در دنیای پرچالش ساختوساز، تفاوت میان یک پروژه سودآور و پروژهای که در باتلاق ضرر و تأخیر فرو میرود، اغلب در یک چیز نهفته است؛ نحوه مدیریت جزئیات اجرایی.
بسیاری از مدیران پروژه تصور میکنند که داشتن یک برنامه زمانبندی روی دیوار دفتر فنی کافیست؛ اما واقعیت در کف کارگاه چیز دیگری است. مدیریت تسک در صنعت ساختمان، هنر تبدیل آن برنامههای کلان به دستورکارهای اجرایی، قابل فهم و قابل ردیابی برای بخشهای اجرایی است.
اگر با چالشهایی مثل گم شدن فاکتورها، دعوای پیمانکاران بر سر حیطهی کاری، بیخبری از آمار دقیق مصالح یا هدررفت بودجه در خریدهای خرد روبرو هستید، مشکل شما دقیقاً در نبود سیستم مدیریت تسک ساختمانی است.
پیشنهاد میکنیم اول مقاله «برنامهریزی و اجرای آن در پروژههای پیمانکاری» را بخوانید بعد این مقاله را مطالعه کنید.
مدیریت تسک در ادبیات ساختوساز چیست؟
برخلاف پروژههای نرمافزاری یا اداری، در یک پروژه عمرانی «تسک» صرفا یک جمله روی کاغذ نیست که با انجام شدنش تمام شود. در ادبیات مدیریت ساخت، مدیریت تسک یعنی مدیریت جریان منابع برای تکمیل یک فعالیت اجرایی.
وقتی میگوییم «مدیریت تسک دیوارچینی»، منظورمان فقط چیدن آجر نیست؛ بلکه شامل زنجیرهای از وظایف است:
- برآورد و خرید مصالح (آجر، ماسه، سیمان)
- هماهنگی بخش اجرایی و استادکار
- نظارت بر اجرا و کیفیت
- ثبت هزینهها و پرداخت دستمزدها
بنابراین، مدیریت تسک در ساختمان یعنی کنترل دقیق هزینه، زمان و کیفیت در کوچکترین اجزای اجرایی پروژه.
چرا مدیریت پروژه سنتی در کارگاه شکست میخورد؟
شاید فکر کنید که مدیریت پروژههای ساختمانی با مدیریت تسک یک معنا را دارد اما این چنین نیست.
- مدیریت پروژه: نگاه کلان دارد. (مثلاً: اسکلت بتنی باید تا پایان ماه تمام شود و بودجه آن ۱ میلیارد تومان است)
- مدیریت تسک: نگاه خرد و اجرایی دارد. (مثلاً: امروز باید ۵ تن میلگرد تخلیه شود، بخش آرماتوربند ۳ نفر نیرو کم دارد و تنخواهدار باید پول جرثقیل را بدهد)
شکست زمانی رخ میدهد که مدیر پروژه در دفتر نشسته و به نمودار گانت نگاه میکند، در حالی که در کارگاه، سرپرست کارگاه درگیر هزاران تسک ریز و درشت مالی و اجرایی است که جایی ثبت نمیشوند.
روشهای اصولی مدیریت تسک در کارگاههای ساختمانی
استفاده از لیست وظایف کاغذی، در گرد و خاک کارگاه جواب نمیدهد. برای مدیریت وظایف در یک پروژه ساختمانی باید از متدهای زیر استفاده کنید:
مرحله اول: ساختار شکست کار (WBS) اجرایی
به جای اینکه به پیمانکار بگویید «تاسیسات را شروع کن»، باید پروژه را به تسکهای عملیاتی خرد کنید:
- لوله کشی فاضلاب طبقه اول
- تست فشار لولهها
- عایقکاری اتصالات
هر کدام از اینها یک تسک است که باید منابع و هزینه مشخصی به آن تخصیص یابد.
مرحله دوم: مدیریت بر ممبنای گزارش روزانه
در پروژههای عمرانی، وضعیت تسکها در پایان روز مشخص میشود. سیستم مدیریت شما باید بتواند پاسخ دهد:
- امروز چه کارهایی انجام شد؟
- چه مصالحی وارد کارگاه شد؟
- چه کسانی در کارگاه حضور نداشتند؟
نکته: مدیریت تسک واقعی در ساختمان، یعنی تبدیل این گزارشهای روزانه به دادههای قابل تحلیل.
مرحله سوم: مدیریت مبتنی بر مرکز هزینه
مهمترین بخش مدیریت تسک در ساختمان، پول است! هر تسک باید به یک سرفصل هزینه متصل باشد. شما باید بدانید که تسک «گچکاری واحد ۲» دقیقاً چقدر هزینه دستمزد و چقدر هزینه مصالح برده است. روشهای سنتی که هزینهها را کلی ثبت میکنند، قاتل بودجه شما هستند.
نیاز است زمانی که گزارش روزانهی خود از وظایف و کارهایی که آن روز انجام شده تهیه میکنید، همان روز مقدر هزینههایی که خرج کردید را نیز ثبت کنید تا گزارش لحظهای از روند پروژه خود داشته باشید. اما همانطور که اشاره کردیم، ثبت کاغذی این موارد ریسک بالایی دارد و بهتر است بر روی موبایل خود به صورت دیجیتالی آن را ثبت کنید.
مپسا چگونه مدیریت تسکهای ساختمانی را متحول میکند؟
یک مشکل دیگر، نحوه ثبت کردن تسکها و هزینههای پروژه ساختمانی بر روی موبایل است. زمانی که اطلاعات ثبت شده افزایش مییابد پیدا کردن آنها دشوار میشود. نرمافزار مپسا، دقیقاً برای حل مشکلات کف کارگاه طراحی شده است. مپسا یک ابزار قدرتمند برای مدیریت عملیات و هزینه است.
در ادامه با قابلیتهای کلیدی مپسا که میتواند به شما در مدیریت تسکهای پروژههای ساختمانی کمک کند آشنا میشوید:
اتصال فعالیتهای اجرایی به جریان مالی
در مپسا، انجام هر کاری با هزینه آن گره خورده است. شما نمیتوانید یک تسک را مدیریت کنید بدون اینکه بدانید هزینهاش از کجا میآید.
- قابلیت :شما میتوانید هر هزینه (خرید مصالح، اجاره ابزار و…) را دقیقاً به یک پروژه و سرفصل کاری اختصاص دهید.
- نتیجه :در هر لحظه میدانید که برای «سفتکاری» چقدر هزینه کردهاید و آیا از بودجه پیشبینی شده فراتر رفتهاید یا خیر.
مدیریت تنخواهگردان و خریدهای کارگاهی
یکی از بزرگترین تسکهای روزانه، مدیریت خریدهای ریز و درشت است.
- قابلیت: تنخواهدار میتواند در لحظه خرید، عکس فاکتور را در اپلیکیشن مپسا ثبت کند. مدیر پروژه بلافاصله آن را میبیند و تایید میکند.
- نتیجه: حذف کاغذبازیهای بیپایان و گم شدن فاکتورها. تمام هزینههای خرد پروژه شفاف و دستهبندی شده هستند.
سیستم هوشمند حقوق و دستمزد
مدیریت نیروی انسانی، بخش بزرگی از تسکهای سرپرست کارگاه است.
- قابلیت: ثبت کارکرد ساعتی، روزمزد یا کنتراتی کارگران و پیمانکاران جزء. مپسا به صورت خودکار حقوق، مساعده و تسویه حساب را محاسبه میکند.
- نتیجه: شما دقیقاً میدانید کدام نیرو روی کدام بخش کار کرده و اختلاف حساب با پیمانکاران به صفر میرسد.
گزارشدهی لحظهای و ابری
پروژههای ساختمانی نیاز به تصمیمگیری سریع دارند.
- قابلیت: دسترسی به پروژه روی موبایل و وب، بدون محدودیت مکان. کارفرما، مدیر پروژه و سرپرست کارگاه همگی روی یک اطلاعات واحد کار میکنند.
- نتیجه: شفافیت کامل. دیگر نیازی نیست منتظر گزارشهای کاغذی آخر هفته بمانید تا بفهمید پروژه در چه وضعیتی است.
جمعبندی
مدیریت تسک در پروژه ساختمانی به معنی داشتن لیست کارهای صرفا مرتب نیست؛ به معنی کنترل جریان پول، مصالح و نیروی انسانی است.
روشهای سنتی و دفتری دیگر پاسخگوی پیچیدگی پروژههای امروز نیستند. ابزارهایی مانند مپسا با درک زبان مشترک مهندسین عمران و حسابداران، به شما کمک میکنند تا نبض پروژه را در دست بگیرید و به جای درگیری با کاغذبازی، روی ساختوساز تمرکز کنید.
منابع:
- Construction Task Management
- Construction Project Management
- PMI (Project Management Institute)
- Task Management Guide
سوالات متداول
تفاوت نرمافزار مدیریت ساخت با اکسل چیست؟
اکسل برای ثبت دادهها عالی است اما قابلیت همکاری تیمی و گزارشگیری لحظهای ندارد. در نرمافزاری مثل مپسا، وقتی تنخواهدار خریدی را ثبت میکند، مدیر پروژه بلافاصله آن را میبیند و هزینه به طور خودکار از بودجه تسک مربوطه کسر میشود؛ فرآیندی که در اکسل نیازمند ساعتها ورود دستی اطلاعات است.
آیا مدیریت تسک میتواند جلوی سرقت یا هدررفت مصالح را بگیرد؟
بله. با تعریف تسکهای دقیق برای هر مرحله (مثلاً: دیوارچینی طبقه اول)، شما مقدار استاندارد مصالح مورد نیاز را میدانید. اگر در پایان تسک، مصرف واقعی مصالح با برآورد اولیه اختلاف فاحش داشته باشد، سیستم به شما هشدار میدهد که احتمالاً هدررفت یا سرقتی رخ داده است.
آیا برای پروژههای کوچک بازسازی هم نیاز به سیستم مدیریت تسک داریم؟
اتفاقاً در پروژههای کوچک و بازسازی، چون بودجه محدود است و سرعت کار بالاست، مدیریت تسک اهمیت بیشتری دارد. فراموش کردن یک تسک ساده (مثل خرید چسب کاشی) میتواند کل اکیپ را یک روز معطل کند و سود پروژه را از بین ببرد.
نقش گزارشهای روزانه در مدیریت تسک چیست؟
گزارشهای روزانه خوراک اصلی سیستم مدیریت تسک هستند. بدون ثبت وقایع روزانه (تعداد کارگران، مصالح وارد شده، کارهای انجام شده)، شما نمیتوانید بفهمید که آیا تسکها طبق برنامه پیش میروند یا خیر. مپسا این گزارشها را دیجیتالی و قابل جستجو میکند.
چگونه هزینههای پنهان پروژه را با مدیریت تسک شناسایی کنیم؟
هزینههای پنهان اغلب در دل تسکهای فرعی مثل حمل نخاله، انعامها یا خرید ابزار مصرفی پنهان میشوند. با خرد کردن پروژه به تسکهای کوچک و ثبت هر هزینه در جای خود، تمام این موارد شفاف شده و دیگر هیچ هزینهای گم نمیشود.
آیا کار با مپسا نیاز به دانش تخصصی کامپیوتر دارد؟
خیر. رابط کاربری مپسا برای استفاده در محیط کارگاه و با موبایل طراحی شده است. هر کسی که بتواند با پیامرسانها کار کند، میتواند گزارشهای روزانه و هزینهها را در مپسا ثبت نماید.