همانند تمامی پروژه‌ها، پروژه‌های ساختمانی نیز نیاز به کنترل پروژه و مدیریت دارند. در پست‌های قبلی به بررسی مدیریت پروژه‌های ساخت و روش‌های نوین مدیریت پرداختیم؛ در این پست به بررسی روش‌های کنترل پروژه‌های ساختمانی می‌پردازیم.
اولین قدم جهت شروع برنامه‌ریزی یک پروژه‌ی ساختمانی، شناخت کامل نسبت به محدودە پروژه می‌باشد. این شناخت شامل اطلاعات کلی پروژه مانند نام پروژه، نام کارفرما، نام مشاور، نام پیمانکار، تاریخ شروع پروژه، مدت زمان انجام پروژه، تاریخ پیش‌بینی شدە پایان پروژه، مبلغ قراردادی پروژه، موقعیت جغرافیایی، حجم کلی کار و غیره می‌باشد که باید به صورت یک مجموعه مدون تحت عنوان شناسنامه پروژه تهیه شود.
به طور کلی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در دو حوزه صورت می‌گیرد:
1. مدیریت زمان پروژه
2. مدیریت هزینه پروژه
در ادامه هر حوزه را به طور جداگانه بررسی می‌کنیم.
مدیریت زمان پروژه؛ یک حوزه کنترل پروژه ساختمانی
مدیریت زمان پروژه به دنبال حداقل رساندن زمان انجام بهینه فعالیت‌ها به منظور مناسب نمودن هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم و در نتیجه سودآوری بیشتر می‌باشد. مراحل مختلف مدیریت زمان پروژه ۵ مورد زیر هستند:
1. تعریف فعالیت‌ها
2. ارتباط فعالیت‌ها
3. برآورد زمان
4. تهیه زمان‌بندی
5. کنترل زمان‌بندی
بررسی هر مورد برای کنترل پروژه‌های ساختمانی بسیار ضروری است که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت.
1. تعریف فعالیت‌ها و ساختار تقسیم‌بندی آن‌ها
قدم بعدی پس از شناخت کلی نسبت به پروژه، تعریف فعالیت‌های اجرایی و تقسیم‌بندی آن‌ها است. برای تقسیم‌بندی فعالیت‌ها، لازم است اهداف جزئی و کلی پروژه را در نظر گرفت.
برای مثال، به منظور ساخت یک آپارتمان 10 طبقه باید انبوهی از مصالح و آهن‌آلات و غیره را با تعداد زیادی از نیروی انسانی مانند برق‌کار، جوشکار، لوله‌کش، بنا، شیشه‌بر و غیره و نیز سایر منابع را در نظر گرفت. علاوه بر این، تمامی این وظایف و نیروها سازماندهی شوند. برای این منظور باید ابتدا هدف کلی پروژه (ساخت آپارتمان) را به مجموعه‌ای از فعالیت‌های کوچک‌تر و قابل کنترل‌تر تقسیم نمود. سپس بودجه و زمان مورد نیاز را برای هر فعالیت برآورد کرد.
2. ارتباط فعالیت‌ها
اکثر فعالیت‌ها، یک رابطه پیش نیازی تقدم یا تاخر با یکدیگر دارند که این رابطه را باید به درستی شناسایی کرد. برای مثال، فعالیت مربوط به نصب تاسیسات برقی ساختمان، باید حتما بعد از دیوارچینی صورت گیرد. بنابراین پس از تعریف فعالیت‌های پروژه، باید ارتباط میان این فعالیت‌ها نیز مشخص شود. این کار بر اساس تجربه، مطالعه اسناد و شیوه اجرای پروژه، خلاقیت و دقت مدیر پروژه صورت می‌گیرد.
3. برآورد زمان:
منظور از برآورد زمان، تخمین زمان انجام فعالیت‌های پروژه می‌باشد. برآورد زمان فعالیت‌های شناخته‌شده و تکراری کار دشواری نخواهد بود، اما برآورد زمان فعالیت‌های کمتر شناخته‌شده نیاز به فکر، بحث و تبادل‌نظر دارد. برآورد صحیح مدت زمان فعالیت‌ها باید بر‌اساس تجربه صورت گیرد و میانگین زمان مورد انتظار ملاک قرار گیرد.
4. تهیه زمان بندی پروژه:
پس از تعریف فعالیت‌ها، ایجاد ارتباط میان فعالیت‌ها و برآورد زمان انجام آن‌ها، می‌توان یک برنامه زمان‌بندی برای اجرای پروژه تهیه کرد. مدیر پروژه و سایر مدیران اجرایی، از این زمان‌بندی به عنوان ابزاری برای کنترل پروژه استفاده می‌کنند. مراحل زمان‌بندی پروژه ۳ مورد زیر است:
- تعریف فعالیت‌ها
- ارتباط فعالیت‌ها
- برآورد زمان
5. توالی فعالیت‌ها:
در بررسی توالی فعالیت‌ها سوالات زیر مطرح می‌شود:
- کدام فعالیت پیش از فعالیت مورد نظر اجرا می‌شود؟ (predecessors)
- کدام فعالیت پس از فعالیت مورد نظر اجرا می‌شود؟ (successors)
- کدام فعالیت می‌تواند همزمان با فعالیت مورد نظر اجرا شود؟
با توجه به پاسخی که برای پرسش‌های فوق ارائه می‌شود، می‌توان یک شبکه برای ارتباط میان فعالیت‌های پروژه ترسیم کرد.
پس از تعیین فعالیت‌ها، بایستی به دسته‌بندی آن‌ها بر‌اساس نوع فعالیت، ناحیه جغرافیایی و گروه‌های انجام دهنده فعالیت‌ها پرداخت. بنابراین می‌توان نمودار درختی فعالیت‌ها را ترسیم کرد.
در مرحله بعدی با توجه به ساختار تقسیم‌بندی فعالیت‌ها (نمودار درختی) می‌توان برنامه زمان‌بندی پروژه را نوشت. معمولاً برای این نوع فعالیت‌ها از نرم‌افزارهایی مانند microsoft project یا primavera استفاده می‌شود.
مدیریت هزینه پروژه، حوزه‌ی دوم کنترل پروژه ساختمانی
مدیریت هزینه پروژه به دنبال بهینه ترین حالت برای هزینه‌های پروژه (نه الزاما کاهش هزینه) به منظور سودآوری بیشتر است. این فرایند نیز شامل مراحل زیر است:
- برنامه ریزی منابع کاری
- برآورد هزینه و برنامه ریزی بودجه
- کنترل هزینه
برنامه‌ریزی منابع کاری
در برنامه‌ریزی منابع کاری مشخص می‌شود که در طول انجام پروژه به چه منابعی اعم از نیروی انسانی، ماشین‌آلات، مصالح و مواد، تجهیزات و … نیاز است تا نسبت به تهیه و تدارک آن‌ها اقدام شود. این نیازها باید به صورت جداولی در دوره‌های زمانی 1 ماهه، 2 ماهه، 3 ماهه و … ارائه گردد تا از تاخیرات احتمالی پروژه، ناشی از کمبود منابع جلوگیری شود.
برآورد هزینه و برنامه ریزی بودجه
برآورد دقیق هزینه‌های پروژه معمولاً کار پیچیده و دشواری است. همانطور که در پست‌های قبلی گفته شد، برای محاسبه هزینه‌های پروژه لازم است هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم محاسبه شوند، بدین معنی که پس از تعیین مدت زمان فعالیت‌ها، باید مشخص شود که هر کدام از این فعالیت‌ها چه نوع منابعی و به چه میزان هزینه نیاز دارد تا آن فعالیت به نحو احسن انجام گیرد. در برنامه‌ریزی بودجه نیز پیش‌بینی می‌شود که بودجه مورد نیاز پروژه چگونه باید تامین شود.
معمولا دریافت بودجه از کارفرما به روش‌های زیر صورت می‌گیرد:
- ارائه گزارش درصد پیشرفت پروژه به بانک
- ارائه گزارش هزینه‌ها به کارفرما
- ارائه صورت وضعیت در پروژه‌های عمرانی
البته ممکن است در مجموعه‌های مختلف، بودجه‌های مورد نیاز به روش‌های مختلفی جذب شود که باید تمامی این موارد در برنامه‌ریزی بودجه لحاظ گردند.
کنترل هزینه
به منظور کنترل هزینه باید به سوالات زیر پاسخ داده شود:
- آیا هزینه‌ها مطابق برنامه‌ریزی صورت گرفته است؟
- میزان انحراف هزینه‌ها چقدر بوده است؟
- آیا پروژه تا به حال سودمند بوده است یا خیر؟
کنترل پروژه، یک بخش بسیار مهم از هر پروژه است. به عنوان یک مدیر حرفه‌ای باید بتوانید کنترل پروژه را به نحو احسن انجام دهید تا هر کجا که تفاوتی با برنامه‌ریزی اصلی دیده شد، اقدامات مناسب برای آن موقعیت را انجام دهید.
برنامه مدیریت هزینه‌های ساخت و حسابداری مپسا، در این راه به کمک شما خواهد آمد تا پروژه‌هایتان را بهتر مدیریت و کنترل کنید.
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|
