هر پروژه‌ای که تعریف می‌شود و به اجرا درمی‌آید دارای ذینفعان مختلفی است. حتی در منشور پروژه نیز اسامی این افراد ذکر می‌شود تا بدانیم چه کسانی در سود یا زیان پروژه سهیم خواهند بود.
علیرغم نام ذینفعان پروژه باید بدانیم که آن‌ها نه فقط در سود و نفع بلکه در ضرر و زیان هم شریک ما هستند. هرگاه که از ذینفعان پروژه نام برده می‌شود، منظور این است که بیش از یک فرد حقیقی یا حقوقی مد نظر می‌باشد. همچنین، فقط سود یا زیان مستقیم برای آن‌ها احتساب نمی‌شود بلکه سود یا زیان غیرمستقیم هم محاسبه می‌گردد.
پس این مفهوم، دارای پیچیدگی‌های قانونی خاصی است که در این مقاله می‌توانید اطلاعات مورد نیاز را درباره آن کسب نمایید.
ذینفعان پروژه چه کسانی هستند؟
ذینفعان پروژه مجموعه‌ای از افراد یا سازمان‌ها هستند که نقشی مستقیم یا غیر مستقیم در پیشبرد اهداف پروژه دارند و به همین ترتیب هم، در سود و زیان مستقیم یا غیرمستقیم آنجا سهیم می‌باشند.
در منشور پروژه نوع رابطه هر یک از ذینفعان با پروژه قید می‌شود و به همین خاطر، هر ذینفع ممکن است به قدر رابطه‌ای که با پروژه دارد و براساس میزان نفعی که می‌برد، اثر مثبت یا منفی بر نتایج کار بگذارد. ذینفعان عمدتا به دو دسته تقسیم می‌شوند: داخلی و خارجی.
ذینفع داخلی به کسی گفته می‌شود که به صورت مستقیم درگیر کار است. سرمایه‌گذار، مدیر، کارمندان ارشد، کارمندان رده پایین، کارگران و … که در پروسه پیشبرد کارها فعالیت دارند ذینفع داخلی به حساب می‌آیند. اما ذینفع خارجی کسی است که از بیرون پروژه و به صورت غیرمستقیم با آن در ارتباط می‌باشد. مثلا اگر در پروژه شما نهادهایی مثل شهرداری، محیط زیست، اصناف مختلف، آتش‌نشانی، بیمارستان‌ها و حتی افراد حقیقی مختلف همکاری داشته باشند، آن‌ها ذینفع خارجی محسوب می‌شوند.
وقتی برای مثال یک جاده جدید قرار است بین دو شهر ساخته شود، این پروژه عمرانی دارای هر دو نوع ذینفع می‌باشد. ذینفعان داخلی آن، پیمانکاران، کارگران، متخصصین و … هستند. در حالیکه ذینفعان خارجی‌اش امثال: شهرداری، استانداری، محیط زیست و … می‌باشند.
وقتی وظیفه تهیه و تدوین منشور پروژه‌ای را بر عهده دارید، باید نام تمام این افراد و سازمان‌ها را در آن ذکر نمایید. وقتی مشغول تهیه لیست اسامی شوید متوجه خواهید شد که انجام این کار چه تاثیری بر شرایط پروژه دارد. وقتی که با تجزیه و تحلیل متوجه شوید در کنار ذینفعان داخلی پروژه، چه ذینفعان خارجی هم تاثیرگذار هستند کار بسیار بزرگی برای آن پروژه انجام داده‌اید.
در واقع شناسایی نوع خارجی آن‌ها سخت و البته مهم است. دلیل این اهمیت نیز بررسی احتمالاتی است که در آینده ممکن است پیش آیند. تصور کنید در یک پروژه خانه‌سازی مشغول کار هستید و تمام ذینفعان را هم بررسی و شناسایی کرده‌اید. فقط کافی است که یک فرد یا سازمان خارجی را در نظر نگرفته باشید و همین مساله باعث شود که پروژه شما به تعطیلی کشانده شود یا مدت زیادی بخوابد. پس احتمالا به خوبی اهمیت این کار را متوجه شده‌اید.
ذینفعان پروژه و موضوع ریسک
در بخش قبل تا حدودی ریسک را در کنار موضوع مقاله توضیح دادیم. در واقع تا زمانی که فعالیت‌های شما به ثمر ننشسته و پروژه به پایان نرسیده باشد، مجموعه‌ای از ریسک‌ها دائما فعالیت‌های شما را تهدید می‌کنند و بخشی از آن تهدیدها نیز از سوی ذینفعان مختلف وجود دارند.
اما برای کنترل ریسک‌های پروژه، باید مسئولی برای مذاکره و مشورت با تمام ذینفعان پروژه انتخاب شود. این فرد باید تمام خواسته‌ها، انتظارات، حقوق و وظایف آن‌ها را تشخیص دهد و متوجه شود که چه سود و زیانی ممکن است از طرف آن‌ها وارد شود.
در زمانی که مشغول تهیه این لیست هستید، به امکان‌پذیر بودن یا نبودن آن‌ها فکر نکنید. فقط یادداشت بردارید تا اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری داشته باشید. وقتی زمان تصمیم‌گیری و انتخاب رسید، باید به این اصل توجه داشت که قرار نیست شما به تمام خواسته‌ها و انتظارات آن‌ها عمل کنید. حتی ممکن است بعضی از آن‌ها خواسته‌هایی در تضاد با یکدیگر و یا در تضاد با منافع پروژه داشته باشند.
پس ابتدا میزان اثرگذاری هر یک از آن‌ها را بررسی کنید و تمام این افراد حقیقی یا حقوقی را از نظر ارجحیت رتبه‌بندی نمایید. با داشتن یک لیست رتبه‌بندی شده خواهید توانست از بین ذینفعان پروژه مهم‌ترین‌ها را برگزینید و مقدار ریسک آن‌ها را کاهش دهید. اگر برآوردن انتظارات رتبه‌های پایینی با خواسته‌ها و انتظارات رتبه بالایی‌ها و همچنین با نفع پروژه در تضاد نبود برای اقناع آن‌ها نیز اقدام کنید.
تغییر در لیست ذینفعان پروژه
یک پروژه اقتصادی، عمرانی، غیر انتفاعی و … همواره در حال تغییر و تحول است. هر اتفاق مثبت یا منفی که در یکی از جنبه‌های آن رخ دهد، بر سود و زیان عده زیادی اثرگذار خواهد شد.
در عین حال، ذینفعان پروژه نیز در طول فعالیت‌ها کم یا زیاد می‌شوند. حتی حقوق یا مسئولیت‌های آن‌ها هم تغییر خواهد کرد و به عبارتی، لازم است که لیست تهیه شده از نام آن‌ها را دائما به روز رسانی کنید. اگر حین انجام کار، اتفاقی برای یک از پرسنل رخ دهد شرکت بیمه هم وارد لیست خواهد شد. اگر یک جرم قضایی رخ دهد ممکن است پلیس یا قوه قضاییه هم وارد شوند و به همین ترتیب، باید احتمالات مختلفی را بدهید و دائما لیست تهیه شده را به روز رسانی کنید.
انواع ذینفعان پروژه
هر چند که در بخش‌های قبلی یک دسته‌بندی دوگانه را از این افراد حقیقی و حقوقی ارائه کردیم، اما دسته‌بندی‌های دیگری هم وجود دارند که در کار تشخیص آن‌ها و نیازها، علائق، خواسته‌ها و مسئولیت‌هایشان به شما کمک خواهند کرد.
در این شکل از دسته‌بندی‌ها، با استفاده از 4 ملاک به ارزیابی آن‌ها دست می‌زنیم.
گروه‌بندی براساس قدرت/علاقه: در این حالت، هر ذینفعی را در پروژه بر این اساس که چقدر اختیارات دارد و چقدر به نتایج و دستاوردهای پروژه علاقمند است. اختیارات آن‌ها در واقع همان قدرتی است که در اختیار دارند و میزان اثرگذاری‌شان بر نتایج می‌باشد.
گروه‌بندی براساس قدرت/تاثیر: در این حالت، ملاک اول که قدرت یا سطح اختیارات است شبیه دسته‌بندی قبلی می‌باشد اما ملاک تاثیر ابزار جدیدی است. در اصل، «تاثیر» به میزان درگیری فعال آن‌ها در نتایج گفته می‌شود.
گروه‌بندی براساس تاثیر/ ضربه: در حالت سوم، هم میزان درگیری فعال ذینفعان ملاک گروه‌بندی است و هم مقدار اثرگذاری که بر روی تغییرات پروژه دارند.
گروه‌بندی براساس مدل برجسته: حالت آخر را مدل برجسته می‌نامند. در این مدل سه ملاک مختلف وجود دارد که با توجه به این ملاک‌ها ذینفعان را رتبه‌بندی می‌نماییم:
• قدرت هر کدام (توانایی تحمیل خواسته‌ها)
• فوریت خواسته‌ها (ارجحیت توجه به آن‌ها)
• مشروعیت خواسته‌ها (در تضاد نبودن با دیگران و با منافع پروژه)
ماتریس ذینفعان پروژه
در بخش پایانی می‌خواهیم یک ابزار تحلیلی بسیار کارآمد و موثر را به شما معرفی کنیم. این ابزار، ماتریس ذینفعان نام دارد. در قالب ماتریسی که معرفی می‌کنیم، شما خواهید توانست تاثیرگذاری و منفعت هر ذینفعی را تشخیص دهید.
در نتیجه، تصویری واضح از مشارکت آن‌ها در اختیار شما قرار می‌گیرد و میزان تعهد و پاسخگویی شما را به آن‌ها نشان می‌دهد. با توجه به تمام این موارد، خواهید توانست منبع انگیزه هر کدام از آن‌ها را تشخیص دهید و براساس این تشخیص بتوانید در فرایند اقناع آن‌ها عملکرد بهتری داشته باشید.
ارتفاع این ماتریس نشان‌دهنده میزان مشارکت ذینفع است و عرض آن نیز مشخص‌کننده میزان تاثیرگذاری هر یک خواهد بود. اهمیت نسبی و نیازهای هر یک را بررسی کرده و وارد این ماتریس نمایید. اگر فردی مشتری پروژه شماست ولی نظراتش در فرایند پروژه شما بسیار تاثیرگذار می‌باشد، پس او فردی مطلع از همه چیز نامیده می‌شود. شما باید خواسته‌ها و نیازهای او را برطرف کنید چرا که در غیر اینصورت با اخلال در نظم یا زیان ده شدن پروژه مواجه خواهید شد.
یا برای مثال، ممکن است یکی از مشتریان شما در حالیکه نظراتش برای‌تان مهم است اما خیلی نظر مثبتی نسبت به پروژه شما نداشته باشد. در این صورت، فوریت او را بالاتر برده و تلاش کنید با فرستادن سیگنال‌ها و گزارش کارهای مختلفی رضایت او را جلب نمایید.
مپسا در این مقاله مساله ذینفعان پروژه را تعریف کرد و دلیل اهمیت تشخیص آن‌ها و لیست‌بندی‌شان را توضیح داد. همچنین، دسته‌بندی‌ها و گروه‌بندی‌های مختلفی را نیز ارائه کرد تا بتوانید در منشور پروژه خود ذینفعانی را که تشخیص داده‌اید براساس الگوهای ارائه شده دسته‌بندی نمایید.
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|