مدیریت پروژه یکی از مفاهیم پایه و اصلی در بسیاری از مشاغل است. معماری و مشاغل مرتبط با آن، به این خاطر که عموما پروژه‌محور هستند، به این مفهوم حسابی وابسته‌اند.

اما در این مفهوم، یک واژه نیز کاربرد زیادی دارد و آن هم «تسک یا وظیفه» می‌باشد. اساسا هر پروژه با تعدادی وظیفه یا تسک‌ مختلف گره خورده و مدیریت تسک از این بابت نیاز به بررسی جدی دارد. بنابراین، در این مقاله قصد داریم تا به اهمیت مدیریت تسک در مدیریت پروژه بپردازیم. قبل از هر چیز، مدیریت وظایف را تعریف و تحلیل خواهیم کرد و بعد به عنوان اصلی مقاله می‌پردازیم. با توجه به اینکه در منابع تخصصی معماری به این موضوع خیلی جدی پرداخته نشده، مطالعه این مقاله برای متخصصین رشته مذکور راهگشا خواهد بود.

مدیریت تسک چیست؟

وظیفه یا به انگلیسی Task در مدیریت پروژه، به فعالیتی گفته می‌شود که برای رسیدن به اهداف مشخص شده پروژه تعریف گردد.

این تسک‌ها در بازه‌ها و دوره‌های زمانی مشخصی تعریف می‌شوند و دارای تاریخ انقضا یا اصطلاحا Dead Line هستند. این فعالیت باید برای رسیدن به خروجی معینی صورت پذیرد، خروجی خاصی که هم مسیر با اهداف پروژه باشد.

گاهی اوقات، تسک‌ها به قدری بزرگ و پیچیده هستند که آن‌ها را نیز به چند تسک کوچک‌تر یا زیرمجموعه تقسیم می‌کنند. آن‌ها نیز همانند تسک اصلی دارای دوره زمانی معین و اهداف از پیش تعریف شده می‌باشند.

هر وظیفه‌ای که در قالب برنامه پروژه رخ دهد، با عنوان «تسک در حال اجرا» از آن یاد می‌شود. هر زمان هم که تکمیل گردد به آن «تسک بسته شده» گفته می‌شود. در پروژه‌های بزرگ همواره تعداد زیادی از وظایف به صورت موازی و همزمان در حال اجرا هستند.

نقاط اشتراک مدیریت تسک و مدیریت پروژه چیست؟

بعد از آشنا شدن با این واژه مهم و کاربردی، نوبت به این می‌رسد که ببینیم چه بهره‌ای از آن می‌توان برد. مدیریت پروژه، شامل برنامه‌ها، تحلیل‌ها و فعالیت‌های کلانی است که پیروزی یا شکست یک پروژه را باعث می‌شود.

برای موفقیت در این مساله، باید مدیریت تسک را به درستی انجام داد. اما چگونه می‌توان این مهم را به شکل استاندارد و درستش انجام داد؟

در هر پروژه‌ای، کارفرما می‌خواهد با استفاده از منابع در دسترس خودش به اهدافی که در سر دارد برسد. منابع نیز، شامل منابع انسانی، مالی، طبیعی و تکنولوژی (تجهیزاتی) می‌باشد. در مدیریت، منابع انسانی را مهم‌ترین منابع در دسترس می‌دانند و برای آن ابزارهای بسیار کارآمدی را طراحی می‌نمایند.

مدیریت تسک هم برای این طراحی شده که بتوان از منابع انسانی بیشترین کارایی را گرفت و بالاترین بهره را برد. پس حلقه اشتراک مدیریت پروژه و مدیریت وظیفه یا تسک، منابع انسانی هستند.

به جز منابع انسانی، سه مورد دیگر نیز وجود دارند که از جمله اشتراکات بین این دو مفهوم مدیریتی به حساب می‌آیند. اهداف، زمان و برنامه‌های نوشته شده سه موضوع مشترکی می‌باشند که برای انجام درست آن دو باید به صورت همزمان و وابسته به یکدیگر بررسی شوند.

حالا، در ادامه چند راه و مرحله را معرفی می‌کنیم برای اینکه بتوانید با مدیریت صحیح تسک‌ها و وظایف، مدیریت پروژه را به نحو احسن انجام دهید.

فرایند خرد کردن کارها

آدام اسمیت را پدر علم اقتصاد نامیده‌اند. یکی از مواردی که اسمیت در اقتصاد زمانه‌ی خودش مطرح کرد و موجب به وجود آمدن تحولاتی شد، مساله تقسیم وظایف و خرد کردن کارها بود.

او توانست با فرمول‌ها و نمودارهای علمی ثابت کند که، با انجام این عمل بازدهی و متعاقبا، سود عوامل تولید افزون می‌گردد.

در یک پروژه، تعداد مختصر یا زیادی وظیفه تعریف می‌شود. برای مثال، تصور کنید پروژه X با هدف ساخت یک برج تجاری در محله الهیه تهران در طول دو سال تعریف می‌شود. این پروژه، احتمالا ده‌ها و شاید صدها تسک را شامل شود. از عقد قراردادها گرفته، تا طراحی پلان‌ها و گرفتن مجوز و خرید مصالح و پیش‌فروش واحدها تنها بخشی از تسک‌های مرحله پیش‌تولید می‌باشند. در مرحله تولید نیز، به همین شیوه تسک‌هایی نظیر: کندن پی، ساختن اسکلت، ساخت زیربنا و روبنا و آماده‌سازی نهایی مطرح می‌شوند. در مرحله پس تولید هم، بازاریابی، تبلیغات و فروش مهم‌ترین وظیفه‌ی منابع انسانی پروژه هستند.

حالا در این بین، یک مساله وجود دارد که در شکست یا موفقیت پروژه X تاثیرگذار خواهد بود. تمام این تسک‌ها باید از جهت: خروجی به دست آمده، مسئول انجام تمام کارهای خرد و نحوه پیشرفت هر کار تحلیل و بررسی شوند. برای رسیدن به این شرایط، راهی پیش روی‌تان نیست مگر اینکه هر تسک از مراحل سه‌گانه را به وظایف کوچک‌تر خرد کنید.

وابستگی تسک‌ها را بشناسید و کنترل نمایید

وابستگی بین وظایف، از جمله مسائلی است که یک مدیر پروژه باید به آن توجه کند.

وابستگی بین تسک‌ها، به این معناست که خروجی و وظایف فرد «ب» به وظایف و خروجی‌های فرد «الف» وابستگی داشته باشد. تا زمانی که الف کارهای خودش را تکمیل نکند، فرد ب نمی‌تواند وظایفش را انجام دهد.

این وابستگی بین وظایف، عامل پیش‌بردن پروژه‌ها به شکل صحیح یا نادرست می‌باشد. یک مدیر پروژه وظیفه دارد تا وابستگی بین تمام تسک‌ها را به درستی شناسایی کند، تحلیل نماید و کنترل کند.

فرد ب برای اینکه بتواند بتن‌ها را در نقطه مشخصی از ساختمان بریزد، نیاز دارد تا قبلا فرد الف بتن را ساخته باشد. فرد ب برای اینکه مصالح خریداری شده را توسط وسایل نقلیه از انبار به محل ساخت و ساز بیاورد، نیاز دارد تا فرد الف قبلا آن مصالح را خریداری کرده و به داخل انبار ببرد. فرد ب برای انجام دادن بازاریابی درست و موثر نیاز دارد تا فرد الف قبلا با تبلیغات خلاقانه و فراوان یک آشنایی قبلی برای مشتریان ایجاد کرده باشد.

اما کاری هم که باید الف انجام می‌داده است، ممکن است به کار دیگری وابستگی داشته که شخص دیگری باید تکمیل می‌کرده است. شناسایی کردن تمام این تسک‌ها، اگرچه سخت و زمان‌بر است اما؛ بسیار حیاتی و اثرگذار می‌باشد. البته قرار نیست که برای مدیریت پروژه تمام این مراحل و تسک‌ها را از صفر تا صد بشناسید، بلکه در بیشتر مواقع از هر فردی که استخدام می‌کنید سوالاتی در این زمینه می‌پرسید.

بعضی مشاغل هستند که تخصصی‌تر از دیگر مشاغل بوده و برای شناسایی وابستگی بین تسک‌هایشان با دیگر تسک‌ها باید خودشان نظر بدهند. پس برای هر فردی از منابع انسانی پروژه شما، باید یک پلن طراحی شود و مشخص گردد که پیش نیاز کارهای او چه وظایفی هستند و فعالیت‌هایش نیز، پیش نیاز چه کارهای دیگری می‌باشند. با پی گرفتن این موضوع، وابستگی کامل تمام افراد را شناسایی می‌کنید.

بعد از آن، نوبت تحلیل و کنترل می‌رسد. در برنامه‌ریزی زمانی قبل از شروع مرحله تولید باید این وابستگی‌ها را مدنظر قرار دهید. در مرحله تولید هم، تمام این روابط بین تسک‌ها را باید کنترل نمود تا اگر از طرف کسی کم‌کاری صورت گرفت، آن را رفع نمایید تا مبادا همان یک نقص در برنامه باعث لنگ ماندن کار بسیاری از نفرات دیگر شود.

از قانون ۲۰-۸۰ پیروی کنید

قانون موسوم به ۲۰-۸۰ یکی از مورد اعتمادترین قوانین در حوزه کسب و کار و حتی روان‌شناسی فردی است. طبق این قانون، ۲۰ درصد از کارها حدود ۸۰ درصد از سود و موفقیت شما را تضمین می‌نمایند و برعکس؛ ۸۰ درصد از کارها هم فقط ۲۰ درصد از سود و موفقیت شما را موجب می‌گردند.

در مدیریت تسک‌ها نیز طبیعتا ۲۰ درصد از آن‌ها بر روی ۸۰ درصد سود پروژه اثر مستقیم و بالایی خواهند گذاشت. پس مدیر پروژه بهتر است که آن ۲۰ درصد از بشناسد و بیشتر منابع مالی و تجهیزاتی را صرف آن‌ها کند. این کار، بیشتر به خلاقیت، هوش، داشتن فرصت کافی و داشتن یک تیم کامل و حرفه‌ای بستگی دارد. مطمئنا در هر پروژه‌ای شرایط رعایت این قانون فراهم نیست. گاهی ممکن است شما برای رسیدن به اهداف تعیین شده، مثلا ۱۰ تسک داشته باشید و تمام آن ۱۰ تسک لزوما باید به یک اندازه انجام شوند تا هدف پروژه محقق گردد.

رعایت این قانون بیشتر در پروژه‌های بزرگ و با هزینه‌های سنگین قابل اجراست. اما اگر به درستی و به صورت دقیق شناسایی، تحلیل و اجرا شود حتما سود و موفقیت بیشتری را ایجاد خواهد کرد.

بدانید که هر تسک چگونه بسته خواهد شد

بیشتر پروژه‌های شکست خورده، در یک مورد با هم مشترک هستند. بسیاری از تسک‌های تعریف شده در آن‌ها، اصطلاحا روی هوا تعریف شده‌اند و نحوه بسته شدن آن‌ها از قبل مشخص نشده است.

در مدیریت پروژه جدای از اینکه معین می‌گردد هر وظیفه‌ دقیقا در چه زمانی و برای رسیدن به چه خروجی باید انجام شود، شکل بسته شدن آن هم باید تعیین گردد. در این راستا، مدیر بخش کنترل کیفیت هم می‌تواند به شما کمک کند. به همراه او باید ضمن بررسی کردن میزان پیشرفت هر کار، برای تعیین پایان آن چند شاخص را طراحی کنید.

اگر احیانا نتوانسته‌اید چند شاخص را برای تعیین نحوه پایان یافتن تسک‌ها طراحی نمایید، احتمالا آن تسک‌ها یا بزرگ‌تر از حد معمول هستند و یا کوچک‌تر از میزانی که باید باشند. پس لازم است برگردید به مرحله تقسیم تسک‌ها و آن‌ها را به صورت منطقی‌تر و قابل آزمون‌تر تقسیم نمایید. اگر هر وظیفه اندازه مناسب خودش را داشته باشد، برای تعیین نحوه پایان یافتنش به سختی نخواهید افتاد.

 

	مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز ثبت نام رایگان