مدیریت پروژه
یکی از اصطلاحاتی که این روزها در علم مدیریت مطرح است، «مدیریت پروژه» میباشد. با متداول شدن اینترنت و گسترش یافتن کاربرد آن در تمام جنبه‌های شغلی و زندگی ما، مدیریت پروژه آنلاین هم اهمیت خاص خود را پیدا کرده است.
این اصطلاح به معنای این است که در قالب یک پروژه برای رسیدن به هدفی که تعریف کرده‌ایم، منابع مختلف را در آن راستا کنترل و مدیریت نماییم. منابع انواع مختلفی دارند که شامل: انسانی، مالی، تکنولوژیک و تجهیزات می‌شوند. هر کدام از آن‌ها، شیوه مدیریت خاص خود را دارند و به همین دلیل هم، تخصص‌هایی مانند مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی و … به وجود آمده‌اند.
اما چیزی که در این مطلب قرار است بررسی کنیم، شکل مدیریت کردن تمام آن‌ها در قالب یک پروژه است. برای آشنایی با این موضوع مهم و کاربردی، ادامه مطلب را مطالعه بفرمایید.
مدیریت پروژه آنلاین چیست؟
مدیریت پروژه به فرایندی گفته می‌شود که بر پیشرفت پروژه در مسیری که برایش تعیین شده، نظارت می‌کند.
پیش رفتن مجموعه عوامل پروژه به سمت اهداف از پیش مشخص شده، باید در حالی صورت گیرد که به تعادل مسائل حسابداری و اقتصادی هم توجه شود. در صورتی که به هدف برسیم اما تعادل حسابداری یا تعادل اقتصادی به هم بریزد، در واقع آن عملیات با شکست مواجه شده است.
تعادل حسابداری موقعی حفظ می‌شود که درآمدها بیشتر از هزینه‌ها باشند و سود مثبت شود. تعادل اقتصادی نیز، با رعایت مثبت بودن سود مالی به اضافه استفاده صحیح و اقتصادی از زمان، منابع انسانی و منابع تکنولوژیک بدست می‌آید. همچنین حفظ کیفیت بالا هم دیگر موضوعی است که در تعادل اقتصادی مورد توجه قرار می‌گیرد.
بنابراین در مدیریت پروژه سه عامل: منابع سه‌گانه (مالی، انسانی، تکنولوژیک)، زمان و کیفیت باید کنترل شوند. هرگاه طی انجام عملیات برای رسیدن به سود مشخص، این سه عامل هم کنترل شوند ما مدیریت پروژه موفقی داشته‌ایم.
برای انجام این فرایند، ابزار ویژه و مخصوصی وجود دارند که در ادامه، آن‌ها را شرح خواهیم داد. به کمک این ابزار، ما باید دائما تحلیل درست و جامعی از تمام عناصر موثر در عملیات داشته باشیم. این مساله کمک می‌کند تا هرگاه پروژه از مسیر اصلی خود خارج شد، بتوانیم تحلیل کنیم که چه مواردی باعث این اتفاق بوده‌اند و با کنترل و اصلاح آن‌ها مجددا پروژه را به مسیر اصلی خود برگردانیم.
با توجه به تعریف ارائه شده از این موضوع، شکل آنلاین آن را نیز می‌توانیم توضیح دهیم. اینترنت، یکی از مهم‌ترین ابزاری است که برای پیش بردن این فرایند در خدمت ما قرار دارد. هر عملیات، چندین جنبه دارد و بعضی از جنبه‌هایش طبیعتا در اطراف ما قرار ندارند و می‌توانیم توسط اینترنت آن‌ها را تحت کنترل داشته باشیم.
برای مثال، بعضی از پرسنل ممکن است به صورت دورکاری شغل خود را انجام دهند، یا مثال دیگر نحوه قیمت‌گذاری بعضی کالاها و خدمات است اینترنت انجام آن‌ها را برای ما حسابی راحت کرده است. نرم‌افزارهای تخصصی یکی از مهم‌ترین ابزار مدیران پروژه هستند و اتصال این نرم‌افزارها به شبکه جهانی وب، کارایی آن‌ها را به صورت چشم‌گیری افزایش می‌دهد.
مراحل مختلف مدیریت پروژه
مراحل این کار را به طور دقیق در ۵ مرحله دسته‌بندی می‌کنند اما قبل از آن ۵ مورد یک مساله دیگر را باید بررسی کنیم.
همانطور که از بخش قبلی متوجه شده‌اید فرایند مذکور به این صورت انجام می‌شود که ضمن کنترل کردن به دنبال آسیب شناسی و اقدام اصلاحی نیز میباشد. پروسه‌هایی مانند کنترل کیفیت پروژه، فقط به دنبال کنترل، تحلیل و بررسی روند کار می‌باشند، ولی در رشته مدیریت پروژه تحلیل و آنالیز بخشی از کار ما محسوب می‌شود و در ادامه برای اصلاح و بهبود شرایط باید اقدام کنیم.
ما در این رشته از طریق سه راه به اهداف‌مان می‌رسیم:
۱- تعیین وضعیت فعلی در پروژه
۲- مقایسه کردن وضعیت فعلی با وضعیتی که برای ما ایده‌آل محسوب می‌شود.
۳- رسیدن به راه‌حل‌هایی که ما را از وضعیت فعلی به وضعیت ایده‌آل می‌رسانند.
تاکنون با کلیت کار این رشته آشنا شده‌ایم. حالا باید برویم سراغ مرحله‌بندی کردن این کار و ببینیم برای مدیریت کردن بهینه عملیات باید به چه ترتیبی کار کنیم.
۵ مرحله برای مدیریت پروژه
۱- شروع
۲- طراحی برنامه
۳- اجرا و اقدام
۴- نظارت و کنترل کردن
۵- به پایان رساندن
این پنج مرحله در هر شرایطی با همین ترتیب اتفاق می‌افتند. بدین معنی که زمان شروع یک پروژه، یک برنامه طراحی می‌شود، برای اجرا کردن برنامه اقدام می‌شود و سپس با کنترل عملکرد و نظارت بر منابع، تلاش می‌شود که پروژه موفقیت‌آمیز به پایان برسد.
حالا ممکن است در هر نقطه‌ای از برنامه، عملیات با مشکل مواجه گردد که در این صورت باز هم مراحل پنج‌گانه برای رفع نواقص انجام خواهد شد. برای رفع آن برنامه‌ای طراحی می‌شود، برنامه اجرا می‌گردد و باز هم اجرای آن تحت نظارت و کنترل خواهد بود تا اصلاحات به درستی به پایان برسد.
ابزار کار برای مدیریت پروژه چه چیزهایی هستند؟
ابزارهایی که در این شغل استفاده می‌شوند، نظارت دائمی بر پیشرفت عملیات را امکان‌پذیر می‌سازند. از جمله آن‌ها، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- روش مسیر بحرانی: این مورد یکی از اصلی‌ترین ابزار به شمار می‌رود. روش مسیر بحرانی یا به انگلیسی CPM شامل الگوریتم‌هایی است که کمک می‌کنند ما برای فعالیت‌های مختلف یک پروژه زمان‌بندی درستی بکنیم.
برای استفاده از سی پی ام، باید این سه مورد را رعایت کنیم:
الف. تهیه کردن یک لیست که شامل تمام کارهایی می‌شود که باید در قالب پروژه انجام شوند.
ب. تخمین زدن زمانی که برای انجام هر کار نیاز است.
پ. ارتباط متقابل و همبستگی میان کارها.
ما به کمک این روش، به موثرترین و کارآمدترین زمان‌بندی برای انجام فعالیت‌هایمان می‌رسیم.
۲- نرم افزار پریماورا: این نرم‌افزار یکی از نرم‌افزارهایی است که برای مدیریت کردن پورتفولیوی پروژه در دسترس هستند. پورتفولیو در واقع مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، طرح‌ها و عملیات‌هایی است که باید به جهت رسیدن به اهداف استراتژیک پروژه به صورت همزمان مدیریت شوند.
هر پورتفولیو یا همان سبد پروژه، از اجزای متعددی تشکیل می‌شود که باید بتوان آن‌ها را به صورت مقداری و عددی بررسی کرد. ابزار آمار و ریاضی در این زمینه، کاربرد زیادی دارند. بدین ترتیب، نرم‌افزار پریماورا تمام محاسبات لازم را انجام می‌دهد و به خوبی پورتفولیوی ما را مدیریت می‌نماید.
۳- نرم افزار ام اس پروجکت (MSP): این نرم‌افزار که یکی از نرم‌افزارهای مجموعه آفیس (Office) میباشد برای مدیریت کردن پروژه‌ها بر اساس علم مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
این نرم افزار، یک تصویر کلی از تمام اجزای عملیات به ما می‌دهد. با داشتن این تصویر کلی و بزرگ، بر روی تک تک عناصر و اجزا تسلط خواهیم داشت تا بتوانیم نواقص و موارد مورد نیاز را کنترل کنیم.
یکی از مهم‌ترین کارایی‌های نرم‌افزار ام اس پروجکت، تبدیل کردن ایده‌های خام شما به مجموعه کارهایی برای اجرا کردن است. در واقع خروجی این نرم افزار، طرح‌هایی قابل اجرا است که زمان‌بندی تک تک مراحل آن مشخص گشته است.
همانند نرم افزار پریماورا، زمان مورد نیاز برای هر مرحله از برنامه را تخمین می‌زنیم و موعد مقرر (Dead Line) هر کاری را در آن ثبت می‌کنیم. وقتی عملیات آغاز شد، ضمن اینکه زمان‌بندی دقیقی از اجرای هر مرحله را به شما اعلام می‌کند و مشخص می‌نماید که هر کاری، چقدر زودتر و چقدر دیرتر انجام شده، گزارش‌های کاملی هم از هر مرحله به شما ارائه خواهد داد.
داشتن این گزارش‌ها موجب می‌شود تا همه افرادی که در پیش بردن یک پروژه همکاری می‌کنند، به خوبی در جریان چند و چون پیشرفت کارها قرار بگیرند.
۴- پیکره دانش مدیریت پروژه: چهارمین ابزاری که می‌خواهیم معرفی کنیم، با سه مورد قبلی اندکی متفاوت است. پیکره دانش مدیریت پروژه، یک دایره‌المعارف است که شامل مجموعه‌ای از واژگان، راهنمایی‌ها و دستورالعمل‌ها برای مدیریت پروژه میباشد.
این کتاب که از سال ۱۹۸۳ تاکنون بارها ویرایش شده و تغییر یافته، با عنوان «پم بوک» نیز شناخته می‌شود. با داشتن این کتاب، بر حوزه‌های مختلف مدیریت پروژه مسلط خواهید بود، از جمله آن‌ها، می‌توان به این موارد اشاره کرد:
مدیریت محدوده، مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک، مدیریت تدارکات، مدیریت ذی‌نفعان و … در یک پروژه را از طریق این کتاب خواهید شناخت. با توجه به این مسائل که در پم بوک به تفصیل شرح داده شده‌اند، همه اطلاعات و دانش‌هایی را که برای مدیریت صحیح نیاز دارید، در اختیارتان قرار خواهند گرفت.
مدارک و گواهینامه‌هایی که در این رشته نیاز است
افرادی که مایل هستند در این کار تخصص پیدا کنند و مهارت‌های خود را توسعه دهند، می‌توانند در دوره‌های آموزشی مختلفی شرکت کنند و مدارکی از آن دوره‌ها اخذ نمایند.
اولین دسته، مدارک حوزه‌های مهندسی است. نظارت و بررسی پروژه‌های ساختمانی یا مهارت‌های مختلف در حوزه کامپیوتر و IT از جمله آن‌ها هستند.
دومین مدرکی که هر مدیر پروژه با داشتن آن در کارش موفق‌تر خواهد بود، مدرک MBA است.
اما سومین و به نوعی مهم‌ترین مدرک در این حوزه، گواهینامه متخصص مدیریت پروژه است که به انگلیسی PMP نامیده می‌شود. این مدرک از طرف موسسه مدیریت پروژه (PMI) صادر می‌شود و بسیاری از کمپانی‌ها برای استخدام متخصص این شغل، داشتن این مدرک را از طرف سازمان PMI ضروری می‌دانند.
علاوه بر این، مدرک دیگری هم وجود دارد که دارنده‌ی آن به عنوان «دستیار تاییدشده‌ی مدیر پروژه» شناخته می‌شود. مدرک مذکور را با عنوان CAPM می‌شناسند و بسیاری از کسانی که به دنبال اخذ گواهینامه PMP هستند، ابتدا CAPM را دریافت می‌کنند.
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|