پروژههای ساختمانی بهدلیل ماهیت پیچیده، سرمایهبر و چند ذینفعه خود، بیش از هر نوع پروژه دیگری تحت تأثیر افراد و نهادهای مختلف قرار دارند. از کارفرما و سرمایهگذار گرفته تا پیمانکاران، مشاوران، نهادهای نظارتی و حتی جامعه محلی، هر یک میتوانند بهعنوان ذینفع پروژه نقشی تعیینکننده در مسیر اجرا و نتیجه نهایی آن ایفا کنند.
نادیده گرفتن انتظارات، نیازها یا میزان نفوذ این ذینفعان، اغلب منجر به بروز تعارض، تأخیر، افزایش هزینهها و کاهش کیفیت پروژه میشود.
در چنین شرایطی، شناخت دقیق اینکه ذینفعان پروژه چه کسانی هستند، چه نقشی دارند و چگونه باید با آنها تعامل و مدیریت شود، به یکی از الزامات اساسی مدیریت پروژههای ساختمانی تبدیل شده است.
این مقاله با هدف ارائه یک راهنمای جامع و بهروز، به بررسی مفهوم ذینفعان پروژه، انواع آنها، اهمیت شناسایی و مدیریت ذینفعان و نقش ابزارهای نوین مدیریتی در بهبود این فرآیند میپردازد تا مدیران پروژه بتوانند با دیدی ساختاریافتهتر، ریسکهای انسانی پروژه را کنترل و مسیر موفقیت پروژه را هموار کنند.
تعریف ذینفعان پروژههای ساختمانی
ذینفعان پروژه به کلیه افراد، گروهها یا سازمانهایی اطلاق میشود که بهصورت مستقیم یا غیرمستقیم بر پروژه اثر میگذارند یا از نتایج آن تأثیر میپذیرند. در پروژههای ساختمانی، به دلیل ماهیت چندبعدی، سرمایهبر و بلندمدت پروژهها، دامنه ذینفعان گستردهتر و حساستر از بسیاری از پروژههای دیگر است.
کارفرما، سرمایهگذار، پیمانکاران، مشاوران، نهادهای نظارتی، بهرهبرداران نهایی و حتی جامعه محلی پیرامون پروژه، همگی میتوانند در زمره ذینفعان پروژه ساختمانی قرار گیرند.
در گذشته، تمرکز غالباً بر ذینفعان مستقیم بوده است؛ اما رویکردهای نوین مدیریت پروژه تأکید دارند که ذینفعان غیرمستقیم نیز میتوانند تأثیر تعیینکنندهای بر موفقیت یا شکست پروژه داشته باشند. حالا شاید از خودتون بپرسید که تفاوت ذینفعان مستقیم با غیرمستقیم در چیست؛ در ادامه با ما همراه باشید که هرکدام را توضیح میدهیم.
انواع ذینفعان پروژههای ساختمانی
ذینفعان پروژه را میتوان از زوایای مختلف دستهبندی کرد، اما رایجترین تقسیمبندی شامل ذینفعان داخلی و خارجی است؛ که در آن بسته به نوع کاری که انجام میدهند، میتوانند به صورت مستقیم یا غیرمستقیم در روند پروژه تأثیر بگذارند.
ذینفعان مستقیم کسانی هستند که حضور یا تصمیم آنها به طور فیزیکی یا قانونی در اجرا و پیشبرد روزمره پروژه دخیل است (مانند پیمانکار و کارفرما)؛ اما ذینفعان غیرمستقیم کسانی هستند که اگرچه در فرآیند اجرایی حضور ندارند، اما پروژه بر آنها تأثیر میگذارد یا آنها در بلندمدت بر موفقیت و اهداف کلی پروژه اثرگذارند که درباره آنها توضیح بیشتری خواهیم داد.
ذینفعان داخلی پروژه
این افراد مستقیماً در تیم پروژه یا سازمان کارفرما حضور دارند و در اجرای روزمره پروژه نقش دارند.
- کارفرما: شخص یا سازمانی که مالک پروژه است و هزینههای آن را تأمین میکند. بالاترین سطح تصمیمگیری با اوست.
- کارفرمای فنی: شرکتهایی که به نمایندگی از کارفرما بر نظارت فنی، کیفیت و تطابق با اسناد نظارت دارند (مهندسین ناظر).
- پیمانکار اصلی: شرکت یا شخصی که با کارفرما قرارداد بسته و مسئولیت اجرای کامل پروژه را بر عهده دارد.
- تیم طراحی و مهندسی: شامل معمار، مهندسان عمران (سازه)، مکانیک، برق و معماری داخلی که نقشهها و محاسبات فنی را تهیه میکنند.
- تیم مدیریت پروژه: افرادی که برنامهریزی، کنترل هزینه، زمان و کیفیت را مدیریت میکنند.
- تأمینکنندگان و پیمانکاران جزء: افرادی که مصالح ساختمانی را تأمین میکنند یا در بخشهای تخصصی (مانند تأسیسات، نما، سنگکاری) فعالیت میکنند.
ذینفعان خارجی پروژه
این افراد در روند اجرایی پروژه ممکن است گاهی مستقیم و گاهی غیرمستقیم تاثیر بگذارند، اما تأثیر زیادی بر پروژه دارند یا از آن متأثر میشوند.
سازمانهای دولتی و نهادهای نظارتی:
- شهرداری: صدور پروانه ساختمان، نظارت بر ضوابط شهرسازی و نهایی کردن پایانکار.
- اداره کل راه و شهرسازی: نظارت بر اصول مهندسی و مقررات ملی ساختمان.
- سازمان آتشنشانی: بررسی و تأیید ایمنی ساختمان در برابر حریق.
- شرکت آب و فاضلاب و برق: تأمین انشعابات و زیرساختها.
- وزارت کار و اداره تأمین اجتماعی: نظارت بر ایمنی کارگاه و حقوق کارگران.
سرمایهگذاران و بانکها:
موسسات مالی که پروژه را تأمین مالی میکنند و نگران بازگشت سرمایه و سود خود هستند.
کاربران نهایی:
کسانی که در نهایت در ساختمان زندگی یا کار میکنند. نیازها و رضایت آنها در طراحی و کیفیت ساخت بسیار مهم است.
ساکنان و همسایگان محلی:
افرادی که در مجاورت پروژه زندگی میکنند و ممکن است از سروصدا، گرد و غبار یا ترافیک ناشی از ساختوساز متأثر شوند.
نهادهای فرهنگی و میراثی:
در صورتی که پروژه در بافت قدیمی یا نزدیک به آثار تاریخی باشد، نظر این نهادها نیز باید اخذ شود.
ذینفعان غیرمستقیم:
ذینفعان غیرمستقیم در پروژههای ساختمانی، افرادی یا گروههایی هستند که اگرچه در قراردادها حضور ندارند و مستقیماً در فرآیند اجرایی و روزمره دخیل نیستند، اما پروژه میتواند بر آنها اثر بگذارد یا آنها در بلندمدت بر موفقیت پروژه تأثیرگذارند.
برخلاف ذینفعان مستقیم که با ابزارهای مالی و قانونی کنترل میشوند، این گروه معمولاً از طریق فشارهای اجتماعی، افکار عمومی، شرایط محیطی یا تغییرات بازار اثر خود را نشان میدهند. برای مثال، همسایگان محلی که از سروصدا و گرد و غبار ناراضی هستند، یا رسانههایی که میتوانند با انتشار اخبار، وجهه شرکت را خدشهدار کنند، در این دسته قرار میگیرند.
نادیده گرفتن این ذینفعان میتواند ریسکهای پنهانی را برای پروژه ایجاد کند؛ چرا که حتی اگر آنها قدرت توقف فوری کار را نداشته باشند، میتوانند با شکایتهای مردمی، بدنامی برند یا ایجاد موانع قانونی، هزینهها و زمان پروژه را به شدت افزایش دهند.
بنابراین، مدیریت صحیح ذینفعان غیرمستقیم به معنای پیشبینی واکنشهای جامعه، رعایت حقوق همسایگان و توجه به محیط زیست است تا پروژه علاوه بر موفقیت فنی، از نظر اجتماعی و اقتصادی نیز پایدار و قابل دفاع باشد.
تفاوت ذینفع پروژه با ذینفع مالی
یکی از برداشتهای نادرست رایج این است که ذینفع پروژه صرفاً به فرد یا نهادی اطلاق میشود که در پروژه سرمایهگذاری مالی کرده است. در حالی که ذینفع مالی تنها یکی از انواع ذینفعان پروژه محسوب میشود.
ذینفع پروژه میتواند فردی باشد که هیچ منفعت مالی مستقیمی ندارد اما بر تصمیمات پروژه اثرگذار است یا از نتایج آن تأثیر میپذیرد؛ مانند نهادهای قانونی، مدیر پروژه، ساکنان مجاور پروژه یا بهرهبرداران آتی ساختمان. این تمایز بهویژه در پروژههای ساختمانی اهمیت بالایی دارد، زیرا نادیده گرفتن ذینفعان غیرمالی معمولاً منجر به تعارض، تأخیر یا افزایش هزینهها میشود.
چرا ذینفعان پروژه اهمیت دارند؟
ذینفعان پروژه نقش مستقیمی در شکلگیری اهداف، تصمیمگیریها و مسیر اجرای پروژه دارند. میزان رضایت یا نارضایتی آنها میتواند بر زمانبندی، هزینه، کیفیت و حتی اعتبار پروژه اثر بگذارد.
در پروژههای ساختمانی، بیتوجهی به انتظارات ذینفعان میتواند پیامدهایی مانند توقف پروژه، اعتراضهای حقوقی، جریمههای قانونی یا افزایش ریسکهای اجرایی را به همراه داشته باشد. به همین دلیل، استانداردهای معتبر مدیریت پروژه، مدیریت ذینفعان را بهعنوان یکی از حوزههای دانشی کلیدی معرفی میکنند.
چالشها و اشتباهات رایج در مدیریت ذینفعان
مدیریت صحیح ذینفعان در پروژههای ساختمانی، کلید موفقیت است، اما اغلب با چالشهای جدی روبرو میشود. در ادامه به بررسی مهمترین این اشتباهات و مثالهای واقعی آن میپردازیم:
شناسایی ناقص ذینفعان در مراحل ابتدایی
بسیاری از پروژهها تنها بر ذینفعان مالی یا اجرایی تمرکز میکنند و ذینفعان اجتماعی، قانونی یا پنهان را نادیده میگیرند. این اشتباه باعث میشود در میانه کار، موانع غیرمنتظرهای ظاهر شوند که هیچ برنامهای برای آنها وجود ندارد.
مثال: پیمانکار پروژهای در بافت فرسوده، فقط مالک ملک و شهرداری را به عنوان ذینفع میشناسد. اما کار را شروع میکند و متوجه میشود که یک «گذر قدیمی» در ملک همسایه وجود دارد که ساکنان آن حق عبور دارند. چون این ذینفع (همسایگان) شناسایی نشده بود، آنها جلوی ماشینآلات را میگیرند و پروژه برای ماهها متوقف میشود.
عدم مستندسازی تعاملات با ذینفعان
یکی از اشتباهات خطرناک، توافقهای شفاهی یا عدم ثبت مکاتبات است. با گذشت زمان یا تغییر پرسنل، حافظهها پاک میشود و ادعاهای متضاد شکل میگیرد که منجر به دعواهای حقوقی میشود.
مثال: کارفرما در یک جلسه شفاهی به پیمانکار میگوید که «نوع سنگ نما را تغییر دهد تا هزینهها کم شود». چون این موضوع مکتوب و امضا نشده است، چند ماه بعد کارفرما منکر ماجرا شده و پیمانکار را مجبور به استفاده از سنگ گرانقیمت اصلی میکند؛ در نتیجه پیمانکار متحمل ضرر مالی سنگینی میشود.
نبود برنامه مشخص برای مدیریت ارتباطات
ارتباطات نامنظم و نامشخص باعث ایجاد شایعات و بیاعتمادی بین ذینفعان میشود. وقتی افراد نتوانندند اطلاعات را در زمان مناسب دریافت کنند، تصمیمات غلط میگیرند.
مثال: مدیر پروژه گزارشهای پیشرفت را فقط ماهانه به کارفرما میدهد. در بین این زمان، سرمایهگذاران پروژه که خبری از روند کار ندارند، دچار نگرانی شده و تصمیم به قطع سرمایهگذاری میگیرند. اگر یک برنامه ارتباطی هفتگی وجود داشت، این بیاعتمادی شکل نمیگرفت.
واکنش دیرهنگام به تعارضات
بسیاری از مدیران پروژه نشانههای اولیه نارضایتی ذینفعان را نادیده میگیرند و فقط زمانی وارد عمل میشوند که مشکل به بحران تبدیل شده است. در این مرحله، هزینه حل مشکل بسیار بالاتر است.
مثال: ساکنان ساختمان مجاور چند بار به صورت شفاهی از لرزش دیوارهایشان در حین گودبرداری شکایت میکنند. مدیر پروژه این شکایتها را جدی نمیگیرد و واکنشی نشان نمیدهد. بالاخره دیوار همسایه ترک برمیدارد و اداره آتشنشانی یا دادستانی کل پروژه را پلمب میکند؛ در حالی که با یک هزینه کم (تقویت دیوار) در ابتدای کار، میتوانست از این فاجعه جلوگیری کند.
یکی از چالشهای اصلی در پروژههای ساختمانی، شناسایی ناقص ذینفعان در مراحل ابتدایی پروژه است. بسیاری از پروژهها تنها بر ذینفعان مالی یا اجرایی تمرکز میکنند و ذینفعان اجتماعی یا قانونی را نادیده میگیرند.
از دیگر اشتباهات رایج میتوان به عدم مستندسازی تعاملات با ذینفعان، نبود برنامه مشخص برای مدیریت ارتباطات و واکنش دیرهنگام به تعارضات اشاره کرد. این موارد معمولاً در پروژههای بزرگ ساختمانی به شکل افزایش هزینه، دوبارهکاری یا تأخیرهای طولانی بروز میکند.
نقش نرمافزارهای مدیریت پروژههای ساختمانی در شناسایی و مدیریت ذینفعان
با افزایش پیچیدگی پروژههای ساختمانی، استفاده از ابزارهای سنتی برای مدیریت ذینفعان دیگر پاسخگو نیست. نرمافزارهای مدیریت پروژه امکان ثبت، دستهبندی و تحلیل ذینفعان را بهصورت ساختاریافته فراهم میکنند.
این نرمافزارها کمک میکنند اطلاعات مرتبط با هر ذینفع، سطح نفوذ، میزان تأثیرگذاری و تاریخچه ارتباطات بهصورت متمرکز نگهداری شود. در نتیجه، تصمیمگیریها شفافتر شده و ریسکهای ناشی از سوءتفاهم یا ناهماهنگی کاهش مییابد.
مدیریت ذینفعان پروژههای ساختمانی با نرمافزار مپسا
نرمافزار مپسا با ارائه ابزارهای تخصصی مالی و عملیاتی، فرآیند مدیریت پروژههای ساختمانی را متحول کرده و کمکهای زیر را به مدیران و تیمهای اجرایی میکند:
- ثبت دقیق و لحظهای اطلاعات: با انتقال مسئولیت ثبت دادهها از حسابداری به مدیران پروژه و عوامل اجرایی در سایت، اطلاعات مالی و عملیات مستقیماً در زمان وقوع تراکنش ثبت میشود.
- مدیریت جامع جریان نقدینگی: مپسا با ثبت انواع هزینهها (نقدی، چکی، نسیه و…) و درآمدها، همراه با قابلیت خوانش خودکار پیامکهای بانکی، تصویر شفافی از وضعیت مالی پروژه ارائه میدهد.
- کنترل دقیق هزینهها و داراییها: این نرمافزار امکان مدیریت خرید و مصرف مصالح، ثبت داراییهای ثابت (ماشینآلات و ابزار)، و پیوست کردن تصاویر فاکتورها به هر تراکنش را فراهم میکند.
- مدیریت منابع انسانی و پیمانکاران: مپسا محاسبه دستمزد کارگران (ساعتی، روزمزد و ماهانه) و مدیریت صورتوضعیتها و مانده حساب پیمانکاران را ساده میکند.
- گزارشدهی تحلیلی و دسترسی آسان: با پشتیبانی از بستر ابری و نسخه وب و موبایل، مدیران میتوانند گزارشهای مالی و عملیاتی (مانند سود و زیان، مطالبات و بدهیها، و موجودی بانک) را در هر زمان و مکان تهیه کنند.
این شفافیت مالی و مستندسازی دقیق، اعتماد ذینفعان از جمله کارفرمایان و سرمایهگذاران را جلب کرده و با ارائه گزارشهای واقعی از پیشرفت و هزینهها، زمینه را برای تصمیمگیریهای مشترک و کاهش تعارضات فراهم میکند.
جمعبندی
ذینفعان پروژه یکی از حیاتیترین عوامل تعیینکننده در معادله موفقیت یا شکست پروژههای ساختمانی هستند. همانطور که در این مباحث بررسی شد، شناخت دقیق ذینفعان فراتر از شناسایی اسامی کارفرما و پیمانکار است؛ نیازمند درک عمیقی از تمام لایهها، از ذینفعان مستقیم و اجرایی که روزانه بر روند کار نظارت دارند تا ذینفعان غیرمستقیم که شاید در کارگاه حضور نداشته باشند، اما تأثیر اجتماعی، محیطی یا اقتصادی آنها میتواند مسیر پروژه را تغییر دهد.
دستهبندی صحیح این ذینفعان به داخلی و خارجی، و تفکیک آنها به گروههای مستقیم و غیرمستقیم، اولین گام ضروری برای ترسیم نقشه راه پروژه است. اما صرفاً شناخت کافی نیست؛ چالشهای بزرگی همچون شناسایی ناقص ذینفعان در مراحل ابتدایی، عدم مستندسازی تعاملات، برنامهریزی ضعیف ارتباطات و واکنش دیرهنگام به تعارضات، همواره تهدیدی برای سلامت پروژه محسوب میشوند.
برای غلبه بر این موانع، مدیریت ذینفعان باید از یک فرآیند تصادفی و شفاهی به یک سیستم نظاممند، مبتنی بر داده و مستند تبدیل شود. در اینجا بهرهگیری از ابزارهای تخصصی مانند نرمافزار مپسا نقش کلیدی ایفا میکند. مپسا با ایجاد شفافیت مالی، ثبت دقیق تعهدات و ارائه گزارشهای واقعی، بستری را فراهم میکند که مدیران پروژه بتوانند با اتکا به دادههای دقیق، اعتماد ذینفعان را جلب کرده و ریسکهای ارتباطی را به حداقل برسانند.
منابع:
- https://www.pmi.org/learning/library/stakeholder-management-project-success-6096
- https://www.apm.org.uk/resources/find-a-resource/stakeholder-management/
- https://www.projectmanagement.com/contentPages/wiki.cfm?ID=322579
- https://www.cio.com/article/243828/project-management-how-to-manage-stakeholders.html
سوالات متداول
ذینفعان کلیدی پروژه ساختمانی چه کسانی هستند؟
ذینفعان کلیدی معمولاً شامل کارفرما، سرمایهگذار، مدیر پروژه، پیمانکار اصلی و نهادهای نظارتی هستند.
آیا مشتری نهایی همیشه ذینفع اصلی پروژه است؟
در پروژههای ساختمانی، مشتری نهایی یکی از ذینفعان مهم است اما لزوماً ذینفع اصلی محسوب نمیشود.
چه زمانی باید ذینفعان پروژه شناسایی شوند؟
شناسایی ذینفعان باید از فاز آغازین پروژه انجام شود و در طول پروژه بهروزرسانی گردد.
عدم مدیریت ذینفعان چه پیامدی دارد؟
میتواند منجر به تعارض، تأخیر، افزایش هزینه و کاهش کیفیت پروژه شود.
چگونه میتوان تعارض بین ذینفعان را مدیریت کرد؟
از طریق ارتباط شفاف، مستندسازی تصمیمات و استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه.
نرمافزار مدیریت پروژه چه کمکی به مدیریت ذینفعان میکند؟
با ایجاد شفافیت، تمرکز اطلاعات و تسهیل ارتباطات، ریسکهای انسانی پروژه را کاهش میدهد.