یکی از مهمترین اقداماتی که برای مدیریت یک پروژه باید انجام شود، انتخاب استاندارد و یا چارچوب مناسب برای آن است. تا به امروز استانداردهای گوناگونی برای کمک به مدیریت پروژه تعریف شده‌اند. هر یک از این استانداردها با توجه به نوع، میزان پیچیدگی و شرایط محیطی پروژه، ساخته شده اند؛ بنابراین انتخاب استاندارد مناسب با پروژه و منطبق کردن پروژه بر آن، یک چالش مهم برای مدیران پروژه است.
استانداردهای مدیریت پروژه، برای دستیابی به اهداف پروژه برنامه‌ریزی شده اند. این استانداردها ممکن است از پروژه به پروژه دیگر متفاوت باشد، اما اهداف برای تکمیل پروژه در بازه زمانی تعیین شده و با استفاده از منابع اختصاص یافته معمولاً یکسان هستند.
تعیین استاندارد مناسب برای مدیریت پروژه
استانداردهای مدیریت پروژه باید بتواند فعالیت‌های کلی پروژه را به روشنی تعریف کند و نیازهای خاص پروژه‌ها را مشخص نماید. این استانداردها باید جزئیات کافی را ارائه دهند تا اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم می‌توانند اهداف پروژه را شناسایی کرده و به دنبال تحقق آن باشند. روشن و واضح بودن اهداف پروژه، یک شرط اساسی برای تکمیل به موقع و موفقیت‌آمیز پروژه‌ها است. استانداردهای مدیریت پروژه باید تا حد امکان کلیه افرادی را که می‌توانند در الزامات عملکردی یک پروژه مشارکت داشته باشند، درگیر نماید.
استانداردهای پروژه باید کلیه سیستم مدیریت پروژه، شایستگی‌ها و محدودیت‌های آن را در نظر بگیرد، اهداف پروژه را تعریف کند، سامانه اطلاعاتی را با شناسایی اهداف پروژه ساماندهی کند و همچنین برای ایجاد شبکه سیستم برای نظارت و کنترل کارآمد پروژه‌ها برنامه‌ریزی کند. هرچه استانداردهای مدیریت پروژه دقیق‌تر باشد، در افزایش بهره‌وری اعضای تیم موثرتر خواهد بود و به همه‌ی اعضای تیم پروژه اجازه می‌دهد تا اهداف پروژه را بهتر بشناسند.
سازمان‌هایی که چندین پروژه را از طریق همکاری و هماهنگی موثر مدیریت می‌کنند، باید استانداردهای مدیریتی برای هماهنگی و مدیریت پروژه‌های مختلف ایجاد کنند. استانداردهای مورد نیاز برای هماهنگی چندین پروژه، باید مراحل اولویت‌بندی پروژه‌ها، استفاده از منابع و به روزرسانی و گزارش‌های وضعیت پروژه را تشریح کند.
استانداردهای برنامه‌ریزی پروژه، پارامترها و کاربردها
استانداردهای مدیریت پروژه باید شامل ویژگی‌هایی از جمله موارد زیر باشد:
- ضروریات تضمین کیفیت
- برنامه مدیریت ریسک
- تمهیدات امنیتی
- تکنیک‌های تست
- مستندات و الزامات پروژه
هیچ استاندارد پروژه‌ای، نمی‌تواند بدون جزئیات هزینه، نیازهای پرسنل، استقرار منابع (شناسایی عوامل پروژه و ابزارهای مدیریت پروژه) و امکانات آموزشی، یک استاندارد کامل در نظر گرفته شود.
این استانداردها همچنین باید شامل دستورالعمل‌های مدیریت پیکربندی با هدف به حداقل رساندن اختلال در سیستم مدیریت پروژه و اطمینان از گردش روان پیشرفت پروژه باشد. استانداردهای پیکربندی باید به کار گرفته شود تا اطمینان حاصل شود که کلیه مراحل به طور صحیح مورد بررسی قرار گرفته، پس از ارزیابی دقیق، تصویب شده و طبق نیاز مستندسازی اطلاعات انجام شده و به اشتراک گذاشته می‌شود.
تضمین کیفیت یک بخش ضروری از استانداردهای مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهد. رویه‌های تضمین کیفیت باید علاوه بر تمام موارد دیگر، تعهد همه اعضای تیم را نیز تضمین کند. پرسنل تضمین کیفیت باید در هر مرحله، انطباق الزامات پروژه (الزامات داخلی یا خارجی) را با محصول و خدمات بررسی کنند. استانداردهای تضمین کیفیت باید با اندازه پروژه، خصوصیات پروژه و ریسک‌های آن مطابقت داشته باشد.
انواع استانداردهای مدیریت پروژه
همانطور که گفتیم، تا به امروز استانداردهای زیادی برای مدیریت پروژه تعریف شده‌اند. در این جدول معروف‌ترین آن‌ها به همراه نام سازمان و محل تالیف آورده شده است. در ادامه نیز به توضیح برخی از این استانداردها می‌پردازیم.
استاندارد گستره دانش مدیریت پروژه (PMBOK)
استاندارد PMBOK، توسط موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI) گردآوری و تدوین شده است. این موسسه در سال ۱۹۶۹ به عنوان یک سازمان غیرانتفاعی برای مدیریت پروژه تاسیس شد و استاندارد PMBOK (راهنمایی برای مدیریت پروژه در بدنه‌ی دانش) را برای اولین بار در سال ۱۹۹۶ منتشر کرد. آخرین نسخه این استاندارد، PMBOK 6 است که در سال ۲۰۱۷ منتشر شده است، در حالی که PMI قصد دارد نسخه بعدی را در سال ۲۰۲۰ منتشر کند.
با گذراندن دوره‌های مربوط به این استاندارد، مدیران پروژه می‌توانند گواهی «مدیر پروژه‌ی حرفه ای» را دریافت کنند.
این نسخه از PMBOK، با ترکیب گروه‌های فرآیندی در پروژه (شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل، خاتمه) با استفاده از حوزههای دانش مدیریت بهترین شیوه‌ها را در مورد نحوه مدیریت هر پروژه تعریف می‌کند. حوزههای دانش مدیریت پروژه عبارت‌اند از:
- مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه
- مدیریت دامنه پروژه
- مدیریت زمان پروژه
- مدیریت هزینه پروژه
- مدیریت مالی پروژه
- مدیریت HSSE پروژه
- مدیریت کیفیت پروژه
- مدیریت منابع پروژه
- مدیریت ارتباطات پروژه
- مدیریت ریسک پروژه
- مدیریت تدارکات پروژه
- مدیریت ذینفعان پروژه
که استفاده از این حوزه‌ها، در مراحل مختلف پروژه، منجر به ساخت ۴۷ فرآیند پروژه (به عنوان مثال، فرایند ایجاد منشور پروژه) می‌شود. این فرایندها باید در هر مرحله با چارچوبی که پروژه دارد، مدیریت شوند.
این استاندارد به طور معمول در پروژه‌های بزرگ و پیچیده و در صنایع گوناگون از جمله، نفت، گاز، راه و ساختمان، برق، نیرو و مخابرات مورد استفاده است.
استاندارد Prince2
استاندارد PRINCE2 که مخفف عبارت “PRojects IN Controlled Environments, version 2” به معنای «پروژه در محیط کنترل شده» است؛ اولین بار در سال ۱۹۹۶ منتشر شد و به طور مداوم تکامل یافت.
سازمان منتشر کننده این استاندارد، متعلق به یک سرمایه‌گذاری مشترک AXELOS و دولت انگلستان است. این استاندارد تعریف می‌کند که هر پروژه‌ای نیاز به تقسیم مراحل پروژه دارد؛ از جمله تعریف یک پروژه، شروع پروژه، هدایت پروژه، راهبری هر مرحله، کنترل هر مرحله، مدیریت تحویل محصول، مدیریت حدود هر مرحله و خاتمه پروژه.
به طور کلی استاندارد PRINCE2 دارای رویکردی فرآیند‌محور است. این استاندارد در انگلستان به طور گسترده مورد استفاده قرار می‌گیرد و بهترین روش برای انجام کارهای پروژه در صنایع مختلف را ارائه می‌دهد.
برخی از بارزترین ویژگی‌های این استاندارد موارد زیر هستند:
- بر توجیه کسب و کار تمرکز دارد.
- ساختار سازمانی را برای مدیریت تیم پروژه تعریف می‌کند.
- بر تقسیم پروژه به کارهای قابل مدیریت کردن، تاکید دارد.
استاندارد ICB
IPMA (انجمن بین المللی مدیریت پروژه) یک سازمان مدیریت پروژه اروپایی است اما در سطح جهان فعالیت می‌کند. این سازمان نخستین بار در سال ۱۹۶۷ با نام دیگری تاسیس شد و در سال ۱۹۹۶ به سازمان IPMA تکامل یافت و تا امروز با حدود 40،000 عضو در ارتباط بوده است. از سال ۱۹۹۹، این سازمان استاندارد ICB که مخفف “IPMA Competence Baseline” به معنای «مبنای شایستگی در IPMA» است را منتشر کرده است.
آخرین نسخه از ICB که نسخه چهارم آن است، از سال ۲۰۱۵ سه حوزه شایستگی را برای مدیران پروژه تعیین می‌کند که عبارتند از:
- افراد: صلاحیت‌های شخصی و بین فردی مورد نیاز برای موفقیت در پروژه‌ها
- تمرین: جنبه‌های فنی مدیریت پروژه‌ها
- چشم‌انداز: صلاحیت‌های زمینه‌ای که باید در محیط وسیع و گسترده‌تر قرار بگیرد.
این سازمان همچنین چهار سطح گواهینامه را برای مدیران پروژه تعریف می‌کند که عبارتند از:
- سطح D (همکار مدیریت پروژه معتبر)
- سطح C (مدیر پروژه مجاز)
- سطح B (مدیر پروژه ارشد پروژه)
- سطح A (مدیر پروژه معتبر)
استاندارد ISO
سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) چندین استاندارد مرتبط با مدیریت پروژه را تعریف کرده است. برای مثال ISO 21500 استانداردی برای مدیریت پروژه از سال 2012 است و راهنمایی های کلی را برای مدیران پروژه فراهم کرده است. برخی دیگر از استانداردهای ISO نیز مربوط به موارد مورد استفاده در مدیریت پروژه است. از جمله این استانداردها عبارت اند از:
- ISO 16326 که از سال 2009 مشخصات محتوای هنجاری را برای مجموعه‌های مدیریت پروژه ارائه می‌دهد.
- ISO 31000 که از سال 2009 اصول و رهنمودهای عمومی را در مورد مدیریت ریسک ارائه می‌دهد.
- ISO 9000 نیز از خانواده‌ی استاندارد‌‌هایی است که مفاهیم اساسی و اصول مدیریت کیفیت را توصیف می‌کند.
- ISO 10006 نیز دستورالعمل‌هایی را برای مدیریت کیفیت به طور خاص در پروژه‌ها تعیین می‌کند.
استاندارد OPM
در ویرایش دوم این استاندارد، راهکارهای برتر، مهم و پذیرفته شده‌ای را ارائه داده است که در واقع ابزاری مفید در جهت ارزیابی پیاده سازی مدیریت سازمانی پروژه در مقایسه با راهکارهای برتر شناخته شده است. این امر علاوه بر شناسایی فرصت‌های بهبود، امکان تصمیم‌گیری در خصوص برنامه‌ریزی و نهایتاً دستیابی به آن‌ها را فراهم می‌کند.
برخی از مزایای استفاده از این استاندارد برای مدیریت پروژه موارد زیر هستند:
- تقویت ارتباط بین برنامه‌ریزی و اجرای استراتژیک، بنابراین نتایج پروژه قابل پیش بینی، قابل اعتماد، سازگار و هماهنگ با موفقیت سازمانی هستند.
- شناسایی راهکارهای برتری که پیاده‌سازی استراتژی سازمانی را از طریق پروژه‌های موفق پشتیبانی می‌کنند.
- شناسایی توانمندی‌های خاصی که راهکارهای برتر را ایجاد می‌کنند و همچنین وابستگی میان آن توانمندی‌ها و راهکارهای برتر.
- ارائه ابزاری برای اجرای تحلیل فاصله مرتبط با پیکره توانمندی‌ها و راهکارهای برتر مدیریت پروژه شناخته شده.
- ارائه مبنایی برای سازمان‌ها که بتوانند فرایندهای مدیریت پروژه خود را بهبود دهند.
- ارائه راهنمایی و انعطاف‌پذیری در پیاده‌سازی مدل به جهت مجموعه نیازهای منحصر به فرد هر سازمان.
منابع
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|
