در هر پروژه مدیریت ریسک بخشی از برنامه‌ریزی پروژه است که به کمک آن خطرات مهم و عمده که ممکن است خسارات بیشتری را به پروژه تحمیل کند، شناسایی می‌شوند و سپس طرح‌‌‌هایی برای جلوگیری و یا رفع آن‌ها مهیا می‌گردد. این خطرات می‌تواند بیشتر در زمینه‌‌های مالی، نیروی انسانی، تدارکات، کیفیت کاری و یا هر گونه رویداد ناخوشایندی در پروژه باشد. همچنین ممکن است موقعیت‌ها و شانس‌های مثبتی برای یک پروژه وجود داشته باشند که شناسایی و استفاده از آن‌ها نیازمند برنامه‌ریزی باشد.
علل شکست یک پروژه
همواره احتمال شکست پروژه وجود دارد. این دلایل عبارتند از:
- تعریف اهداف غیرممکن و خارج از توان فنی موجود
- وجود اهداف غیرواقع بینانه
- بی‌توجهی به کار و عواقب آن
- مشکلات فنی پیش‌بینی نشده
- برآورد ضعیف زمان‌بندی
- طراحی ضعیف محصول
- پیش‌بینی نکردن برخی فعالیت‌ها
- کمبود نیروی انسانی
- فقدان منابع در موقع ضرورت
فواید مدیریت ریسک در پروژه
- توجیه پروژه
- کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از آشفتگی در پروژه
- جلب حمایت مدیریت و کاهش موانع اجرایی
- آشکارسازی ضعف‌ها
- بهبود بخشی به وضعیت پروژه
اقدام برای جلوگیری از ریسک‌های منفی
پس از اینکه خطر‌‌های کلیدی شناسایی شد، باید به فکر راهکار‌‌های مقابله با آن‌ها بود. برای مثال اگر این احتمال وجود داشته باشد که یک عنصر کلیدی از اعضای گروه پروژه را ترک کند به منظور مقابله با این خطر می‌توان اقدامات زیر را انجام داد:
- تعریف روند کاری منظم و جذاب در سازمان برای این عنصر کلیدی
- آماده‌سازی یک نیروی دیگر برای جایگزینی عنصر کلیدی
- واگذاری نکردن بیش از حد وظایف به این عنصر کلیدی
مراحل بازبینی خطرپذیری پروژه
- برآورد میزان تأثیر منفی هر ریسک برای مثال هزینۀ یک ماه تأخیر معادل ۵۰ میلیون تومان خواهد بود.
- تعیین احتمال رویداد هر ریسک از ۰ تا ۱۰۰ برای مثال، احتمال وقوع تاخیر یک ماهه در پروژه ۲۰ درصد می‌باشد.
- محاسبۀ ارزش احتمالی ریسک با ضرب نمودن مقادیر حاصل از مراحل ۱ و ۲ برای مثال ارزش احتمالی تاخیر یک ماهۀ پروژه ۰.۲x ۵۰=۱۰ میلیون تومان است.
- مرتب‌سازی ریسک‌ها براساس مقدار ارزش احتمالی خطر.
فرآیند مدیریت ریسک در پروژه‌های ساخت و ساز
هنگامی که ریسک‌های احتمالی پروژه خود را شناسایی کردید، باید براساس احتمال اتفاق افتادن و اثر آن‌ها در صورت وقوع، هر یک از ریسک‌ها را با مقدار زیاد، متوسط یا کم رتبه‌بندی کنید.
ریسک‌های با اثر زیاد و یا با احتمال بالا باید ابتدا مورد رسیدگی قرار گیرد در حالی که ریسک با احتمال کم و یا تأثیر کم می‌توانند در آخر بررسی شوند. اهمیت هر ریسک در زمان پول یا کاری است که آن ریسک نیاز دارد تا مدیریت شود.
فرایند مدیریت ریسک چیزی نیست جز یک سری مراحل که به شناسایی و پاسخ‌دهی به خطرات برای اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه کمک می‌کند. در صورت انجام صحیح و درست مدیریت ریسک ساخت و ساز نه تنها احتمال وقوع یک خطر را کاهش می‌دهد بلکه میزان تأثیر آن را نیز کم می‌کند.
به عبارت ساده‌تر فرایند مدیریت ریسک اقدامات پیشگیرانه‌ای را برای جلوگیری و به حداقل رساندن هر نوع خطری برای یک پروژه در آینده انجام می‌دهد.
مدیریت ریسک به طور کلی از چهار فرآیند تشکیل شده است:
- شناسایی ریسک
- ارزیابی و تحلیل ریسک
- پاسخ‌دهی به ریسک
- ارزیابی و کنترل ریسک
در ادامه به توضیح هر یک از این فرآیندها می‌پردازیم.
-
شناسایی ریسک در پروژه‌های ساخت و ساز
پنج روش اساسی که از طریق آن‌ها شناسایی ریسک انجام می‌شود موارد زیر هستند:
-
طوفان مغزی (Brainstorming)
کلیه افراد ذیربط مرتبط با پروژه، همه جوانب پروژه را به طور جامع جمع می‌کنند و ایده‌ها، افکار و برداشت‌های خود را برای پیش‌بینی خطرات مطرح می‌کنند. یک تسهیلگر وجود دارد که همه آن را یادداشت می‌کند و موارد ضروری و غیرضروری را از یکدیگر مجزا می‌کند.
-
تکنیک دلفی (Delphi technique)
توسط گروهی از کارشناسان خبره به صورت ناشناس در چند مرحله انجام می‌شود و هدف آن داوری و رفتن به سمت یک جواب مناسب با بهبود قضاوت است، به این صورت که پس از چند دور متوالی، کارشناسان به پرسشنامه‌ها پاسخ می‌دهند و پاسخ‌ها جمع‌آوری و خوانده می‌شوند. این روند پس از یک معیار توقف از پیش تعریف شده متوقف می‌شود برای مثال تعداد مراحل انجام شده یا ثبات نظر متخصصان.
-
مصاحبه یا استفاده از نظر متخصصان (Interview/Expert Opinion)
برای اجتناب از عوامل موثر در ریسک، با افراد با تجربه و مرتبط با پروژه مشاوره می‌شود و از نظرات آن‌ها استفاده می‌شود. این کار می‌تواند به صورت پرسشنامه و یا مصاحبه فردی با این اشخاص باشد.
-
تجربه گذشته (Past Experience)
پروژه‌های مشابه گذشته برای شناسایی عواملی که می‌توانند بر پروژه تأثیر بگذارد، به دقت مورد بررسی قرار می‌گیرند. بنابراین بهتر است شرکت‌ها تمامی ریسک‌های اتفاق افتاده در پروژه‌ها را ثبت کنند تا اگر اکیپ اجرایی جدید با اکیپ پروژه قبلی متفاوت باشد، پایگاه دانشی برای مراجعه در آینده داشته باشند.
-
چک لیست‌ها (Checklists)
لیستی از پیش تعیین شده از تمام خطراتی که می‌تواند تهدیدی برای پروژه ایجاد کند، با استفاده از پروژه‌های مشابهی که قبلا تکمیل شده‌اند تهیه می‌شود و در پروژه‌های بعدی مورد استفاده قرار می‌گیرد و تکمیل می‌شود.
-
ارزیابی و تحلیل ریسک
پس از شناسایی همه خطرات احتمالی، ارزیابی آن‌ها براساس روش‌های کیفی و کمی انجام می‌شود. با ارزیابی ریسک از اطلاعات موجود برای محاسبه احتمال وقوع و میزان پیامدهای هر خطر در مدیریت ریسک استفاده می‌شود.
-
روش کیفی (Qualitative method)
معمولا برای پروژه‌های کوچک و متوسط استفاده می‌شود و شامل جمع‌آوری خطرات و تهیه لیست و اولویت‌بندی و تقسیم آن‌ها طبق نظرات افراد ذیربط است. ریسک‌ها نیز بسته به نظرات جمع‌آوری شده و ریسک‌پذیری در سازمان به سه دسته بالا متوسط یا پایین رتبه‌بندی می‌شوند. از روش کیفیت نیز در مواردی که اطلاعات کافی در دسترس نباشد یا محدودیت زمانی در پروژه وجود دارد استفاده می‌شود.
-
روش کمی (Quantitative method)
روش‌های کمی، به تجزیه و تحلیل اثر خطرات با استفاده از داده‌ها و اعداد ارتباط دارد و برای پروژه‌های بزرگ استفاده می‌شود. برخی از روش‌های مهم ارزیابی کمی عبارتند از:
- تجزیه و تحلیل درخت تصمیم‌‌گیری (Decision tree analysis)
- ارزش پولی مورد انتظار (expected monetary value)
- قضاوت متخصص (expert judgment)
- تجزیه و تحلیل درخت خطا (fault tree analysis)
- منطق فازی (fuzzy logic)
- توزیع احتمال (probability distribution)
- تجزیه و تحلیل حساسیت (sensitivity analysis)
- برآورد مونت کارلو (Monte Carlo estimations) و غیره.
تجزیه و تحلیل کمی به تلاش بیشتری نیاز دارد، زیرا برای دستیابی به یک تجزیه و تحلیل دقیق و قابل اعتماد، به مجموعه‌ای از داده در مورد پروژه نیاز است.
-
روش‌های مقابله با ریسک‌ها یا پاسخ به ریسک
پس از شناسایی و ارزیابی ریسک‌ها، گزینه‌های موجود برای مقابله با آن‌ها در صورت اتفاق افتادن مشخص می‌شوند و مورد بحث قرار می‌گیرند. علاوه بر انتخاب اقدامات مناسب برای خطرات پروژه فرصت‌های مثبت نیز شناسایی می‌شوند و مورد بررسی قرار می‌گیرد.
پاسخ ریسک بسته به ماهیت ریسک‌ها به اجتناب از آن، انتقال ریسک، کاهش ریسک و پذیرش ریسک تقسیم می‌شود.
-
اجتناب از خطر (Risk avoidance)
این روش ممکن است به معنای لغو کردن یک پروژه یا مذاکره در مورد قرارداد برای رفع خطرات باشد. اگر خطرات از پاداش‌های احتمالی بالاتر باشند، شاید بهتر باشد که از آن پروژه دور شوید.
اجتناب از فعالیت‌هایی که موجب ایجاد خطرات می‌شود، یک راه جلوگیری از ریسک است. گرچه همیشه اجتناب از خطرات از این طریق ممکن نیست، اما این ساده‌ترین راه برای مقابله با خطرات است.
به عبارت ساده‌تر، دستور حذف قسمت هایی از پروژه که ممکن است خطرات جدیدی را ایجاد کند که ممکن است کل پروژه را به خطر بیندازد، در واقع یک راه جلوگیری از ریسک است.
اجتناب از خطر به احتمال زیاد در جایی صورت می‌گیرد که ریسک در سطحی باشد که پروژه به طور بالقوه امکان‌پذیر باشد.
-
انتقال ریسک (Risk transfer)
روش‌های مختلفی وجود دارد که از طریق آن‌ها می‌توانید خطرات پروژه‌های خود را به اشخاص ثالث انتقال دهید.
خرید بیمه، برون‌سپاری کارهای پیچیده و پیشرفته به یک سازمان با تجربه، استفاده از قرارداد قیمت ثابت به جای قرارداد قیمت واحد و حذف کامل ضمانت نامه.
-
کاهش خطرات ریسک (Risk mitigation)
کاهش تاثیر خطرات غیرقابل اجتناب و غیرقابل انتقال در یک پروژه، به عنوان کاهش خطرات ریسک نامیده می‌شود.
با بررسی مجدد پروژه خود، از بین بردن پیچیدگی‌های روند انجام کار، انجام آزمایشات اضافی و مواردی از این دست راه‌هایی هستند که می‌توان خطرات را کاهش داد.
-
پذیرش ریسک (Risk acceptance)
با شروع هر پروژه به نوعی ریسک می‌کنید. برخی از خطرات باید با اجماع تمام طرف‌های ذیربط مرتبط با آن پروژه قبول شود و در صورت اتفاق افتادن اثرات آن پذیرفته شود.
با در نظر گرفتن عامل هزینه و زمان، مسئولان مدیریت باید در مورد نتیجه در صورت بروز خطر مطلع شوند.
-
ارزیابی و کنترل ریسک
برای انجام یک بررسی دقیق در مورد اینکه آیا شناسایی خطر به درستی صورت گرفته است، ارزیابی و کنترل ریسک و خطر ضروری است. باید اطمینان حاصل شود که در صورت اتفاق افتادن ریسک، برنامه‌های معامله با آن به درستی صورت بگیرد.
در ارزیابی و کنترل ریسک، همواره باید شرایط حساس و احتمال بروز خطرات جدید در حین اجرای پروژه نظارت شود.
جلسات تیم پروژه و هر چک لیستی که در مرحله اولیه ایجاد می‌شود توسط مرجع نظارت مورد ارزیابی و بررسی مجدد قرار می‌گیرند و اقدامات اصلاحی براساس شرایط موجود، انجام می‌شود. نظارت و کنترل ریسک در کل مدت پروژه باید انجام شود.
منبع
https://www.theconstructor.org/
 |
مپسا | نرم‌افزار آنلاین حسابداری پروژه ساخت و ساز |
|---|
