مدیریت پروژه یکی از مهم‌ترین مشاغلی است که در اقتصاد مدرن طراحی شد و در حال حاضر هر پروژه‌ای برای موفق شدن به یک مدیر پروژه نیاز دارد.
مپسا در مقالات گذشته بسیاری از وظایف و اهداف این شغل را بررسی کرده و در این مقاله موضوع مهمی را در این زمینه معرفی خواهد کرد. آن موضوع مهم مدیریت زمان در مدیریت پروژه است. برای مدیریت صحیح زمان در هر کاری باید اصول خاصی را رعایت کرد. در حوزه وظایف شغل مذکور نیز، اصول ویژه‌ای شناسایی شده‌اند که با رعایت کردن آن‌ها پروژه به سوددهی بهتری خواهد رسید.
برای یادگیری این اصول و درخشش در شغل مدیریت پروژه شما را به مطالعه ادامه این مقاله دعوت می‌کنیم. با مپسا همراه باشید.
مدیریت پروژه و انتخاب صحیح زمان
شما زمانی که تصمیم می‌گیرید کار مشخصی را به سرانجام برسانید، قبل از آغاز فعالیت‌هایتان به موارد خاصی توجه می‌کنید تا به واسطه آن‌ها کارهای مقدماتی را انجام دهید.
از جمله کارهای مقدماتی برای انجام دادن هر پروژه‌ای، تعیین اهداف اصلی و فرعی، شناسایی منابع و تخصیص آن‌ها و البته، زمان‌بندی برای انجام کارهاست. مورد آخر، زمان‌بندی یا طراحی بازه‌های زمانی همان موردی است که در این مطلب آن را تشریح خواهیم کرد.
انتخاب صحیح زمان برای پروژه نشان‌دهنده این است که برنامه‌ریزی‌های مقدماتی برای شروع کار به صورت عاقلانه و حرفه‌ای انجام شده است. مثال ساده برای این اصل، انتخاب زمان مناسب برای ساخت یک ساختمان است. احتمالا دیده‌اید که برخی از پیمانکاران تصمیم به ساختن یک بنا در فصول سرد سال می‌گیرند. بسیاری از این پروژه‌ها نیز با شکست مواجه می‌شوند یا در بهترین حالت فعالیت‌هایشان به کندی پیش می‌رود.
بنابراین مدیر پروژه قبل از هر چیزی موظف است که از انتخاب بهترین زمان مطمئن شود. در غیر این صورت، هرگونه برنامهریزی و جدول‌بندی که در ادامه انجام دهد، به نتیجه مطلوبی منجر نخواهد شد. به عنوان نتیجه‌گیری از این اصل، جهت مدیریت صحیح پروژه موظف هستید که براساس خصوصیات کاری که قرار است انجام شود. زمان‌های پیش‌رو را تحلیل و آنالیز نمایید تا متوجه شوید که در چه دوره‌ای از سال و ماه پتانسیل‌های بهتری برای رسیدن به اهداف اصلی و فرعی وجود دارد.
حال که این اصل را رعایت نمودید و خیال‌تان از زمان صحیح و مطلوب برای انجام کارها راحت شد به سراغ اصل‌های بعدی می‌رویم.
مدیریت پروژه و زمان‌بندی کردن فعالیت‌ها
شما به عنوان یک مدیر پروژه حتما اهداف را تعیین کرده، تمام منابع در دسترس را تشخیص داده و برای هر فعالیتی منابع را تخصیص کرده‌اید.
پس برای اینکه کارهای مقدماتی را تکمیل نمایید، لازم است برای انجام هرکاری زمان بندی نمایید. اگر مقالات قبلی مپسا را درباره تقسیم منابع توسط مدیر پروژه مطالعه کرده باشید، به خوبی می‌دانید که حتما باید همه کارها را تا جای ممکن کوچک کنید و سپس با تقسیم وظایف جهت انجام هرکدام به برنامه‌ای اقتصادی برسید.
وقتی که این برنامه برای تقسیم وظایف نیروی کار و اختصاص تجهیزات و سرمایه برای تکمیل کارهای جزئی و کوچک آماده شد، اصل بعدی که باید رعایت کنید به اختصاص دادن زمان برای انجام هر کاری مربوط می‌شود. شاید اگر بگوییم که زمان هم یکی دیگر از منابع تولید شماست، بی راه نگفته باشیم. همانطور که تفاوت افراد موفق با افراد ناموفق به کیفیت استفاده آن‌ها از 24 ساعت شبانه روز بازمی‌گردد، تمام پروژه‌ها نیز زمان کافی را برای موفق شدن در اختیار دارند.
اما مساله‌ای که در این بین تفاوت و تمایز ایجاد می‌کند، کیفیت استفاده از زمان است. و این دقیقا کاری است که در مدیریت پروژه باید به آن پرداخته شود. اما چگونه می‌توان زمان مناسب را برای هر کاری اندازه گرفت؟
روش محاسبه برای هر پروژه‌ای یکسان نیست. طبق همان مثالی که برای پروژه ساختمان‌سازی مطرح کردیم، در مرحله اسکلت‌بندی چقدر زمان لازم دارید؟ اگر این اولین پروژه شما نباشد احتمالا براساس تجربیات قبلی خود می‌توانید یک پیش‌بینی اولیه برای مدت زمانی که اسکلت‌بندی طول خواهد کشید داشته باشید. در غیر این صورت، راه‌حل‌های دیگری وجود دارد، از جمله:
1. مشورت گرفتن از مدیران پروژه‌ای که تجربه خوبی در این کار دارند.
2. بررسی کردن پروژه‌های انجام شده طبق مشاهدات، اسناد و مدارک
3. نظر پرسیدن از متخصصینی که برای انجام کار مورد نظر استخدام کرده‌اید
و بسیاری از راه‌حل‌های دیگر که با یاری خلاقیت‌تان می‌توانید آن‌ها را پیدا کنید.
حالا که زمان مورد نیاز را برای تکمیل اسکلت‌بندی تخمین زده‌اید، باید بررسی کنید و متوجه شوید که چگونه می‌توان این بازه زمانی را کاهش داد. به عبارت دیگر، چگونه می‌توان پروژه را سریع‌تر به پایان رساند. برای این کار یک فرایند را پیشنهاد می‌نماییم:
• بررسی کنید که طبق بازه زمانی پیش‌بینی شده چند نفر نیروی کار لازم است؟
• آنالیز کنید که برای به پایان رساندن آن مرحله از کار، چقدر از سرمایه هزینه خواهد شد؟
• چه تجهیزاتی را برای انجام اسکلت‌بندی درنظر گرفته‌اید؟
• پس از پاسخ دادن به این سوال، یک نقشه واضح از ابزارهایی در اختیار دارید که به واسطه آن‌ها می‌توان بازه زمانی را کم و زیاد کرد. چند بازه زمانی متفاوت را تخمین بزنید و بررسی کنید که با ایجاد چه تغییراتی در تعداد نیروی کار، هزینه کردن سرمایه و خرید یا کرایه تجهیزات می‌توانید به بهترین و کوتاه‌ترین بازه زمانی برسید.
• البته کوتاه‌ترین زمان لزوما بهترین زمان نیست. شاید بتوان با هزینه کردن بخش زیادی از سرمایه، مستهلک کردن تجهیزات در دسترس و به کار گرفتن اکثریت نیروی کار اسکلت‌بندی را خیلی سریع به پایان رساند. اما باید ببینید که آیا این پلن اقتصادی است و منجر به کسب سود بیشتر خواهد شد؟ بنابراین حین بررسی نقشه‌های مختلف به اقتصادی بودن آن‌ها نیز دقت داشته باشید.
• این کار را برای تک تک فعالیت‌ها و مراحل پروژه انجام دهید. نکته دیگر این است که برای مدیریت پروژه به صورت صحیح تمام مراحل را باید در کنار هم بررسی کنید. آیا طبق بازه‌های زمانی که طراحی کرده‌اید، بهره‌وری نیروی کار و تجهیزات در دسترس حفظ خواهد شد؟ یا پس از گذشت بخشی از مراحل بهره وری عوامل تولید به صفر خواهد رسید!
• به همین خاطر مدیریت زمان اصولی و حرفه‌ای برای پروژه کار سخت و فشرده‌ای است. اما اگر درست انجام شود مطمئنا هم موفقیت پروژه را تضمین می‌کند و هم سود بالایی به مدیران اجرایی خواهد رساند.
روابط و ساختار سازمانی چابک
تا اینجا فقط به مراحل مقدماتی که حین برنامهریزی کردن برای پروژه صورت می‌گیرد پرداخته‌ایم. اما مدیریت پروژه فقط به این مرحله ختم نمی‌شود بلکه در طول طی شدن فرایندهای اجرایی نیز حضور پررنگی دارد.
سرعت استاندارد برای انجام هر کاری، اصل مهمی است که در مدیریت زمان به آن توجه می‌شود. اما از جمله مواردی که سرعت انجام کارها را بیشتر می‌کند، پروسه روابط بین بخش‌های مختلف و نوع ساختار سازمان است. پروژه‌ای که مدیرانش برای تصمیم‌گیری درباره یک موضوع فرایند اداری و بوروکراسی زیادی را پشت سر می‌گذارند، موجب اتلاف زمان به ضرر پروژه خواهند شد. پس شما به عنوان یک مدیر پروژه موظف هستید که تمام این مسائل را پیش بینی کنید.
اما چه نکاتی باید از قبل پیش‌بینی شوند:
1. اگر بازه زمانی هر کاری سپری شد و به پایان نرسید، چه فرایند اداری برای تصمیم‌گیری جهت افزایش زمان لازم طی خواهد شد.
2. اگر بهره‌وری هر بخش کاهش یافت، چه راهکارهایی در نظر گرفته‌اید برای حل این مشکل؟
3. برای ایجاد ارتباط بین بخش‌های مختلف چه ابزار و وسایلی مشخص کرده‌اید؟ تصور کنید که بخش‌های اجرایی برای درخواست ابزار و مصالح و تجهیزات از بخش‌های پشتیبانی چه فرایندی را باید طی کنند؟ در واقع با توجه به رشد استفاده از شبکه‌های مجازی جهت ایجاد ارتباطات سریع و قابل ردیابی بهتر است بستر مناسبی برای این کار طراحی نمایید.
4. اگر زمان‌بندی کل پروژه مغایر با زمان‌بندی‌های اولیه بود چه تصمیماتی می‌توان گرفت؟ درنظر گرفتن زمان اضافه‌ای در امتداد بازه زمانی قبلی برای تکمیل کارها، موکول کردن ادامه کارها به سال آینده در همان فصل و ماهی که انتخاب کرده‌اید، فشرده‌تر کردن زمانی که در اختیار دارید با استفاده از هزینه کردن بیشتر از سرمایه و افزایش شیفت‌های کاری و راه‌های دیگری که می‌توان از قبل در نظر گرفت.
این 4 مورد تنها بخشی از نکاتی هستند که در چارچوب‌های سازمانی، ارتباطات سازمانی و طراحی پلن‌های B انجام می‌شوند. وقتی این نکات رعایت شد، باید همه این مسائل حین فاز اجرایی پروژه کنترل شوند.
در طول اجرا شدن برنامه‌ها، در قالب مدیریت پروژه حتما موضوعات مختلفی باید کنترل و ردیابی شوند، از جمله:
• میزان بهره‌وری نیروی کار در هر مرحله از فعالیت‌ها ( با استفاده از شاخص‌ها و تست‌هایی که طراحی می‌شوند)
• مشخص کردن درصد استهلاک شده از تجهیزاتی که مورد استفاده قرار می‌گیرند.
• درصد مثبت بودن نتیجه بازه‌های زمانی مشخص شده و آپدیت کردن برنامه‌ها در صورت نیاز
• بررسی کردن متدهای جدید و شیوه‌های تازه‌ای که برای افزایش سوددهی و کاهش هزینه‌ها در طول انجام پروژه به آن‌ها برخواهید خورد.
در این مقاله، چند اصل را برای مدیریت صحیح زمان حین مدیریت پروژه معرفی کردیم. حتما اصول دیگری نیز برای موفق شدن در این کار وجود دارند اما این اصول معرفی شده، اساسی‌تر از بقیه می‌باشند.
لطفا ما را با نظرات خودتان همراهی کنید و اگر این مطلب برای‌تان مفید بوده آن را برای دوستان و همکاران خود ارسال کنید.
مطالب مرتبط:
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|