دارند یا پروژه در مسیر افزایش هزینه قرار گرفته است.
برای ارزیابی بهرهوری نیروی کار، شاخصهایی مانند مقایسه زمان واقعی با زمان برنامهریزیشده و بهرهوری نیروی انسانی بر اساس میزان خروجی استفاده میشوند. برای تجهیزات نیز نسبت زمان استفاده واقعی به زمان در دسترس بودن تجهیزات، میزان بهرهوری و زمانهای بلااستفاده را مشخص میکند.
نرمافزار مپسا با ثبت یکپارچه اطلاعات مالی، خریدها، پرداختها، کارکرد پرسنل و هزینههای پروژه، دادههای موردنیاز برای محاسبه KPIها را بهصورت لحظهای فراهم میکند. گزارشهای تحلیلی مپسا به مدیران کمک میکند شاخصهای هزینه، بودجه و پیشرفت پروژه را دقیقتر پایش و مدیریت کنند.
بله. شاخصهایی مانند تعداد دوبارهکاریها، تعداد بازرسیهای ناموفق و میزان رضایت مشتری، تأثیر مستقیمی بر کاهش هزینهها و افزایش سودآوری دارند. کاهش خطاهای اجرایی، جلوگیری از هدررفت مصالح و افزایش رضایت کارفرما میتواند به بهبود عملکرد مالی و دریافت پروژههای جدید منجر شود.
