شاخص‌های کلیدی عملکرد که در انگلیسی به آن Key performance indicators می‌گویند و به صورت اختصاری با حروف KPI نمایش داده می‌شوند، در مدیریت پروژه شامل ابزارهای مختلف اندازه‌گیری خاصی هستند که نشان می‌دهند تیم‌ها چگونه به اهداف خاص دستیابی پیدا می‌کنند. KPI در مدیریت پروژه معمولاً در اوایل پروژه مورد توافق قرار می‌گیرند. این شاخص‌ها نمایانگر مفهوم اصلی سازمان از پروژه و تقویت مسئولیت پروژه در تقسیمات اداری هستند.
در حالی که ممکن است هر تیم وظایف و نقش‌های خاص و متفاوتی برای انجام داشته باشد، همه آن‌ها از KPI به روش خود پشتیبانی می‌کنند. درک نقش این شاخص‌ها در مدیریت پروژه می‌تواند به ایجاد حس همکاری و سینرژی تیم کمک کند و چارچوبی برای جمع‌آوری داده‌های مورد نیاز برای پیگیری موفقیت پروژه های سازمان فراهم کند.
ایجاد شاخص کلیدی عملکردی خوب برای مدیریت پروژه
شاخص‌های کلیدی عملکرد باید شامل مهمترین اهداف عملکردی تیم در تمام جنبه‌ها در یک پروژه باشد. هر شاخص کلیدی کارآمد، باید ویژگی‌های زیر را دارا باشد:
- قبل از شروع پروژه توسط همه ذینفعان و طرف‌های پروژه توافق شده‌اند.
- برای مخاطب مورد نظر پروژه معنی‌دار است.
- دارای اندازه‌گیری‌های کمی باشند که می‌تواند در هر زمان و در هر یک از بخش‌های سازمانی به اشتراک گذاشته و تحلیل شود.
- به طور منظم اندازه‌گیری می‌شود.
- به سمت منافعی که پروژه در پی ارائه آن است هدایت می‌شود.
- مبنایی برای تصمیم گیری مهم در کل پروژه است.
- مطابق با اهداف پروژه باشد.
- واقع گرایانه، مقرون به صرفه و متناسب با فرهنگ، محدودیت‌ها و چارچوب زمانی سازمان است.
- با تلاش‌های سازمانی همراه شده است.
- بازتاب عوامل موفقیت سازمان است.
- مخصوص آن سازمان و پروژه خاص است.
در مجموع، KPIها یک ابزار مدیریتی قدرتمند برای موفقیت در سطح سازمان هستند. پیگیری دقیق این شاخص‌ها از تیم‌های مختلف می‌تواند مشخص کند که در چه جهت لازم است میزان بیشتری از مشوق‌ها، برنامه‌ها و منابع دیگر، از جمله آموزش، اختصاص داده شود.
شاخص‌های کلیدی عملکرد مدیریت پروژه
دامنه و شرایط شاخص‌های کلیدی عملکرد در مدیریت پروژه در هر سازمان ممکن است از پروژه به پروژه دیگر متفاوت باشد؛ اما انواع مختلفی از داده‌ها وجود دارد که می‌تواند برای هر پروژه در سازمان مفید باشد. محک‌های برتر برای استفاده در این شاخص‌ها این موارد هستند:
- بازگشت سرمایه (ROI)
- بهره‌وری
- عملکرد هزینه
- زمان چرخه انجام کار
- رضایت مشتری
- عملکرد برنامه
- رضایت کارکنان
- تراز با اهداف استراتژیک تجارت
مثال‌های KPI در مدیریت پروژه عبارتند از:
- زمان‌بندی پروژه
- تخمین اتمام پروژه
- عقب‌ماندگی از توسعه فعلی
- هزینه‌های کار که در ماه صرف می‌شود.
- تخصیص منابع فعلی
چهار زمینه موضوعی خاص برای شاخص‌ها
-
انحراف از بودجه برنامه‌ریزی شده
دانستن اینکه چگونه، کجا و چرا انحراف از بودجه برنامه‌ریزی شده در پروژه وجود دارد؛ در ردیابی هدر رفت و ناکارآمدی و همچنین برای برنامه‌ریزی بهتر در مورد چالش‌های پیش‌بینی نشده ذاتی اکثر پروژه‌ها، بسیار مهم است.
-
انحراف از ساعات کار برنامه‌ریزی شده
دانستن اینکه چه وظایفی چه مقدار زمان لازم دارند، می‌تواند در تخصیص کارآمد زمان و آموزش کمک کند. علاوه بر این، درک اینکه کدام تیم‌ها باید سریعتر و با بهره‌وری بیشتر کار کنند، می‌تواند به ایجاد یک برنامه تشویقی و پاداش و همچنین بهبود برنامه‌ریزی تخصیص زمان کمک کند.
اگر زمان بیشتر از حد مورد نیاز به یک فعالیت اختصاص داده شود، تیم انجام آن فعالیت، در همان زمان کار را ارائه می‌دهند و به نوعی کار را کش می‌دهند ( قانون پارکینسون) و از طرفی اگر زمان کمتر از حد مورد نیاز به فعالیت اختصاص داده شود، در صورتی که تیم نتواند کار را در مدت زمان اختصاص داده شده به پایان برساند، حساسیت خود را نسبت به ددلاین‌های زمانی از دست می‌دهد و به نوعی ناامید می‌شود. بنابراین بسیار مهم است که مدت زمان مورد نیاز برای یک کار را به درستی پیش‌بینی کنیم.
-
درصد نقاط عطف (مایلستون‌های) از دست رفته
پروژه‌ها در 5 مرحله‌ی چرخه عمر پروژه تغییر می‌کنند. شناسایی نقاط عطف و دستیابی به اهداف برای حفظ روند حرکت پروژه مهم است. وقتی بسیاری از نقاط عطف حاصل نشود یا تغییر مکان داده شود، ممکن است کارکنان احساس ناامیدی کنند. شناسایی عدم موفقیت برای رسیدن به نقاط عطف می‌تواند به راه‌اندازی مجدد یک پروژه و کاهش چالش‌های مشابه در آینده کمک کند.
-
واریانس هزینه
نگه داشتن سوابق دقیق مربوط به واریانس هزینه می‌تواند مشخصات مفصلی را ارائه دهد که تیم‌ها و فرایندها در کدام زمینه کارآمدتر هستند. همچنین می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند تا تصمیم بگیرند که آیا یک پروژه ارزش سرمایه‌گذاری را دارد یا به مدیران در تصمیم‌گیری در مورد شروع پروژه‌های مشابه کمک کند.
به دست آوردن واریانس هزینه با داشتن فهرستی از هزینه‌ها در هر زمینه بسیار راحت‌تر خواهد بود. اپلیکیشن مپسا در این زمینه به شما کمک زیادی خواهد کرد.
مدیران پروژه زرنگ و دانا می‌توانند از KPIها نه تنها به عنوان یک ابزار مدیریت عملکرد بلکه به عنوان یک ابزار انگیزشی استفاده کنند. وقتی همه تیم‌ها با اهداف مشترک متحد شوند، کمک‌های فردی آن‌ها بسیار اثر‌گذار‌تر خواهد بود. رقابت تیمی، مشوق‌ها و جوایز می‌توانند ابزاری برای ایجاد انگیزه برای پیشبرد حرکت پروژه باشند. استفاده از KPIهای کمی و مداوم می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا اهداف پروژه را به روشی عینی، عادلانه و قدرتمند ارزیابی کنند.
اندازه‌گیری عملکرد و موفقیت پروژه همیشه آسان نیست. استفاده از قدرت یک استراتژی شاخص کلیدی قوی برای عملکرد می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا تیم‌های خود را به سمت استانداردهای بالاتر، اهداف بهتر و پروژه‌های موفق‌تر هدایت کنند.
شاخص‌های مربوط به بودجه
- واریانس بودجه: میزان بودجه واقعی با بودجه پیش‌بینی شده چقدر متفاوت است. برای ردیابی این شاخص کلیدی، میزان اولیه هزینه‌ها یا درآمد را به مقدار مورد انتظار نزدیک کنید.
- زمان چرخه ایجاد بودجه (یا تجدید نظر): زمان لازم برای تدوین بودجه سازمان. این شامل کل مدت زمان تحقیق، برنامه‌ریزی و رسیدن به توافق نهایی است.
- آیتم‌های خطی در بودجه: این آیتم‌ها به صاحبان و مدیران کمک می‌کند تا مخارج فردی را پیگیری کنند و روشی دقیق‌تر برای دیدن نحوه هزینه بودجه ارائه می‌دهد.
- تعداد تکرار بودجه: تعداد نسخه‌های بودجه تولید شده قبل از تصویب نهایی آن. تعداد بیشتر تکرار بودجه به آن معنی است که برای برنامه‌ریزی و نهایی کردن بودجه زمان بیشتری صرف می‌شود.
شاخص‌های مربوط به کیفیت
- رضایت مشتری و وفاداری: اینکه مشتری راضی باشد یا خیر و آیا دوباره بر‌می‌گردد. با یک نظرسنجی می‌توان این شاخص را به طور موثر سنجید. این امر زمانی باید بیشتر انجام شود که پروژه مستقیماً با مشتری در ارتباط باشد.
- تعداد خطاها: هر چند وقت یک‌بار در طول پروژه نیاز به دوباره‌کاری در کارها وجود دارد. در واقع این شاخص این تعداد دفعاتی است که شما باید مجدداً کاری را دوباره انجام دهید که بر تجدید نظر در بودجه و بازنگری تقویم پروژه نیز تاثیر دارد.
- شکایات مشتری: به خاطر داشته باشید که مشتری یک پروژه می‌تواند شخصی درونی باشد. باید بررسی کنید که آیا کسی از سازمان شما شکایت می‌کند زیرا شخص دیگری کارها را انجام نمی دهد.
- نرخ کارمندانی که از سازمان خارج شده اند: تعداد یا درصد اعضای تیم که شرکت را ترک کرده اند. اگر تیم‌های پروژه شما تغییرات زیادی در اعضا داشته باشند، ممکن است نشان‌دهنده نیاز به بهبود مدیریت و محیط کار باشد. خروج کارمندان از سازمان در نهایت پروژه‌ها را کند می‌کند و در درازمدت هزینه‌های بالاتری را برای شرکت ایجاد می‌کند.
شاخص‌های مربوط به اثربخشی
- آموزش و تحقیق مورد نیاز برای پروژه: شما می‌توانید این کار را در ساعت‌ها، تعداد دوره‌ها یا موارد مشابه دنبال کنید. اگر نیاز به انجام بسیاری از این کارها داشته باشید، ممکن است پروژه شما دیرتر از آنچه امیدوار هستید شروع شود. روش دیگر برای بررسی این سؤال است، در ابتدای پروژه چه درصد از منابع را دارید که واجد شرایط بودند تا بلافاصله کار را روی پروژه شروع کنید؟
- تعداد پروژه‌های لغو شده: پیگیری اینکه چند پروژه متوقف شده یا از بین رفته است. تعداد زیاد پروژه‌های لغو شده می‌تواند نشانگر عدم برنامه‌ریزی، عدم فهم درست هدف یا عدم توانایی در انجام پروژه‌های جدید باشد.
- تعداد درخواست‌های تغییر: تعداد و فراوانی تغییرات درخواست شده توسط مشتری برای یک محدوده‌ی کاری مشخص. تغییرات بیش از حد می‌تواند بر بودجه‌ها، منابع، جدول زمانی و کیفیت کلی تاثیر منفی بگذارد.
به طور خلاصه باید گفت که یک پروژه دارای بخش‌های متحرک زیادی است و بسیار مهم است که زمان، بودجه، کیفیت و اثربخشی پروژه را در طول مسیر اندازه‌گیری کنید. شما باید مطمئن باشید که با یک بودجه محدود قادر به اجرای موثر پروژه هستید. این شاخص‌های کلیدی عملکرد ای برای امر مدیریت پروژه به شما کمک بسیاری خواهد کرد و در واقع ذره‌بین شما برای بررسی نحوه‌ی عملکرد پروژه خواهد بود.
منابع
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|
